[International] Travel policy, les enseignements 2024

Dans un contexte économique mondial en constante évolution, les politiques de voyage en entreprise sont devenues un aspect crucial de la gestion des ressources humaines et financières. Alors que les entreprises multiplient les déplacements professionnels pour rencontrer des clients, explorer de nouveaux marchés ou coordonner des équipes internationales, les politiques de voyage jouent un rôle déterminant dans le contrôle des coûts, la sécurité des employés et la conformité réglementaire. Cependant, ces politiques ne sont pas universelles, même si de grandes tendances se retrouvent partout, surtout après la pandémie de Covid-19 et la forte hausse des coûts de ces dernières années : réduire les dépenses, voyager mieux, utiliser le virtuel quand c'est possible et préférable... Malgré cela, les politiques varient d'un pays à l'autre en raison des différences culturelles, économiques et réglementaires. « Les vraies variations vont venir de la maturité de l'entreprise, estime Sabah Kahoul, General Manager de Business Travel Purchase. Les deux sujets principaux traités par la politique du tourisme en col blanc restent les dépenses et les besoins. Et si l'entreprise est mature en la matière, le développement durable devient l'un de ces sujets ; mais ce n'est pas encore une généralité. Une autre tendance majeure ? Plus l'entreprise est mature, plus la responsabilité va être déplacée vers le collaborateur lui-même. Respecter le budget, utiliser son bon sens pour savoir si un voyage est utile ou non - ou plutôt s'il est rentable, au sens large, ou non -, savoir quels sont les voyages stratégiques indispensables et les autres... »

Les États-Unis : flexibilité et technologie

Aux États-Unis, les politiques de voyage en entreprise tendent à privilégier la flexibilité et l'intégration de technologies avancées. Les sociétés américaines adoptent des approches qui permettent aux employés de gérer eux-mêmes leurs réservations de voyage via des plateformes numériques sophistiquées. « Les entreprises ont souvent recours à des agences de voyages d'affaires ou à des outils de réservation en ligne pour des raisons d'efficacité et de contrôle des coûts, souligne Kelly Ellis, Global Engage Practice Area Lead chez Advito. Il peut y avoir des cas de non-conformité, mais la meilleure pratique consiste à souligner l'importance de la réservation dans le cadre du programme. » Le respect des règles est généralement encouragé. IBM, par exemple, impose des limites de dépenses spécifiques et des procédures d'approbation rigoureuses pour les voyages d'affaires afin de mieux contrôler les coûts, mais il est rare que des sanctions sévères soient prises en cas de non-respect. Ces outils offrent une flexibilité considérable en permettant aux employés de choisir leurs propres itinéraires, dates et niveaux de confort, tout en intégrant des fonctionnalités de réservation en temps réel et de gestion des dépenses.

Par ailleurs, les entreprises utilisent encore beaucoup leur politique voyage pour satisfaire leurs employés : elles accordent de l'importance à l'attraction et à la fidélisation des talents grâce à des politiques de voyage généreuses et les utilisent comme un outil pour les RH. Parmi les autres éléments essentiels, on peut citer une généralisation des couvertures d'assurance voyage plus complète, pour une meilleure maîtrise des risques.

Europe : compliance first

En Europe, les politiques de voyage en entreprise sont souvent influencées par des réglementations nationales et européennes ainsi que par les pratiques culturelles et managériales. Les entreprises européennes doivent naviguer dans un environnement complexe de lois du travail et de régulations fiscales, incluant, selon les pays, des accords syndicaux qui jouent sur le bien-être des employés, ce qui se traduit souvent par des politiques plus formalisées et rigides. Par exemple, en France, L'Oréal applique une politique de voyage rigoureuse comportant des directives claires concernant les limites de dépenses pour les repas, l'hébergement et le transport. Les employés doivent respecter des plafonds de dépenses et fournir des preuves de dépenses détaillées pour obtenir des remboursements. Cette approche vise à maintenir une uniformité et une prévoyance qui sont particulièrement importantes dans un environnement fortement régulé.

De façon générale, trois tendances sont plus marquées en Europe qu'ailleurs. D'abord, la notion d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est plus influente, et joue sur la durée et la fréquence des voyages. Ensuite, « la durabilité environnementale est un facteur fort, précise Kelly Ellis. L'attention croissante portée aux options de voyage respectueuses de l'environnement et à la réduction de l'empreinte carbone influence grandement les priorités des politiques de voyage d'entreprise dans la région. » Et enfin, la confidentialité des données : le strict respect des réglementations RGPD concernant la protection des données des voyageurs peut affecter certains aspects de la gestion de la politique (par exemple, les conséquences en cas de non-conformité, etc.). « La France et l'Allemagne, notamment, sont très pointilleuses sur le sujet », souligne Sabah Kahoul.

Asie : protocole et culture d'affaires

En Asie, les politiques de voyage en entreprise varient considérablement en fonction des cultures locales et des conditions économiques. Dans des pays comme le Japon et la Corée du Sud, elles reflètent des valeurs de respect des hiérarchies et des protocoles rigides. Les dépenses doivent être minutieusement justifiées, et les employés attendent souvent des autorisations multiples avant de procéder à des dépenses importantes. Par exemple, Sony impose des règles strictes concernant les voyages d'affaires : les employés doivent obtenir des approbations détaillées avant de pouvoir réserver des voyages, et les dépenses doivent être soigneusement documentées. Ce système peu flexible reflète une culture d'entreprise où le respect des protocoles et la conformité aux règles sont primordiaux.

En revanche, dans des pays comme la Chine et l'Inde, les politiques de voyage peuvent être plus flexibles et adaptées aux réalités locales. Huawei, une entreprise chinoise, adopte une approche pragmatique en la matière : les politiques sont conçues pour refléter les conditions économiques locales et les défis logistiques, offrant une certaine latitude pour les frais de voyage afin de soutenir une main-d'oeuvre dispersée et variée. La consolidation d'une relation d'affaires est également une notion importante, qui peut justifier à elle seule un déplacement.

Amérique Latine : gestion des risques et sécurité physique

En Amérique Latine, les politiques de voyage en entreprise doivent naviguer entre des exigences réglementaires complexes et des réalités économiques qui fluctuent. Les entreprises doivent souvent adapter leurs politiques pour se conformer aux régulations fiscales tout en étant réactives aux conditions économiques changeantes. En outre, « la gestion des risques fait l'objet d'une attention particulière, explique Kelly Ellis. L'évaluation des risques et les mesures de sécurité font l'objet d'une attention accrue en raison de facteurs géopolitiques. »

Moyen-Orient : luxe et sécurité

Au regard de sa position centrale entre Asie et Europe, le Moyen-Orient - avec les mêmes durées et coûts écologiques - n'a pas réellement d'arbitrage à réaliser sur ces deux sujets. Ce constat peut expliquer que le luxe est encore un critère important dans l'organisation d'un voyage : les attentes sont élevées chez les voyageurs. Par ailleurs, les politiques doivent tenir compte des coutumes locales et des pratiques religieuses, les sensibilités culturelles étant une priorité dans la région ; et enfin, la sécurité constitue la troisième priorité, dans une région où la situation géopolitique est complexe et mouvante.

Afrique : diversité et adaptabilité

Le contraste avec L'Afrique est fort. Dans le continent, les politiques de voyage doivent répondre à une grande diversité de conditions économiques et d'infrastructures. Les grandes multinationales peuvent appliquer des politiques plus formelles, tandis que les entreprises locales adoptent souvent des pratiques plus flexibles adaptées aux réalités locales. Par ailleurs, « les vaccinations et les risques sanitaires doivent être pris en compte, en particulier dans les zones reculées », souligne Kelly Ellis. Mais compte tenu de la présence de nombreux marchés émergents sur le continent, les possibilités d'expansion commerciale influencent les politiques de voyage en ayant plutôt tendance à encourager, quand ils sont possibles, les déplacements.