Déploiement d'un outil d'e-procurement : le cas (compliqué!) d'Albea

Comment exploiter ses réseaux d'affaires pour améliorer son processus achats : la thématique était au programme de l'Ariba Commerce Summit, rendez-vous organisé par Ariba, filiale du leader des applications d'entreprise SAP. L'occasion de partager les bonnes pratiques... et les écueils du systèmes. Retour d'expérience avec le cas Albea.

Avec ses 16 000 employés et ses 38 sites de production implantés dans quatorze pays, Albea Group, producteur d'emballages pour l'hygiène et la beauté à croissance rapide ne disposait pas moins, avant 2013, de 10 ERP différents pour planifier ses ressources, mais d'aucun outil d'e-procurement. En conséquence: beaucoup de doublons au sein des fournisseurs partenaires du mastodonte et la nécessité d'instaurer un système unifiant les processus.

Mis en oeuvre il y a quelques mois dans l'objectif de faciliter le sourcing des fournisseurs, le reporting, ou encore, la gestion des risques d'approvisionnement - et de gagner en efficacité - le déploiement du module de gestion électronique des achats d'Ariba, s'il a généré des gains de productivité, n'a pas suscité l'adhésion immédiate des achateurs. Bien au contraire.

"Au début, la résistance des collaborateurs était très forte, se souvient Aurélie Goubin, Purchasing Best Practices Manager chez Albea Group, lors de l'Ariba Commerce Summit, en escale à Paris, le 28 octobre dernier. Je recevais des appels tous les jours pour entendre les plaintes des utilisateurs", raconte la jeune femme, présente pour les accompagner, "étape par étape, dans l'accomplissement de la moindre tâche sur la plateforme." Et de reconnaître : "La gestion du changement est bien plus compliquée que l'implémentation technique de l'outil."

Parmi les solutions proposées et mises en oeuvre : une plateforme d'e-sourcing. Plus besoin d'utiliser sa boîte mail - au grand dam des acheteurs - les fournisseurs s'inscrivent désormais directement sur la plateforme d'Ariba. Objectifs pour la société : être en capacité de reproduire rapidement un événement en utilisant la même structure, faciliter le reporting... et permettre un retour sur investissement (ROI) sur les dépenses engagées. Avec, déjà l'idée de nouvelles améliorations. "À l'avenir, nous souhaitons mettre en place davantage de templates (de modèles, NDLR) afin de faciliter le travail des acheteurs", commente Aurélie Goubin.

La relation fournisseur est "le gage du succès"

Autre outil mis à disposition par Ariba : le logiciel "Supplier Information and Performance Management", afin d'améliorer la communication entre les achats et le client interne, mais aussi entre les achats et leurs fournisseurs. La technologie offre les moyens de regrouper des informations fournisseurs précises, et actualisées, facilement accessibles par les collaborateurs de l'entreprise.

L'outil a aussi séduit l'expert mondial des câbles et des systèmes de câblage Nexans. "L'Ariba Network a été une vraie révélation, commente Thièry Bourany, directeur qchats et transports France au sein de Nexans, car améliorer la communication entre les acheteurs et les fournisseurs est le gage du succès". À la clé pour l'entreprise qui a déployé la solution Ariba en 2012, après un audit sur quelque onze plateformes : sécuriser les process, contrôler et gérer les performances des partenaires, intégrer facilement de nouveaux fournisseurs, ainsi que leurs factures... le tout sur une même plateforme. "Nous sélectionnons mieux les fournisseurs et les contrats et les commandes sont davantage sécurisés", analyse le directeur achats.

Mais, tout n'est pas si simple, reconnaît Thièry Bourany. "Un long effort d'intégration des fournisseurs au projet est nécessaire, tout comme un travail d'information en amont." L'effort porte ses fruits : 1 000 des 2 500 fournisseurs sont aujourd'hui connectés à la plateforme.