Véhicule de fonction ou indemnités kilométriques ?

Avant de trancher entre indemnités kilométriques (IK) ou véhicule de fonction, l'entreprise doit considérer l'engagement à l'égard de son collaborateur. Si elle lui attribue un véhicule de fonction, son acquisition représente un investissement qu'il faudra amortir sur quatre ou cinq ans. Dans le cadre d'une LLD, l'engagement auprès du loueur peut être réduit, au minimum, à 24 mois, mais il est plus généralement compris entre 36 et 48 mois afin d'obtenir des loyers plus raisonnables.

Dans les deux cas, si le collaborateur quitte l'entreprise avant terme, l'entreprise conservera la charge du véhicule sans en avoir l'usage. Certes, dans le cadre de la LLD, la voiture pourra être restituée au loueur de manière anticipée, mais avec des pénalités financières. Aucune de ces contraintes ne subsiste avec les IK, qui, en revanche, obligent l'entreprise à une gestion précise.

"Elle doit conserver les pièces justificatives pour établir le bien-fondé de l'indemnisation versée à ses salariés ou à ses dirigeants", souligne Céline Dumont-Bauer, présidente du groupe de travail RH d'Absoluce. Cette contrainte rejaillit sur le collaborateur qui doit penser à demander des justificatifs à chacun de ses déplacements et à les transmettre régulièrement à son employeur.

Une autre possibilité consiste à ne pas rembourser les kilomètres au réel mais selon un barème forfaitaire. Dans ce cas, l'entreprise devra être en mesure de prouver que les kilomètres remboursés ont bien été effectués par le collaborateur. Ce qui implique, par exemple, la tenue d'un carnet de bord pour chaque véhicule, dans lequel est consignée son utilisation... Même avec la meilleure volonté du monde, la traçabilité des IK n'est jamais garantie, exposant l'entreprise à un risque en cas de contrôle.

"L'IK est préférable au véhicule de fonction pour des salariés plutôt sédentaires, qui ne parcourent que 2 000 à 3 000 kilomètres par an", tranche Gérard de Chalonge, directeur commercial et marketing d'Athlon France.

Une fiscalité au cas par cas

"Lorsqu'une entreprise met en place des véhicules de fonction, elle doit considérer si leur utilisation sera collective ou individuelle et, dans ce dernier cas, s'il s'agit d'un outil de travail", détaille Céline Dumont-Bauer. Si l'utilisation est collective, le choix du véhicule de fonction l'emporte d'autant plus facilement qu'il est possible de le mutualiser dans le cadre de l'autopartage.

"L'autopartage est une solution complémentaire à une flotte de véhicules de fonction. Il permet de remplacer les IK, mais aussi les taxis", avance Gérard de Chalonge. Dans le cas d'un véhicule de fonction individuel, tout dépendra de l'usage qui en est fait. Cette partie correspond à un avantage en nature qui entre dans le calcul du salaire. S'il s'agit d'un véhicule statutaire qui roule peu, le calcul de l'avantage en nature sera plus avantageux au réel (amortissement sur cinq ans, assurance et frais d'entretien). Mais pour les gros rouleurs et ceux qui roulent beaucoup à titre privé, il est préférable d'appliquer le barème forfaitaire de 30 % du coût annuel (dans le cas d'une location) ou de 40 % si le carburant est intégré.

L'entreprise, elle, pourra déduire de son amortissement un montant plafonné à 18 300 € pour les modèles les plus courants (émettant entre 60 g et 140 g de CO₂). En revanche, dans le cas d'un modèle haut de gamme, gros émetteur de CO₂ et qui roule beaucoup, les dispositions fiscales favorisent l'IK, dont le barème n'évolue pas au-delà de 7 CV et de 20 000 kilomètres.

Attention, néanmoins, à ne pas négliger l'impact des forts kilométrages sur la TVS. Au-delà d'un abattement pour les 15 000 premiers kilomètres (calculé par trimestre), elle reste due sur les IK à un taux compris entre 25 % et 100 %. Dernier point, les IK privent l'entreprise de la récupération d'une TVA applicable aux véhicules de fonction et à leur carburant.