[Tribune] 5 bonnes pratiques pour impliquer vos collaborateurs dans votre démarche Open Innovation

"Les entreprises aujourd'hui ont fait évoluer leurs démarches. Elles sont prêtes à perdre en investissant sur un produit pas encore abouti, mais à fort potentiel" - François Tourrette, dirigeant de Brapi

Les grands groupes, de plus en plus investis dans l'Open Innovation, sont prêts à collaborer pleinement avec leur écosystème externe et notamment avec les startups. Pourtant, certains de leurs process, notamment les process achats, restent encore ancrés dans de vieilles habitudes. Porte d'entrée des startups dans l'entreprise, le service achats occupe pourtant une place centrale dans les collaborations de l'entreprise. En effet, lorsque les collaborateurs métiers décident de travailler avec une startup, c'est aux achats que revient la contractualisation. Seulement, pour les startups, cette porte d'entrée peut vite s'apparenter à un véritable coffre-fort. Les bonnes pratiques pour que le service achats trouve enfin une place de facilitateur au sein des relations avec les startups:

1 - Des collaborateurs achats acculturés à l'Open Innovation

La première étape consiste à identifier des collaborateurs achats volontaires et motivés par l'Open Innovation. Ils doivent de préférence avoir une appétence pour le monde de l'entrepreneuriat, des startups et de l'innovation. Proposez-leur ensuite des modules de formation pour transformer leur appétence en compétences ! Pour bien comprendre le mode de fonctionnement startup et occuper une place stratégique dans son écosystème, les collaborateurs achats doivent avant tout être acculturés. Ils seront d'autant plus impliqués dans le bon déroulement de la collaboration s'ils possèdent toutes les clés en main pour sourcer et qualifier eux-mêmes les startups. Pour encourager leur démarche, n'oubliez pas de les valoriser, par exemple en communiquant autour de leurs actions.

2 - Des parcours achats personnalisés

Les collaborateurs achats ne doivent pas considérer les startups comme des fournisseurs classiques. À travers des séances de réflexion collective, vous allez pouvoir identifier des critères sur lesquels construire différents profils de startups. Pour vous aider, basez-vous sur celles que vous avez déjà rencontrées. Cette réflexion va vous permettre, par la suite, de dessiner plus facilement des parcours achats adaptés à chaque profil type.

Quelques exemples de parcours achats en fonction de différents profils startup :

Profil 1 : Palier de CA peu élevé, montant lié à la collaboration inférieur ou égal à 15 000€ avec prise en compte des TRL et BRL (meilleur cas pour la startup) - Parcours achat : Elle échange directement avec les métiers, se fait référencer avec un minimum de documents, contractualise grâce à un bon de commande sans passer par l'équipe innovation ou les achats. La startup fournit une facture et un RIB uniquement.

Profil 2 : Palier de CA plus important, montant lié à la collaboration de 15000 à 40 000€, avec prise en compte des TRL et BRL - Parcours achat : Le grand groupe demande à la startup de se faire référencer, de lui fournir un contrat ou lui fournit un contrat très simplifié.

Profil 3 : Palier de CA encore supérieur, montant lié à la collaboration au-delà de 40 000€ avec prise en compte des TRL et BRL - Parcours achat : La startup est alors considérée comme un fournisseur classique, et se voit donc demander des documents tels que les bilans de ses 3 exercices précédents, le Kbis, remplissage de grilles de compatibilité au service IT très complexes et doit contractualiser avec un contrat très long avec parfois 150 pages de conditions ainsi que toutes les annexes sur la sécurité etc.

3 - Des collaborations abordées avec pédagogie et anticipation

Lorsqu'une collaboration est initiée avec une startup, constituez une équipe en interne qui l'accompagnera. L'idéal est de réunir :

- Le sponsor qui financera les POCS. Il est haut placé, au COMEX par exemple et dispose d'une vision stratégique et macro des objectifs conférés à l'appel à projets et de la démarche d'innovation de l'entreprise

- Le coordinateur qui a une vision transversale de l'entreprise, connaît bien son fonctionnement et dispose d'un solide réseau interne. Il donne la marche à suivre aux différents mentors métiers pour orienter les startups vers les bonnes personnes dans le cadre de la conduite de leur POC et vers les acheteurs évangélisateurs qui faciliteront leur parcours achat.

- le métier "mentor" de la startup, qui gère le POC sur le plan opérationnel avec elle. Il doit être sensible à l'entrepreneuriat. Il peut être identifié par son activité d'évaluation des candidatures de startups lors de l'appel à projet et par son intérêt pour l'une d'entre elles

"Il existe un problème de culture entre le métier et la startup, on peut passer des heures à travailler sur le contrat même après le POC. " - Mathilde Tenneroni, Program Manager URLink chez Unibail-Rodamco

Au-delà de guider la startup à travers les modalités du parcours achats, l'équipe interne dédiée sera en mesure de la former au mode de fonctionnement et à la culture des grands groupes. En retour, la startup pourra également accoutumer le grand groupe à son état d'esprit et à ses pratiques.