Les outils, comme tremplin vers l'efficacité

"Il s'agit là d'avoir à un endroit unique une vision globale, fluide et intégrée" Anne Tessier-Chenebeau, directrice commerciale de Synertrade

Pour l'instant, le recours à une solution digitalisée pour gérer les contrats tout au long de leur vie reste relativement rare. "Ce constat peut s'expliquer par le fait que le contract management est une activité très récente qui n'a pas encore véritablement trouvé sa place dans la plupart des organisations. Mais dans un contexte où la fonction achats est toujours plus outillée, les fonctions logicielles associées devraient se développer au sein des directions", assure Olivier Wajnsztok. L'intérêt d'avoir la gestion des contrats au sein d'un système de gestion des achats est de disposer d'une vision globale du sourcing fournisseurs, du lancement de l'appel d'offres auprès des fournisseurs, jusqu'à la contractualisation en passant la gestion des plans d'action, de la compliance, du risque. "Il s'agit là d'avoir à un endroit unique une vision globale, fluide et intégrée du cycle de vie fournisseursé, résume Anne Tessier-Chenebeau. "Nous sommes capables de récupérer tous les contrats existants que les entreprises clientes ont sur leur réseau à l'intérieur de notre outil. Cette reprise de l'historique est un point important car elle permet l'édition de reportings en ligne correspondant à des indicateurs clés. Il peut s'agir de reportings sur des contrats actifs, en préparation, expirés, relatifs à une période donnée ou selon de nombreux autres critères comme les contrats par entités, par familles d'achats. Les rapports peuvent être standards ou personnalisés par client", décrit Charlotte Morange, solution manager chez Synertrade. Les liens entre modules sont des aspects pertinents. Des approbations peuvent être faites en fonction des montants des contrats. Dans le cas d'un petit contrat d'application ou d'une signature d'importance stratégique, les approbations internes ne seront pas les mêmes. Certains clients peuvent ainsi avoir plusieurs niveaux d'approbation. "Un autre point fondamental du processus de mise en place est la capacité à gérer des droits de visualisation et d'accès aux contrats, par profil utilisateur. Une limitation supplémentaire peut également être applicable, en ajoutant une notion de confidentialité, à plusieurs niveaux", poursuit-elle. Nicolas Lecomte, directeur des opérations de Synertrade France, ajoute que "parmi les systèmes de validation les plus complexes que nous avons rencontrés, on compte un acteur de la grande distribution, une entreprise de manufacturing, ainsi qu'une coopérative laitière. Il s'agit donc de secteurs d'activité variés. Tout est une question de périmètre d'application qu'impliquent les différents contrats." L'intelligence artificielle permet également des avancées prometteuses en la matière. "Avec l'un de nos clients présents dans de nombreux pays, nous avons passé au peigne fin l'ensemble des contrats et les conditions de paiement associées grâce à une intelligence artificielle. Nous avons ainsi remarqué qu'avec une même entreprise cliente située en Allemagne, au Brésil et aux Etats-Unis, les conditions ne sont pas identiques", illustre Maarten de Bruijn.

À la recherche d'un management gagnant au long cours

Dans le cas de délégations de service public, certains engagements impliquent des jalons contractuels qui s'étendent sur 15, 20 voire 25 ans. Le suivi précis est dès lors particulièrement important. Il s'agit de transformer des outils juridiques en outils business pour gagner en visibilité et en efficacité sur ce plan. "Apporter cette dimension de suivi de la productivité et de l'efficience du contrat est essentiel, car la difficulté dans ces cas est de qualifier suffisamment tôt le déroulé opérationnel pour que les équipes juridiques et de contract management puissent prendre les mesures pour assurer la pérennité des affaires", explique Grégoire Miot. Pour Maarten de Bruijn, "avec une approche plus standardisée de la gestion des risques au sein de l'entreprise, les efforts à consacrer au suivi sont moindres, ce qui permet d'accorder davantage de temps à des tâches à plus haute valeur ajoutée." Les collaborations paraissent indispensables pour aboutir à une gestion véritablement efficace. Ils impliquent dans leur travail toutes les parties prenantes : des directeurs opérationnels de contrats locaux, des collaborateurs des services financiers, des membres du top management. Le pilotage du contract management est un enjeu d'entreprise. La communication est essentielle au sein de l'outil, mais aussi avec d'autres outils comme les ERP, les CRM. Olivier Wajnsztok confie que "pour mener à bien le contract management, un appui solide du service juridique et une collaboration nourrie avec celui-ci sont indispensables. C'est une gestion avant tout défensive, qui consiste à éviter que les fournisseurs ne dérivent et ne produisent un résultat différent des attentes. Il s'agit aussi d'éviter les attaques possibles de la part de ces derniers." Par ailleurs, une amélioration des relations fournisseurs découle indirectement d'une telle approche. "Même si ce ne sont pas les modules de contract management en soi qui contribuent à de meilleures relations fournisseurs, ils sont l'occasion d'échanger et d'évoquer avec eux les amendements du contrat. Ensuite, plus en aval, l'évaluation fournisseurs et les plans d'actions évolutifs jouent un rôle central sur ce plan", indique Nicolas Lecomte.