[Tribune] Du bon usage de "l'open booking"...

Les outils de géolocalisation disponibles sur le marché, lorsqu'ils sont associés à un OBT, permettent une localisation des voyageurs en cas d'urgence. Sur une zone de danger déterminée, le travel manager est en mesure de localiser et de contacter les collaborateurs en déplacement, afin de leur indiquer la marche à suivre. Même si la performance de ces outils n'est plus à démontrer, leur efficacité reste subordonnée à l'utilisation d'un OBT permettant la centralisation de l'ensemble des données de voyages couvrant aussi bien l'itinéraire que les données personnelles du voyageur. Malgré les efforts des éditeurs d'OBT pour améliorer l'attractivité et l'ergonomie de leur outil, un grand nombre de voyageurs préfèrent encore passer en direct auprès des compagnies aériennes, hôtels ou loueurs de véhicule. D'ordre pratique et/ou ­économique, les motifs de réservations, hors d'un OBT, sont qualifiés "d'open booking", c'est-à-dire en dehors des systèmes prévus et contrôlés par les entreprises.

Encore trop de réservations en direct

Le cabinet de conseil Epsa estime que plus de 10 % des réservations de voyages dans les entreprises disposant d'un OBT sont effectués en direct par les voyageurs auprès des différents fournisseurs. Cette pratique est très impactante pour la bonne gestion des déplacements professionnels, non seulement au niveau du suivi des dépenses, mais aussi en termes de sécurité et de responsabilité de l'entreprise en cas de problème.

À l'heure où l'organisation des déplacements ­professionnels doit rimer avec flexibilité et ­commodité pour les voyageurs, certains éditeurs proposent des outils permettant la récupération des données de réservation effectuées hors "circuit traditionnel". Quelles sont les particularités de ces outils et quelles avancées en termes de travel management proposent-ils ?

Précurseur sur le sujet, Concur a lancé, depuis quelques mois en France, son module "Open Booking". Celui-ci offre au voyageur la possibilité d'effectuer ses réservations d'hôtels et de location courte durée directement sur le site internet des fournisseurs, tout en bénéficiant des tarifs négociés par son entreprise.

Cet outil présente néanmoins certaines limites, puisque seuls les services des fournisseurs adhérents à cette solution sont réservables.

KDS, quant à lui, a présenté, lors de sa conférence annuelle en début d'année, son outil KDS Flex T&E, qui capture les données de réservation, et ce quelle que soit leur source. Les voyageurs peuvent donc réserver aussi bien leur transport que leur hôtel sur n'importe quel site commercial dans la limite d'un budget. Cet outil s'inscrit dans une démarche de "laisser-faire", dont les garde-fous sont à définir.

Non seulement ces outils technologiques revêtent un aspect pratique pour le voyageur, mais aussi sécuritaire, puisque les données de réservation sont intégrées aux systèmes de géolocalisation en place permettant de le contacter en cas d'urgence.