23% des entreprises franciliennes ont adopté le flex office

Les nouveaux modes de travail (nomadisme, télétravail, collaboratif...) poussent la majorité des grandes entreprises franciliennes à repenser leur organisation. Malgré 61% d'intention en 2017*, seules 23% des entreprises franciliennes** du tertiaire ont depuis mis en place le flex office (vs 22,5 % en 2018). Un chiffre que révèle Parella-Esquisse (conseil en immobilier d'entreprise et en aménagement d'espaces de travail), dans la 3^e édition de son étude annuelle sur l'évolution des modes d'aménagement des locaux d'entreprise & des nouveaux modes de travail.

Pour les entreprises qui ont mis en place le flex office, 70% l'ont déployé par département (vs 63,5% en 2018) et l'ont appliqué au comité de direction (43%). Il est intéressant de noter l'évolution des raisons pour lesquelles la majorité des entreprises n'ont finalement pas sauté le pas : elles évoquent en premier lieu qu'elles ne sont ni prêtes, ni adaptées à ce changement (5e raison en 2018), qu'il s'agit d'un sujet complexe (2e vs en 1re raison en 2018) ou d'une résistance interne (3e raison vs 2e en 2018).

Le flex office, ce n'est pas automatique

En effet, ce mode d'aménagement nécessite une étude préalable intégrant une multitude de critères (population en présence, activité de l'entreprise, autres modes de travail : télétravail, tiers-lieux...) car le flex office n'est pas adapté à toutes les structures ou à toutes les populations de l'entreprise. Pour celles qui l'ont adopté, un accompagnement au changement, la redéfinition des règles de vie ainsi que des retours d'expérience restent essentiels afin de favoriser l'adhésion et l'adoption des collaborateurs.

Les bénéfices soulignés par les entreprises ayant mis en place le flex office sont une agilité renforcée en 1re position (vs une meilleure utilisation des espaces en 2018), une synergie entre les équipes en 2e position (vs une agilité renforcée en 2018) et une communication plus fluide (même position qu'en 2018). "Le flex office n'est plus nécessairement synonyme d'optimisation des surfaces, il répond à une nécessité de multiplicité, de diversité de lieux, commente Olivier Neuman, associé de Parella. "Pour adopter le flex office, il est primordial de trouver le juste équilibre entre les espaces collaboratifs et individuels, par conséquent il faut définir une pluralité de lieux qui doit s'adapter à différentes situations. Pour que la transition s'opère en douceur, les entreprises doivent communiquer auprès des salariés en les impliquant bien en amont, le manager jouera un rôle primordial dans son adoption, il faudra ainsi veiller à lui procurer les outils adéquats ainsi qu'un accompagnement personnalisé".

Plus généralement, les entreprises trouvent que les new ways of working renforcent l'intelligence collective (1re position), la transversalité (2e), l'innovation (3e) et l'autonomie. Le "bureau" n'est plus un territoire formel de l'entreprise, mais un service qui se consomme désormais au gré des besoins et des activités. L'immobilier devient agile et flexible, composé d'une hybridation de lieux reprenant les codes de l'hôtellerie.

* résultats issus de l'enquête 2017 réalisée par Parella

** Enquête "Évolution des modes d'aménagement de bureaux et nouveaux modes de travail en 2019" réalisée du 12/07 au 06/09/2019 auprès de 172 entreprises de + de 500 salariés, en majorité franciliennes