Bonnes pratiques - acheter des solutions Saas en 4 étapes

Cet achat est un véritable acte de gouvernance

Le nouveau mode économique Saas bascule l'acheteur au centre de la gestion des risques de l'entreprise, et de la continuité d'exploitation du système d'information. La bonne préparation des acheteurs à ce nouvel environnement est essentielle. Les acheteurs vont être partenaires de la vision utilisateur et de la vision DSI. S'ils le sont déjà, ce phénomène va s'amplifier puisque l'émergence du Saas et du Cloud Computing facilite l'achat par la direction métier sans concertation avec la DSI (cf. Shadow-IT). Le positionnement de l'acheteur doit former un rempart aux déviances de ce phénomène et éliminer les risques de produit "toxiques" ou "inintégrable" avec les autres pans du système d'information.

L'acheteur est également un maillon fort de l'innovation puisque caractériser une solution Saas en respectant les règles précédentes ouvre des choix vers des startups du numérique. Le processus formalisé du suivi et de la surveillance permettra de bénéficier du modèle Saas innovant en encadrant les risques inhérents.

La sélection des fournisseurs Saas dépasse le cadre de l'achat "On Premise". Elle nécessite d'être renforcée compte-tenu de la nature du service achetée et des risques inhérents à l'externalisation de la maîtrise des données, et des infrastructures. L'acte d'achat nécessite la mise en place en amont d'une équipe pluridisciplinaire avec des compétences métiers, IT, achat, juridiques et d'analyse financière.

L'assurance qualité fournisseur doit intégrer le monde de l'IT des solutions en mode as a service pour opérer le tri nécessaire à la sélection de solution de confiance, et de transparence sur les engagements de service. L'assurance qualité fournisseur ne s'arrête au premier audit, mais doit être à l'affût des informations de marché des rapprochements, des difficultés financières et opérationnelles... Ces informations sur le fournisseur font parties des signaux à surveiller tout au long de la relation, et cette surveillance dépasse là aussi le cadre stricte de l'assurance qualité.

L'achat de solutions Saas redistribue les cartes de la gouvernance achat IT et, l'achat Saas s'apparente à la mise en place d'une externalisation et d'un partenariat, dont une analogie peut être esquissée avec ce que l'industrie automobile a mis en place avec ses sous-traitants de rang 1. Ce n'est plus un acte simple d'achat, mais un acte stratégique d'entreprise qui se structure par la mise en place de processus de sélection et de surveillance suivi durant toute la relation : une véritable gouvernance.