(Fiche pratique) La dématérialisation et l'archivage dans les marchés publics

La dématérialisation se trouve au coeur de la réforme du droit de la commande publique. Depuis le 1er octobre 2018, les marchés supérieurs à 25 000 euros HT font désormais l'objet d'une dématérialisation. Pour le pouvoir public, cette étape marque l'entrée dans l'ère numérique. Il prévoyait une dématérialisation complète des pièces de marché en 2022. Néanmoins, cette réforme soulève de nombreuses questions chez les administrations publiques. C'est le cas par exemple de l'archivage de ces pièces. Qu'en est-il réellement ?

Les enjeux de l'archivage des pièces des marchés publics après leur dématérialisation

L'entrée en vigueur de la dématérialisation des marchés publics suscite plusieurs questions autour de l'archivage. En 2021, le sénateur Cédric Perrin a même demandé une réponse au ministère de la Culture.

En effet, selon les articles L.211-1 et L.211-4 du code du patrimoine, toutes les pièces issues des marchés publics sont considérées comme des archives publiques. Ceci signifie qu'il revient aux collectivités de prendre en charge leur archivage.

Pour les collectivités, l'archivage des documents ne pose aucun problème, ce qui n'est pas le cas des pièces dématérialisées. Ces dernières requièrent un investissement important dans des solutions numériques coûteuses. Par conséquent, certaines collectivités sont tentées de les imprimer en format papier avant de les archiver.

Quelle est la valeur probante des pièces dématérialisées des marchés publics ?

En réponse à la question du sénateur, le ministère de la Culture a précisé plusieurs points dans un référentiel datant de 2021.

D'abord, concernant la durée de conservation de ces documents, les collectivités ont l'obligation de les conserver pendant cinq ans les documents de passation. Pour les pièces d'exécution, ce délai passe à dix ans. Le ministère justifie ce délai par un souci de préservation des collectivités contre d'éventuels litiges. C'est le cas notamment dans le marché des travaux. Ainsi, la durée de dix ans correspond à la responsabilité d'un constructeur dans une garantie décennale.

Ensuite, le ministère de la Culture soulève la question de la valeur probante. Les pièces au format numérique ont une valeur juridique à la condition qu'elles remplissent tous les critères techniques pouvant garantir leur intégrité et leur authenticité.

Ainsi, la loi reconnaît aussi bien les documents natifs (créés sur un support numérique) que les copies (documents papier transformés en document numérique).

Enfin, pour répondre à ces critères techniques, une collectivité dispose de plusieurs choix dans l'archivage des documents.

Le système d'archivage doit répondre à la norme Z 42-013. La collectivité peut mettre en oeuvre ce système en partenariat avec une autre institution. Par ailleurs, il est également possible de faire appel à un tiers-archiveur agréé. Sinon, il est aussi possible de créer un espace de stockage sécurisé. Ici, l'accès à l'espace doit être restreint et le système de sécurité performant.

Qu'en est-il de l'appréciation par le juge de ces pièces issues de l'achat public ?

Au même titre que tous les documents copiés, l'appréciation des pièces de marché public est soumise à l'article 1379 du Code civil. Selon cet article, une copie est considérée comme fiable lorsqu'elle est une reproduction fidèle à l'originale. Ainsi, elle possède la même valeur juridique que le document d'origine.

Par contre, le pouvoir public indique que les documents rematérialisés ne sont pas concernés par cet article. En effet, des versions imprimées des pièces signées électroniquement ne sont pas considérées comme des copies fiables. Pour cause, il n'existe pas de moyens pour vérifier l'authenticité d'une signature électronique en version papier. Néanmoins, le gouvernement n'exclut pas les jurisprudences à venir.

Pour les documents d'un achat public au format papier qui sont numérisés, leur fiabilité dépend aussi du respect de plusieurs conditions mentionnées dans les articles 2 et 6 du décret ministériel. Ces conditions font référence à leur archivage et les mesures de sécurité engagées.

Il revient finalement au juge de statuer sur l'authenticité des documents présentés dans ces deux cas.