Le cas d'école du VMS pour mobiliser les parties prenantes autour des achats

Près de 70% d'intervention des acheteurs en moins, 20% de rationalisation du panel fournisseurs, et 9% d'économies sur les TJM : un Vendor Management System (VMS) révolutionne la gestion des prestations intellectuelles et transforme en profondeur la performance des entreprises. Mais la mise en place d'une telle solution dépasse largement le cadre d'un simple déploiement technique. Elle engage une dynamique collective. Implémenter un VMS nécessite en effet de convaincre un panel d'interlocuteurs aux attentes multiples. De la direction générale aux équipes opérationnelles, en passant par le service juridique et les fournisseurs, chaque partie prenante a ses priorités, ses contraintes... et ses résistances. Alors, comment lever les freins, aligner les intérêts et fédérer l'ensemble des acteurs autour de ce projet structurant ? Voici les clés pour y parvenir.

Élaborer une stratégie gagnante pour l'implémentation de son VMS

Pour les acheteurs de prestations intellectuelles, les bénéfices d'un VMS sont clairs : la solution permet de centraliser tous les processus d'achats, d'automatiser les tâches administratives, d'offrir un suivi en temps réel des performances des fournisseurs, et plus largement, de piloter les politiques d'achats avec précision et efficacité. Mais les acheteurs ne sont pas les seuls à intervenir dans la gestion des prestations intellectuelles, et la mise en place d'un VMS impacte en réalité un large spectre de parties prenantes, en interne mais aussi en externe. Comprendre qui influence, qui décide et qui utilise le VMS est donc un préalable essentiel pour construire le consensus. Pour cela, un bon point de départ consiste à cartographier le cycle de vie d'un achat, afin d'identifier tous les interlocuteurs clés, et anticiper ainsi leurs réserves, qu'elles soient financières, organisationnelles ou techniques. L'objectif ? Préparer des arguments ciblés et personnalisés, pour que chaque acteur puisse percevoir le projet comme une solution à ses enjeux spécifiques.

Apporter réponses et bénéfices à chaque partie prenante et les embarquer

Voici comment lever les éventuels freins des différentes parties prenantes en interne :

Direction générale, département finance et contrôle de gestion :

La principale inquiétude de ces interlocuteurs réside souvent dans le coût du projet et le délai nécessaire pour constater un retour sur investissement. Ces décideurs doivent donc être convaincus de la valeur ajoutée stratégique du VMS, au-delà de l'aspect purement opérationnel. Un business case solide, chiffrant les économies potentielles à court et long terme, est un levier puissant. Montrez comment la centralisation des processus permet une réduction des erreurs de facturation et l'optimisation du suivi des fournisseurs. Et soulignez le fait qu'un VMS permet un monitoring en temps réel des prestations, offrant un pilotage budgétaire proactif et précis, afin d'aligner les politiques d'achats sur les objectifs stratégiques.

Si besoin, vous pouvez par ailleurs proposer un plan de déploiement progressif, qui limitera l'impact sur les opérations en cours, tout en garantissant des résultats visibles rapidement.

Équipes métiers et opérationnelles :

Pour ces acteurs, un nouvel outil peut être perçu comme une contrainte supplémentaire, synonyme de complexité et de surcharge de travail. Ces craintes doivent être dissipées en leur montrant que le VMS n'est pas là pour alourdir leurs tâches, mais pour les simplifier. D'abord, valorisez la réduction des délais de sourcing : avec un VMS le « time to fill », c'est-à-dire le nombre de jours entre la date de première publication de l'appel d'offres et la date de création du bon de commande, est en moyenne divisé par deux ! De quoi faciliter le travail des équipes, en leur permettant de trouver la meilleure ressource plus rapidement que jamais.

Mais ce n'est pas tout : un VMS leur permet également de réduire d'environ 30% leurs tâches manuelles liées à la gestion des achats de prestations. La centralisation des données et l'automatisation des processus leur permettent en effet de gérer leurs renouvellements en quelques clics, de s'assurer que leur panel est toujours à jour avec les meilleurs fournisseurs pour chaque type de besoin, ou encore d'accéder rapidement aux compte-rendus d'activité sans avoir à multiplier les emails ou les fichiers excel. Résultat : les équipes gagnent un temps précieux, qu'elles peuvent consacrer à des missions plus stratégiques et à forte valeur ajoutée.

Services conformité (juridique, cybersécurité...) :

Les préoccupations se concentrent souvent sur des aspects techniques et réglementaires. La direction IT, par exemple, peut s'interroger sur la sécurité des données, ou sur l'intégration du VMS avec les systèmes existants. Le service juridique, quant à lui, peut craindre une augmentation des risques de non-conformité ou une gestion contractuelle trop complexe. Pour les rassurer, mettez en avant les fonctionnalités techniques du VMS, comme la compatibilité avec les ERP ou les outils financiers via des connecteurs standards et API. Soulignez les certifications de sécurité et la conformité RGPD pour répondre aux exigences liées à la protection des données. Expliquez également comment le VMS standardise les contrats, centralise les documents légaux, et génère des alertes automatiques en cas de dépassements ou de non-conformité.

Rassurer les parties prenantes externes

Les parties prenantes internes ne sont toutefois pas les seules à jouer un rôle dans le succès de l'implémentation d'un VMS. Il est tout aussi important d'impliquer des partenaires externes stratégiques : les fournisseurs. Gagner leur adhésion garantit en effet la fluidité des processus et permet de maximiser les bénéfices de la plateforme. Mais là encore, il peut être nécessaire de dissiper quelques appréhensions. Certains fournisseurs peuvent redouter une surcharge administrative ou une plateforme complexe. Pour lever ces objections, mettez en avant la simplicité d'utilisation du VMS, en vous appuyant sur une démonstration pratique si nécessaire, et insistez sur les bénéfices opérationnels : Un VMS centralise les documents clés (contrats, bons de commande, comptes rendus d'activité) et simplifie la gestion des missions sans échanges chronophages. Il accélère la validation des comptes rendus et des factures, réduisant ainsi les délais de paiement. Grâce à un suivi en temps réel, les fournisseurs évitent les relances inutiles. D'autres fournisseurs peuvent craindre d'être désavantagés ou de perdre des opportunités. Ici, insistez sur la transparence qu'apporte le VMS : les fournisseurs gagnent en visibilité sur les besoins de l'entreprise, et peuvent ainsi se positionner plus efficacement, tout en recevant des retours instantanés sur leurs propositions et missions en cours.

De la validation à l'adoption du VMS : accompagner le changement

Valider le projet en interne n'est que la première étape du projet d'implémentation d'un VMS : une fois le feu vert obtenu, il faut garantir son adoption par toutes les parties prenantes. L'accompagnement au changement devient alors essentiel. Les utilisateurs, qu'ils soient internes (équipes opérationnelles) ou externes (fournisseurs), doivent être soutenus pour s'approprier la solution. L'ensemble de ces actions (démonstration, formatio, support) permettent de créer un climat de confiance et de renforcer l'engagement des utilisateurs, en montrant que la solution n'est pas seulement un outil imposé, mais un levier d'efficacité et de simplification. En combinant ainsi une validation interne solide et un accompagnement au changement structuré, vous maximisez vos chances de faire du VMS un projet porteur de valeur pour l'ensemble de l'entreprise !