Le département de la Gironde dit oui à l'occasion

En 2018, 2 200 licences logicielles Microsoft devaient être acquises par la Direction des systèmes d'information et du numérique (DSIN) du département de la Gironde, pour faire
évoluer les postes de travail en Office 2016. En temps normal, deux marchés publics auraient été établis : l'un pour les licences Microsoft, le second pour les autres types de licences. "Rigueur budgétaire oblige, le budget alloué ne permettait pas de couvrir les besoins sur la même année. L'opération aurait pu être programmée sur deux ans, mais cela aurait engendré une hétérogénéité des configurations des postes et d'éventuelles incompatibilités dans les échanges d'informations avec les agents et l'extérieur", avance Gabriel Besse, acheteur au département de la Gironde. Ce contexte l'a contraint à moderniser l'approche et les pratiques en place. "Le département a souhaité améliorer l'efficacité de sa politique achats dans le respect des procédures réglementaires, en minimisant les risques ainsi que les coûts."

Privilégier la seconde vie

Après étude du marché des licences, selon les cinq forces de Porter, c'est l'achat d'occasion qui a été jugé comme la solution la plus profitable. La liste des licences a ensuite été dressée, la consultation en marché public a été lancée fin 2018. Trois offres ont été réceptionnées. Les aspects techniques étant standards, seuls les critères prix et disponibilité ont été analysés. C'est l'offre économiquement la plus avantageuse qui a été retenue, représentant une dépense de 475 K euros. "Au final, le plan de déploiement de la DSIN a pu être concrétisé, avec une économie de 690 K euros sur un périmètre initial de 1,3 million d'euros", se félicite Gabriel Besse.

Fort de ce succès, le département a souhaité rapidement renouveler l'essai. "Cela a initié, au sein de la collectivité, une prise de conscience que nous pouvions acheter différemment, le "Think Out Of The Box" !", commente Gabriel Besse. Il a alors voulu systématiser le recours à l'occasion lors de l'acquisition de licences informatiques. Seule ombre au tableau, la disponibilité suivant la loi de l'offre et de la demande, qui peut influer sur le niveau des prix. Elle se montre aussi plus restreinte sur des progiciels métiers spécifiques et n'inclut pas de service maintenance. Finalement, le type de marché retenu se révèle incompatible avec la saisie d'opportunité d'une entrée en stock de quantité de licences. "Le fournisseur attributaire du marché d'occasion étant tenu de nous fournir les licences qui figurent dans son marché, peut être contraint, dès lors qu'il n'en a plus en stock, d'en acheter des neuves afin de nous les vendre. Son prix sera alors nettement supérieur". Un marché, ouvert aux variantes, pourrait être à nouveau passé d'ici fin 2020 ; l'objectif étant d'évoluer d'une vision "Quick Win" vers une logique de gain à chaque commande.

Et à long terme ?

Ce marché pourrait s'apparenter à un accord cadre multi-attributaires pour tenir compte de la conjoncture des marchés. Plus largement, des formations au sourcing et à la négociation, dispensées depuis 2014 auprès des agents du département participant à la fonction achats, sont vouées à maintenir un niveau d'exigence élevé en matière d'achat durable et
responsable. "L'achat est l'affaire de tous", rappelle Gabriel Besse. Dans tous les cas, il restera ouvert à la seconde main. "Auparavant, nous achetions du neuf par défaut. Dorénavant, nous privilégions dès que possible l'option la plus propice à l'économie circulaire depuis l'environnement services, à la rénovation et à l'entretien des collèges", ponctue Gabriel Besse.