Pourquoi s'engager sur la voie de l'eAchat?

Publié par Aude Guesnon le 14 oct. 2015 | Mis à jour le 28 oct. 2015 à 18:07

Les solutions eAchats sont au coeur des préoccupations des acheteurs, comme en témoigne leur participation massive à la journée Ivalua On Air organisée le 13 octobre. Les témoignages - réussites et écueils - de ceux qui se sont engagés sur cette voie leur seront précieux.

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Un vrai show à l'américaine. Le petite société française, Ivalua, a bien grandi et elle le fait savoir. La journée Ivalua On Air, organisée ce mardi à l'UGC Normandie et au Lido, a démontré, outre la réussite du petit éditeur devenu grand, l'intérêt manifeste des acheteurs pour les solutions achats: il y avait bien 500 personnes dans les gradins. Clients Ivalua et prospects, réunis.

Parmi les clients venus témoigner de l'intérêt d'une solution achats, et de celle-ci en particulier, Sylvie Robin Romet, directrice des achats groupe du Crédit Agricole; groupe qui a adopté la plateforme Ivalua en 2006. Une solution grâce à laquelle les achats ont pu "massifier, mutualiser et opérer des synergies" , mais aussi "mieux connaître (leurs) fournisseurs, leurs innovations et leur valeur ajoutée,- car l'outil est aussi une base de données", a souligné la directrice achats. Et d'illustrer:"Quand on n'a pas d'outil, c'est à peine si on n'a pas besoin de demander au fournisseur quel CA il réalise avec nous... Avec l'outil, on a toutes les informations nécessaires, ce qui permet de rationaliser le panel. On a une vision qualitative de nos fournisseurs, mais aussi un meilleur suivi réglementaire et contractuel" . Enfin, l'outil "aide à la mise en place d'une politique RSE".

Le Crédit Agricole, qui travaille aujourd'hui avec une version "full Web" (la V8 de la plateforme), a posé une limite: "pas plus de 10% de spécifique" . La direction achats a appris de ses erreurs passées: elle a mis la V6 au rencart après "être tombée dans le piège en ayant accepté trop de spécifique. La solution avait été peu déployée car pas adaptée à toutes les entités du groupe. On avait voulu faire plaisir à tout monde", a raconté Sylvie Robin-Romet. "Or c'est un outil pour les acheteurs." Cette fois, elle a opté pour la version standard. "Un outil complet sur étagère pour que chacun puisse faire du pick-up en fonction de ses besoins." Corollaire de ce choix: "À partir du moment où l'on prend du standard, c'est l'outil qui pilote le process".

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Et l'humain, clé de réussite...

Si tout se voulait idéal en ce jour de grand-messe, Sylvie Robin-Romet n'en a pas pour autant caché les difficultés rencontrées en interne pour faire adopter l'outil et, surtout, les process imposés:"Le module offres fut le plus "touchy". C'est celui qui apporte le plus de valeur ajoutée et le plus d'informations mais c'est celui qui demande le plus de travail car on oeuvre sur l'expression du besoin. On demande aux prescripteurs de changer leur mode de vie, de communication. On les force à exprimer leur besoin et on leur demande de le partager avec les acheteurs". La difficulté peut ici s'imposer, comme l'a appris Sylvie Robin-Romet: "Il est nécessaire de faire de la conduite de changement auprès des prescripteurs. Nous ne l'avions pas envisagé et nous n'avons pas mis les moyens. Ce fut la faiblesse de notre projet... La conduite de changement ne doit pas être négligée."

Mieux vaut considérer l'humain dans le process, car c'est lui la clé de la réussite. D'une façon ou d'une autre, ce sujet a émaillé la journée Ivalua On Air. Toutes les directions achats sont aujourd'hui conscientes qu'il faut accompagner les équipes dans le changement et "leur expliquer les raisons pour lesquelles ils doivent soutenir ce projet", comme l'a commenté Blaine Hurley, senior director sourcing excellence, global stratégic sourcing chez Whirlpool,

La conduite du changement, Sylvie Noël, directrice achats de Covéa, l'a gérée en interne après avoir, en amont, associé les utilisateurs: "Je considère que ce n'est pas la direction achats qui doit choisir les outils eAchat, mais les utilisateurs. Avant de choisir la plateforme Ivalua, j'ai fait travailler ensemble les utilisateurs des différentes entités Covéa. A partir d'une grille commune et d'une cartographie de nos besoins, ils ont évalué les deux solutions retenues en short-list; celle d'Ivalua et celle d'un concurrent. Quand on a comparé les "araignées", le choix a été vite opéré." Et l'adoption, simplifiée.

De l'expression du besoin au règlement

La directrice achats du Crédit Agricole est remontée à la genèse du projet eAchats au sein du Crédit Agricole -"Nous avons été un des premiers à dire que nous allions installer un outil end to end" - pour développer les motivations du groupe. L'objectif, a-t-elle précisé, était de remonter dans le processus de création de valeur jusqu'à l'expression du besoin pour savoir ce que veut le prescripteur et le challenger sur son besoin". Un audit permanent difficile à gérer au quotidien dans un groupe de cette taille. "On ne pouvait pas tous les rencontrer: il nous fallait dès lors un outil pour accéder à cette information". Les datas ainsi collectées, il est "plus facile de faire des appels d'offres groupe", a commenté Sylvie Robin-Romet, "avant il fallait six mois pour faire une cartographie des besoins!".

Le Crédit Agricole voulait donc un outil end to end pour aller de l'expression du besoin au règlement de la facture "car le ROI d'un outil achat est dans le règlement de la facture", a souligné la responsable achats. Et de rendre simple la question du paiement. En plus de faire gagner du temps à tous les acheteurs, la dématérialisation des process permet de respecter les délais de paiement. "Auparavant, entre la commande et le règlement, il y avait des délais de validation. A présent, à partir du moment où la facture est conforme à la commande, la période de validation est supprimée" , a expliqué Sylvie Robin-Romet. Prochaine étape, pour le Crédit Agricole, la validation électronique du contrat.