[Avis d'experts] Le rôle des CPO dans la tempête

Les directeurs achats sont à pied d'oeuvre pour gérer la base de fournisseurs de l'entreprise et prendre des décisions urgentes afin d'ajuster l'approvisionnement en fonction de la situation de redémarrage (voir "Réactions à court terme"). Au cours des prochaines semaines et des prochains mois, nul doute qu'ils devront également définir et mettre en oeuvre des plans d'économies très ambitieux, de même qu'ils devront définir une nouvelle stratégie de gestion des risques adaptée au contexte (voir "Adaptations à long terme").

Afin de relever le défi, ils vont devoir....

Réactions à court terme - Gérer le panel fournisseurs pour :

- Connaître quotidiennement la situation des fournisseurs du niveau 1 : conditions sanitaires, capacité de production en place, capacité des équipes qualité, niveau des stocks de matières premières, capacité de production et livraison des fournisseurs du niveau 2 - Des outils digitaux tels que les questionnaires en ligne et cockpits associés permettront de collecter & analyser de façon automatisée ces informations.

- Reporter les livraisons si les centres de production sont arrêtés ou fonctionnent à faible capacité ou si les livraisons clients sont reportées - Il est important dans cette situation d'entretenir une communication spécifique avec les fournisseurs concernés, tout en mesurant l'impact financier pour eux et en élaborant conjointement un plan de relance.

- Annuler les commandes d'achat ou les prévisions engagées vis-à-vis des fournisseurs pour les commandes clients annulées - Dans ce cas, les négociations avec les fournisseurs ou partenaires doivent être soigneusement préparées en connaissant la situation exacte de chacun (ex : le chiffre d'affaires passé, le chiffre d'affaires prévisionnel avant la crise, les droits juridiques et les pénalités, le degré de dépendance et se préparer à donner de la visibilité sur les prévisions de commandes.)

- Sécuriser les livraisons, en veillant à ce qu'elles soient considérées comme prioritaires par vos fournisseurs. Il est probable que les fournisseurs auront des difficultés à gérer les priorités de productio - Il est nécessaire de comprendre quelle importance représente vos commandes pour chaque fournisseur, puis d'augmenter la fréquence de communication, et ne pas hésiter à se mettre en première ligne, négocier un transport urgent si le TCO est positif. Les outils de "smart data", tels que affichés dans l'image 1 ("Line of balance") sont très utiles pour identifier les besoins critiques.

"Line of balance" - Gare de triage pour concentrer les équipes sur des besoins critiques

Adaptations à moyen et long terme - mettre en oeuvre des plans d'économies très ambitieux ainsi que les stratégies d'achats adaptées pour renforcer la gestion des risques

- Réduire les coûts en trouvant des économies pour 2020 et 2021 afin d'améliorer la rentabilité de l'entreprise pendant cette période où les ventes pourront être fortement impactées - Identifier là où les économies sont à faire (quels articles et fournisseurs), construire les argumentaires de négociation pour amener les fournisseurs à accepter un effort supplémentaire (quels leviers de négociation appliquer), définir la feuille de route (la mise en oeuvre doit être rapide et sans retards pour assurer l'impact à partir de 2020).- Les algorithmes de data science spécifiques aux achats tels que le "digital costing" ou les protocoles automatisés de préparation des package de négociation peuvent faire la différence en faisant gagner un temps précieux.

- Développer la flexibilité du panel de fournisseurs, en redéfinissant les stratégies d'achat par catégorie, pour être en mesure de faire face aux différents scénarios de sortie de crise, y compris la défaillance des fournisseurs. Il faudra fournir des réponses concertées à des questions telles que : Comment diminuer la dépendance de votre entreprise à certains fournisseurs ? Comment assurer les livraisons en temps en heure et en qualité à 100 % ? Quelle est la robustesse du panel fournisseurs? Quels leviers d'optimisation mettre en oeuvre ("redesign to cost", "make or buy", développement des fournisseurs, renforcement de la concurrence) ? - Chaque responsable de catégorie d'achats doit redéfinir sa stratégie d'achats avec votre support. Dès qu'une nouvelle version de celle-ci est disponible, et afin de bien prendre en compte les contraintes particulières, il est souhaitable de rencontrer toutes les parties prenantes.

Pour redéfinir la stratégie d'achat de catégories, il est utile de suivre un cadre tel que celui représenté ci-dessous (stratégie d'achats par catégorie).

6 étapes pour vous aider à définir/adapter votre stratégie d'achats par catégorie

Ces temps sont difficiles mais représentent aussi une occasion unique d'accélérer les transformations achats, telles que la mise en oeuvre d'une surveillance continue des fournisseurs via des questionnaires en ligne, le partage de données afin d'offrir plus de transparence et de visibilité à la supply chain, la mise à jour régulière de la stratégie achats par catégorie, la qualification systématique des fournisseurs et une meilleure gestion des dépendances aux fournisseurs à risque.