4 - Des contractualisations transparentes et pragmatiques

Pour bien appréhender la contractualisation, il est important d'établir une relation complètement transparente avec la startup. Par exemple, vous pouvez vous échanger, dès le départ, le SWOT que chacun aura réalisé vis-à-vis de la collaboration. Ainsi, vous allez prendre le temps de bien comprendre les contraintes et attentes actuelles et futures de chaque partie prenante.

Un contrat court et évolutif de 3 à 5 pages maximum est recommandé. Idéalement, il doit contenir une clause d'exclusivité pendant la durée du POC, une clause de confidentialité (NDA) pour protéger les échanges d'information avec la startup, les points de vigilance (PI, ROI...) à aborder ultérieurement si nécessaire et des annexes pour rendre le contrat évolutif dans le temps et s'adapter au fil de la collaboration. Pour éviter les pertes de temps, utilisez ce qui a déjà été produit par vos collaborateurs. Capitalisez sur les contrats déjà édités en créant par exemple une "contrat-thèque" partageable et accessible depuis votre intranet ou votre outil d'Open Innovation.

5 - Des référencements et des paiements startup-friendly

Il peut paraître dérisoire de demander à une startup les mêmes documents et justificatifs que ceux demandés aux PME et fournisseurs classiques. Une solution serait de formaliser un kit de documents de base nécessaires au référencement de la startup. En étant guidée, elle pourra plus rapidement fournir les documents requis et le service achats obtiendra de son côté, des dossiers complets plus facilement. Notez que si vous avez un jour de référencement habituel des nouveaux fournisseurs, le communiquer auprès de la startup pourra l'aider à s'organiser.

"Le projet était fini, mais nous n'étions pas encore enregistrés dans la base fournisseurs..." - Karen Bastien, cofondatrice de Wedodata

Concernant le paiement, il est recommandé d'instaurer des modalités de paiement spécifiques. Par exemple, si vous avez construit un parcours achats "léger", mettez en place un acompte de 30 à 50% à la commande ou encore un délai de paiement de 7 à 15 jours. Comme Unibail-Rodamco, vous pouvez aussi opter pour des demandes de paiements exceptionnels et par la suite industrialiser cette méthode. Le temps de paiement des startups pourra alors être considérablement réduit.

Face à la difficulté de trouver le bon modèle de collaboration dès le début, contractualiser un voire deux POCs peut conduire le grand groupe et la startup à mieux se connaître et en profiter pour trouver ensemble l'issue la plus favorable à leur collaboration, sous couvert que chaque partie y trouve son compte. Les efforts doivent, bien entendu, être partagés entre les grands groupes et les startups. Celles-ci doivent, de leur côté, accueillir avec bienveillance toutes les actions entreprises par le grand groupe, et se responsabiliser en effectuant, lorsque cela est nécessaire, quelques compromis.