Les clés d'un contract management efficace

"Il y a 10 ans encore, le contract management était l'apanage des services juridiques" Grégoire Miot, Head of New Markets de Legisway

Dans son ouvrage intitulé Pratique du Contract management, Grégory Leveau, président fondateur de l'École européenne de contract management, définit cette notion ainsi : "Activité qui consiste à développer et contrôler le cycle de vie d'un contrat complexe, de la phase d'initialisation jusqu'à son terme, par la coordination systématique et méthodique des ressources et des processus utiles à la maîtrise des risques et à l'optimisation financière." L'exercice touche à de multiples facettes des achats et de la relation fournisseurs. De plus en plus, les organisations évoluent dans des écosystèmes où sont stockées des informations dans des quantités colossales. "Or, elles ont besoin d'accéder aux métadonnées juridiques, de les exploiter, afin de disposer d'indicateurs de suivi pour ne pas oublier une date de renouvellement de contrat par exemple. Jusqu'ici, ces données étaient classées dans des fichiers Excel au fil du temps, ce qui ne permet pas de disposer d'alertes quant aux échéances à prendre en compte. Il y a 10 ans encore, le contract management était l'apanage des services juridiques", souligne Grégoire Miot, Head of New Markets au sein du spécialiste des solutions juridiques Legisway.

Aujourd'hui, des directions entières sont parfois dédiées à ce volet. La notion regroupe désormais différents aspects. On trouve de nombreux professionnels de l'exécution des contrats. Le pilotage de contentieux, la gestion de la propriété intellectuelle sont des facettes du contract management que l'on souhaite mieux optimiser. À l'heure actuelle, en plus de la volumétrie, la complexité contractuelle est telle que la nécessité de disposer d'une solution de suivi de l'exécution des contrats s'impose. Olivier Wajnsztok, directeur associé du cabinet de conseil AgileBuyer, note que "la vie des contrats est beaucoup plus subie que maîtrisée par les entreprises. Elles confrontent ces dernières à de nombreuses difficultés, mettant souvent les acheteurs en position de faiblesse. C'est particulièrement vrai dans le domaine des logiciels et des travaux. L'envoi de lettres recommandées par les fournisseurs, indiquant un non-respect du contrat signé et demandant en conséquence des paiements, est très fréquent. La gestion à proprement parler de la relation et des contrats est une démarche récente."

Un contexte en forte mutation

"La reprise de l'historique est un point important pour l'édition de reportings en ligne" Charlotte Morange, solution manager chez Synertrade

Les contract managers constituent encore des profils assez récents, même si dans certaines entreprises leur présence est une réalité depuis de nombreuses années. Dans le secteur de l'énergie, du BTP, les industriels ont été les premiers à manifester des besoins d'optimisation dans ce domaine. Par la nature complexe des contrats que pilotent ces acteurs et par les enjeux financiers très lourds qui y sont associés, ils nécessitent une grande maîtrise des processus. "Ces domaines se caractérisent aussi par une durée importante des contrats et une connectivité entre plusieurs environnements contractuels difficiles à gérer. On comprend dès lors pourquoi dans ces organisations, la coordination de contrats déjà signés devient un travail à temps plein. Nous, par exemple, avons travaillé avecEDF sur ce volet", indique Grégoire Miot.

Par ailleurs, le contrat s'inscrit au coeur de la relation fournisseur et fait donc partie intégrante de la digitalisation de cette relation pour assurer sa performance opérationnelle, organisationnelle et financière. "Si le contrat est l'apanage des directions achats, la tendance qui émerge consiste à fédérer autour d'elles sur un mode collaboratif bien d'autres parties prenantes telles que la direction juridique, la direction financière, les métiers et direction des risques. Les solutions développées ne sont plus conçues exclusivement pour les acheteurs et imposent de fait une grande simplicité pour faciliter l'expérience utilisateurs élargie à plusieurs fonctions de l'entreprise", estime Anne Tessier- Chenebeau, directrice commerciale de l'éditeur de solutions e-achats Synertrade. Maarten de Bruijn, General Manager EMEA du fournisseur de solutions Icertis, précise que la gestion des contrats est, jusqu'ici, plutôt statique et qu'elle doit devenir "dynamique, c'est-à-dire que les activités quotidiennes de l'entreprise, les obligations, les engagements de conformité, de performance sont en lien direct avec les contrats signés et ont vocation à être suivies de manière systématique. Ce qui n'est pas encore le cas pour l'instant."