Archivage: lorsque le recours à un tiers s'impose

En entreprise, la question de la gestion des archives est récurrente - que faut-il faire de tous ces cartons et de ces dossiers accumulés qui prennent de la place et dans lesquels on ne retrouve que difficilement, voire pas du tout, ce que l'on cherche ? - mais elle se pose souvent plus fort en cas de déménagement. Surtout en ces temps de disette où les entreprises vont rarement vers plus grand. "La tendance est effectivement à la réduction des mètres linéaires", constate Santiago Ferrer, directeur du département conseil chez Locarchives, et "Un mètre linéaire chez un tiers archiveur est nettement moins cher que dans un bureau à la Défense".

Il arrive aussi qu'une entreprise se décide à mener un projet d'optimisation car confrontée à un volume d'archives critique plus ou moins désorganisé qu'elle ne parvient plus à gérer. Elle ressent le besoin de faire appel à un tiers pour mettre en place une gouvernance de l'information et instaurer des plans de classements. Quelle que soit la raison première qui la pousse à s'intéresser à la question, elle va devoir agir sur le volume de ses archives. Différents sorts finaux sont réservés aux documents papier (ou dossiers) : détruire une partie, externaliser chez un tiers archiveur qui va se charger de les classer, et dématérialiser une autre partie. C'est le mix des trois qui préside aujourd'hui.

Un audit et un plan d'action

Locarchives

Avant de se décider, mieux vaut solliciter un tiers archiveur pour faire un audit de la situation. Il va aider l'entreprise à établir une cartographie du physique (quelle volumétrie, quel type d'archives, quelle fréquence d'utilisation, etc.) "et ensuite, préconiser un plan d'action", précise Santiago Ferrer. L'archiveur conseille l'entreprise sur les solutions qui lui seront les plus adaptées et accompagne le client à la mise en place d'une vraie politique de gouvernance documentaire : quel mode d'archivage retenir pour quel type de document : archivage simple et extraction à la demande; numérisation partielle en fonction de la consultation des documents ou numérisation totale pour consultation aisée, etc. Archivage classique ou sécurisé. Des choix qui sont faits, vont bien entendu dépendre les coûts.

Le conseil est au coeur des prérogatives des tiers archiveurs : "Nous auditons les fonds et les flux d'archives pour préconiser des plans de classement, les durées légales de conservation et donc les dates de destruction afférentes à chaque document. Mais nous accompagnons également nos clients sur les calculs de risque ou de rentabilité d'un service dans une approche ROIste, comme la "numérisation à la demande" de documents fréquemment consultés ou la non conservation de photocopies pléthoriques qui n'ont aucune valeur légale. C'est de conseils dont nos clients ont le plus besoin", explique Arnaud Blanchard, directeur commercial et marketing Europe Everial.

Cette phase d'audit doit également permettre aux entreprises de réfléchir à la dématérialisation progressive des flux documentaires et donc "de poser les bases d'une transition numérique réussie avec une conduite au changement maitrisée", précise Arnaud Blanchard.

La "démat" n'emporte pas tout !

Si la dématérialisation est une grande vague, elle n'emporte pas tout sur son chemin. Le zéro papier est une tendance forte, surtout dans le tertiaire, mais elle est illusoire. Pour l'instant. Papier et numérique cohabitent car beaucoup de documents doivent être conservés."Ils sont numérisés pour être consultés, mais l'original d'un document à valeur probante ne devrait pas être détruit car en cas de litige, il fait foi. Les détruire peut être considéré comme une destruction de preuves" , précise Santiago Ferrer (Locarchives).

Parmi ces documents à la valeur probante, les contrats. Contrats de travail, contrats régissant les relations commerciales entre l'entreprise et ses fournisseurs ou ses clients, prêts bancaires, etc. Ces documents sont plus ou moins consultés et abondés. Grâce à la gestion électronique, il est ensuite possible de consolider l'ensemble des dossiers, papier et digitaux.

Pour faire vivre tous ces documents, permettre leurs consultations par différents services sous la forme numérique, les archiveurs proposent d'ores et déjà des plateformes qui gèrent tout ou partie des flux. C'est d'ailleurs, selon Arnaud Blanchard, l'avenir du métier. "A terme, ce sont ces plateformes de flux dématérialisés qui vont prendre le dessus, permettant le traitement, le partage et la conservation des documents numériques, comme les plateformes de gestion des factures fournisseurs, d'appel d'offre en ligne ou de documents RH." Car si, pour l'heure, les document natifs papier - qui constituent encore l'essentiel des contrats - doivent être conservés car ayant valeur de preuve, "les documents natifs électronique, avec signature électronique conservés dans des coffre forts électroniques, ont aussi valeur de preuve", précise Maï Deschamps, directrice commerciale France de Iron Mountain.

Une occasion de repenser les process

Un déménagement peut aussi permettre de repenser les modes de fonctionnement en interne, en remontant aux process métiers."C'est un moment où l'entreprise peut repenser son organisation, la circulation des flux documentaires et les process de validation", commente Arnaud Blanchard (Everial). "Et nous accompagnons nos clients dans cette conduite au changement. Nous travaillons avec eux en analysant l'existant des flux et en travaillant sur une organisation cible. Ensuite, nous pouvons proposer une gouvernance de l'information et un plan de classement sur le groupe, physique et numérique pour apporter une cohérence à l'ensemble. Nous proposons les outils".

L'entreprise peut en profiter pour recenser les bonnes pratiques et les partager avec tous les collaborateurs, mettre en place de nouveaux outils organisationnels et informatiques prévus pour être utilisés durablement. C'est une opportunité pour remettre à plat la gestion documentaire.

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Archiver les mails

Maï Deschamps

"Toutes les sociétés rêvent du zéro papier ", commente Maï Deschamps, directrice commerciale France de Iron Mountain, "mais paradoxalement, nous en voyons de plus en plus. Dans les services juridiques, par exemple, des mails sont imprimés puis annotés à la main. Les gens impriment pour conserver des traces."

Iron Mountain propose un produit sauvegarde des données informatiques, RAP (Restoration Assurance Programme), "qui permet, entre autres, de maîtriser ses informations en créant un catalogue des sauvegardes informatique, en les indexant, en identifiant les doublons d'information pour n'en conserver qu'une. Ceci permet d'éviter de conserver la même information plusieurs fois comme par exemple un mail envoyé à plusieurs destinataires et donc présent dans plusieurs boites mails".

Sécurité de l'archivage et normes

Dans les unités de stockage des archiveurs, nombre de documents sensibles comme les dossiers des patients des hôpitaux, mais aussi des documents patrimoniaux qui demandent des conditions de stockage particulières. La plupart des acteurs dus ecteurs ne font que de l'archivage haute sécurité. "La sécurité est au coeur de notre métier", martèle Arnaud Blanchard, Everial. "Nous répondons à toutes les normes et standards du métier et toutes nos unités de stockage sont anonymisées et codés."

Les grands comptes et les établissements publiques qui confient leurs archives attendent de leurs prestataires qu'ils présentent les bonnes garanties en terme de sécurité. La plupart sont certifiés Afnor pour l'archivage et la gestion externalisée d'archives papier - NF Z 40-350. "Tous nos sites sont certifiés Afnor et dotés de la norme ISO 9001 version 2008", commente Maï Deschamps (Iron Mountain). "C'est le standard minimum de qualité de prestation de service délivré et de qualité de conservation dans notre métier", ajoute-t-elle. "Cette certification garantit la sécurisation des bâtiments, le contrôle de risques incendie, les niveaux de température et d'hygrométrie. Et les standards Iron Mountain en terme de sécurité et procédures vont bien au-delà."

Crown Records Management

Un standard minimum sur lequel vient de s'aligner Crown Records Management, acteur international arrivé récemment sur le marché français. Il a reçu sa certification le 13 mars dernier:"Cette marque délivrée par Afnor Certification, organisme certificateur indépendant de référence, apporte la preuve de la qualité du service que nous délivrons auprès de nos clients et prospects, publics et privés", se réjouit Guillaume Caillaud, responsable commercial de Crown Records Management."Nous allons pouvoir rentrer en compétition avec les poids lourds du marché!"

Et pour travailler avec les établissements publics, les archiveurs doivent agréés archives publiques, certification délivrée par le SIAF (Siège interministériel des archives de France) les Archives de France qui dépend du ministère de la Culture. "La majorité de nos sites, voire la totalité sont agréés ou en cours d'agrément", commente Maï Deschamps (Iron Moutain).