Vendor Management System vs e-procurement : le match des solutions d'achats de prestations intellectuelles

Le marché mondial des VMS est d'ailleurs en pleine expansion, avec une estimation à 17 milliards de dollars d'ici 2030, soit un taux de croissance annuel composé de 15 % sur la période de 2024 à 2030 (sources: Verified Market Research, Technavio). Cette progression est portée par la complexité croissante des relations fournisseurs, le besoin d'automatisation des processus, l'intégration de technologies comme l'intelligence artificielle et les outils de conformité. Dans ce contexte, une question se pose : vaut-il mieux opter pour un outil d'e-procurement ou privilégier un VMS pure player ? Voici pourquoi les VMS dédiés offrent des avantages stratégiques décisifs.

Préférer l'expertise dédiée à la polyvalence

Les solutions VMS pure player sont conçues par des experts spécialisés qui concentrent leurs efforts sur des fonctionnalités adaptées aux besoins spécifiques des achats de prestations intellectuelles. Ces acteurs SaaS investissent dans l'innovation technologique pour offrir des plateformes robustes et toujours à jour. En plus d'une personnalisation adaptée aux besoins de chaque entreprise, une équipe dédiée accompagne la mise en place et l'utilisation quotidienne du VMS. Cela garantit un retour sur investissement rapide grâce à l'efficacité accrue et à la simplification des processus spécifiques d'achat et de gestion des prestations intellectuelles.

À l'inverse, les outils d'e-procurement, qui couvrent l'ensemble des achats de l'entreprise, ou les ERP, intégrant tous les processus essentiels en plus du procurement, sont des solutions généralistes et ne sont donc pas spécialisés dans l'achat et la gestion des prestations intellectuelles, contrairement au VMS qui, lui, excelle dans ce domaine.

Opter pour une collaboration internationale simplifiée et encadrée

Les VMS dédiés offrent des solutions globales pour gérer des projets à l'échelle internationale. Concrètement, ils permettent de retranscrire l'organisation complexe d'un groupe multinational au sein d'un même outil. Ce qui permet de contractualiser avec des prestataires dans le monde entier tout en garantissant la conformité juridique et la sécurité des données. Leur capacité à suivre les normes internationales et à se mettre à jour régulièrement assure une gestion fluide et conforme, facilitant ainsi l'expansion sur de nouveaux marchés sans les contraintes administratives.
Les contrats-cadres sont généralement définis au niveau des solutions ERP/e-procurement, et le VMS vient enrichir ces contrats en les adaptant de manière dynamique aux besoins opérationnels, sans nécessiter le recours à des appels d'offres répétitifs et fastidieux. Cela permet aux équipes opérationnelles de bénéficier d'une autonomie contrôlée, où elles peuvent solliciter des prestataires validés dans le cadre des règles prédéfinies, tout en optimisant la gestion des missions.

Choisir l'innovation continue et les mises à jour régulières

Les VMS pure players se distinguent par leur agilité, avec des mises à jour régulières qui suivent rapidement les évolutions technologiques, réglementaires et du marché. Ils intègrent des fonctionnalités avancées comme l'intelligence artificielle pour automatiser l'écriture d'appels d'offre, le sourcing ou la gestion des prestataires. En comparaison, les solutions ERP ou d'e-procurement, en raison de leur portée large, ne peuvent pas proposer des mises à jour aussi fréquentes et ciblées, car elles couvrent une multitude de processus, ce qui limite leur capacité à innover sur des sujets aussi spécifiques. En matière de RSE, les VMS apportent une véritable valeur ajoutée, notamment avec des outils de suivi de l'empreinte carbone. Ils permettent aux entreprises de prendre en compte des critères environnementaux dans leurs décisions d'achat, particulièrement pour les prestations intellectuelles. À l'inverse, les outils généralistes, qui gèrent des achats variés, manquent de cette spécialisation.

Garantir la conformité et la sécurité

Les VMS pure players intègrent dès leur conception des normes de sécurité strictes, telles que les certifications ISO 27001 et CyberVadis, garantissant la conformité des processus. Ces plateformes, soumises à des audits réguliers, sont conçues pour éviter les risques liés aux délits de marchandage et à la RGPD, en assurant une gestion sécurisée des prestataires. Grâce à ces normes, le VMS protège les entreprises contre des sanctions tout en garantissant un contrôle rigoureux des sous-traitants. L'intégration de l'IA permet de gérer proactivement les risques, notamment en évitant les erreurs dans la rédaction des appels d'offres et en anticipant d'éventuelles non-conformités contractuelles. En complément des ERP/e-procurement, déjà très sécurisés, les VMS ajoutent une couche supplémentaire de protection, sans compromettre la sécurité globale de l'entreprise, et assurent une gestion plus fine des prestataires externes.

Optimiser son expérience utilisateur

L'un des principaux atouts des VMS pure players réside dans leur interface intuitive et ergonomique. Conçues pour être simples, ces plateformes rendent chaque fonctionnalité accessible en un clic, sans informations superflues. Cela permet une prise en main rapide, même pour les utilisateurs avec peu d'expertise technique. Contrairement aux outils généralistes comme les ERP, souvent complexes et nécessitant des déploiements longs sur plusieurs années, un VMS est pensé pour une intégration facilitée. Son déploiement rapide se traduit par un retour sur investissement quasi immédiat, car les équipes peuvent commencer à l'utiliser efficacement dès les premières semaines, sans longues phases de formation. En simplifiant les tâches courantes, comme le lancement d'appels d'offres ou le suivi des missions, le VMS optimise la productivité et réduit les coûts opérationnels dès son intégration.

Développer la capacité d'analyse et reporting

Les VMS externes se démarquent par leurs capacités de reporting, grâce à des outils de Business Intelligence qui permettent une analyse en temps réel des performances fournisseurs, des dépenses, et du retour sur investissement. Cette vision détaillée donne aux équipes une autonomie renforcée, leur permettant de suivre précisément les coûts et d'ajuster les budgets grâce à un workflow de validation simplifié. De plus, ces plateformes évoluent en intégrant les feedbacks clients, permettant un monitoring ajusté aux besoins réels. Avec l'appui des Customer Success Managers (CSM), les entreprises reçoivent des benchmarks et des données stratégiques pour optimiser leurs décisions. Contrairement aux solutions généralistes, qui manquent souvent de précision et offrent des analyses globales, les VMS fournissent une vision granulaire, essentielle pour un suivi détaillé et une gestion budgétaire plus fine, maximisant ainsi les performances et l'efficacité opérationnelle.

Concluons qu'opter pour un VMS pure player ne doit pas être vu comme une opposition à une solution ERP ou e-procurement, mais davantage comme une complémentarité stratégique. Le VMS apporte une expertise spécifique et détaillée dans le domaine des achats de prestations intellectuelles, où les outils généralistes peuvent manquer de précision. Il permet d'enrichir et de développer les capacités de l'ERP ou de l'outil d'e-procurement, notamment grâce à une vision granulaire, un suivi des performances en temps réel, et une gestion fine des budgets. En ajoutant un VMS à une solution généraliste, l'entreprise bénéficie à la fois d'une couverture globale de tous ces process ainsi que d'une expertise pointue sur les prestations intellectuelles. Leur combinaison garantie une meilleure flexibilité, sécurité, et réactivité dans un environnement en constante évolution.