Comment la Ville de Marseille a rationalisé la chaîne logistique de ses achats

En 2015, le service logistique opérationnelle de la Ville de Marseille a investi dans une solution achats afin d'automatiser et de rationaliser davantage les missions de ses collaborateurs. Et elle est parvenue à améliorer la gestion des achats et le stockage des fournitures, des équipements de bureau et des dotations vestimentaires de plus de 7 000 agents municipaux. Rencontre avec Jean-François Dolle, respon­sa­ble de ce service.

Quelles sont les missions du service logistique opérationnelle de la Ville de Marseille ?

Ce service gère toutes les demandes de fournitures et d'équipements (hors aménagement) d'une centaine de services municipaux, dont 60 crèches et 443 écoles, pilote les approvisionnements et optimise les préparations de commandes et les stocks. En parallèle, il a en charge la dotation ou l'habillement des 7 000 agents de la Ville de Marseille, et notamment les uniformes de la police municipale ou les EPI. Sur l'année, il réceptionne plus de 300 000 articles, en distribue plus de 260 000 et effectue plus de 12 000 préparations de commandes. Les services municipaux étant répartis sur l'ensemble du territoire, cela nécessite la présence d'un magasin central pour globaliser les achats et éviter les commandes fractionnées pour maîtriser les budgets annuels, qui atteignent entre 7 et 8 millions d'euros pour l'investissement et les dépenses de fonctionnement.

Qu'est ce qui vous a décidé à acheter une solution achats ?

Auparavant, nous avions recours à trois applications informatiques qui communiquaient difficilement entre elles et évoluaient peu pour gérer les achats, les dotations et le stockage de ces fournitures courantes. L'une d'entre elle était dédiée à l'achat des tenues vestimentaires, la seconde application servait à la passation des commandes de fournitures et de mobilier, la troisième à la gestion des stocks. Selon l'opération, cela nécessitait parfois plusieurs saisies. Sans compter le temps alloué à la recherche de références ou même à la familiarisation avec l'outil, fort peu ergonomique.

En 2010, nous avons lancé un appel d'offres pour nous tourner vers une solution "métier" unique, intégrée et évolutive. Nous avons retenu l'éditeur Kimoce pour l'ergonomie et les capacités de communication de sa solution et pour ses modules intégrés qui couvrent l'ensemble de notre chaîne logistique. Du fait des spécificités de notre activité, nous avons dû opérer de nombreux développements informatiques, et notamment pour la mise en oeuvre des enveloppes de consommation mises à la disposition des services qui s'apparentent à un porte-monnaie virtuel, car non connecté directement au SI finances ou au déploiement du module habillement. Ensuite, nous avons procédé à des tests avec des services pilotes avant de déployer la solution en 2015 pour les fournitures et le mobilier, en 2016 pour la dotation et l'habillement des agents.