Le meeting virtuel, alternative au voyage d'affaires

A la faveur des innovations technologiques qui se développent à grands pas, les communications et collaborations distantes posent de moins en moins de problème, y compris en situation de mobilité. Pourquoi alors ne pas soutenir davantage le meeting virtuel, comme alternative au voyage d'affaires, de plus en plus pointé du doigt pour des raisons écologiques ? Telle est la question soulevée lors d'une des conférences du salon IFTM.

"Le meeting virtuel est toujours plus populaire dans les entreprises pour plusieurs raisons non négligeables : il y a d'abord un critère économique important. Rappelons que les déplacements professionnels représentent le troisième poste de coûts dans les entreprises après les ressources humaines et l'immobilier. La volonté de faire baisser la fatigue et le degré de stress des salariés, la cohérence avec les politiques RSE ainsi que la diminution des impacts environnementaux plaident également en faveur de cette alternative", a indiqué Coralie Marion, Head of collaboration Solution France au sein de Cisco Systems. D'ajouter que le critère de l'efficacité entre également en ligne de compte car, "avec les visioconférences, on constate que la concentration est plus longue qu'avec un simple échange audio ou même qu'au cours d'une conférence en présentiel."

Des bénéfices à plusieurs niveaux

Le cas de l'entreprise OVH, spécialisée dans les services de cloud computing, qui s'est largement tourné vers le meeting virtuel pour éviter autant que possible les déplacements professionnels a été pris en exemple. La transition s'est faite aux côtés de Cisco Systems pour la mise en oeuvre des dispositifs technologiques de collaboration à distance. Il s'agissait de déterminer avec précision quels sont les usages, quelle est la fréquence des réunions, quels sont les profils concernés... La question de l'adoption par les salariés est bien sûr cruciale, c'est pourquoi il a été choisi de privilégier un environnement identique dans toutes les situations, que l'on se trouve en situation de mobilité sur smartphone, sur un ordinateur personnel fixe ou encore sur tablette. "Certaines entreprises clientes mettent en place du gaming, pour découvrir les outils par le jeu, et faire en sorte qu'ils se les approprient plus facilement", souligne Coralie Marion.

En 2017, alors qu'aucune solution alternative au déplacement professionnel n'avait encore été mise en place, OVH comptait 450 voyageurs d'affaires. Le budget travel & expense atteignait alors 7,5 millions d'euros. En 2019, avec une solution de travail collaboratif à distance entièrement déployée, les montants dépensés ne représentent plus que 4,5 millions d'euros, tandis que le nombre de voyageurs d'affaires est désormais de 800. "Notre société continue de se développer très rapidement, et bien sûr, nous continuons malgré à organiser des déplacements qui restent souvent indispensables. Il s'agit simplement d'avoir une approche du voyage d'affaires plus intelligente", Thomas Pruneyrac, Global director travel & expense chez OVH.