Achats/DSI: changer pour mieux collaborer
Un binôme achats/IT
Une fois ces mues opérées, achats et DSI vont enfin pouvoir collaborer. Et ce sous forme de binôme. "La première étape est la constitution d'un binôme achats/IT qui définira le périmètre de chacun, s'alignera sur la stratégie à mettre en oeuvre pour atteindre un objectif commun", indique Gilles Lavaure. Pour Claire Etcheverry, ce binôme ne fonctionne que s'il relève de deux composantes essentielles: la coordination et la collaboration. "Il s'agit de deux logiques complémentaires: la coordination est le processus et la gouvernance s'imposant à tous, tandis que la collaboration est un ajustement mutuel entre deux individus. Sans ces deux composantes, il n'y a pas de binôme efficace", insiste-t-elle. Elle conseille de favoriser cette coordination et cette collaboration du binôme achats/DSI en les rassemblant dans un même espace. En effet, si les bureaux des deux directions sont côte à côte ou en tout cas proches, le dialogue sera facilité et la collaboration deviendra plus naturelle. Certaines entreprises poussent même la logique plus loin en intégrant des personnes des achats dans la DSI et des personnes de la DSI dans les achats: cela permet non seulement une meilleure collaboration, car plus de dialogue, mais aussi une acculturation, si importante.
Pour Patrick de Coucy, un autre élément essentiel d'une bonne collaboration entre achats et DSI est le pied d'égalité sur lequel doivent être les deux membres du binôme. "Les deux personnes doivent être au même niveau, aucune ne doit prendre la main sur l'autre", insiste-t-il. En effet, si l'une des deux a l'impression d'exécuter les ordres de l'autre, la collaboration ne pourra pas être efficace, les ressentiments empêchant le bon partage d'informations. Il s'agit donc de se mettre d'accord, au sein du binôme, sur le rôle de chacun à chaque étape du processus d'achats, afin que personne n'ait l'impression d'être mis de côté à des moments-clés et aussi pour gagner en rapidité.
Surtout, pour être efficace, ce binôme doit avancer en mode projet, en se réunissant de manière hebdomadaire pour s'assurer de la bonne avancée des projets communs et corriger le tir rapidement si nécessaire. Car, comme le souligne Patrick de Coucy: "La collaboration ne doit pas s'arrêter à l'appel d'offres, mais également se poursuivre dans le suivi du projet, car les évolutions peuvent aussi bien toucher la technique que les achats." Le binôme peut d'ailleurs s'élargir à la direction métier pour laquelle le projet informatique a été mis en place. Et même à d'autres directions comme le juridique ou la finance. Pour Gilles Lavaure, ces réunions hebdomadaires doivent de toute façon faire remonter des KPI pour que le comex puisse ensuite de son côté évaluer l'avancée du projet. Des KPI qui auront été définis de manière commune entre les achats, la DSI, les métiers, mais aussi la direction générale. L'objectif de la collaboration achats/DSI est en effet d'appliquer la stratégie globale de l'entreprise.
Mais ces réunions ne doivent surtout pas être des usines à gaz. Le maître mot de la collaboration achats/DSI est en effet l'agilité. La transformation numérique des entreprises nécessite en effet d'être innovant, ce qui n'est possible qu'en étant agile. La collaboration entre la direction des achats et la DSI doit donc avoir comme principal objectif cette agilité. "Il faut par exemple trouver une façon d'acheter plus agile en ouvrant à de petits acteurs, voire en faisant du gré à gré sur des solutions innovantes pour lesquelles la compétition est limitée", conseille Jérôme Martin. Les achats, enfermés dans leurs longs process d'appels d'offres, doivent donc s'ouvrir à une autre façon de faire. Tout comme la DSI, qui a tendance à voir ses projets s'étendre sur de longs mois, voire des années. Les achats IT nécessitent donc un changement de culture, une bonne collaboration et de l'agilité. Des changements qui doivent s'opérer dès maintenant, au risque de passer à côté d'innovations révolutionnaires.
Des outils au service de la collaboration
La collaboration achats/DSI peut être favorisée par des outils dédiés aux achats. De plus en plus matures, ils sont également de plus en plus collaboratifs. Opase, par exemple, propose une plateforme de Vendor Management System qui permet un suivi des prestataires. "Cela facilite la communication entre achats et DSI qui ont chacun accès aux mêmes informations et qui peuvent prendre les décisions en commun", explique Jean Christophe Legros, directeur associé Opase. Sylvie Brandily parle d'autres outils: les outils d'e-sourcing pour collaborer entre achats, IT et même métiers autour de la sélection du prestataire, les outils d'e-procurement pour mieux gérer les contrats, etc. Elle invite également à s'intéresser à des groupes de travail digitaux qui permettent de remonter des propositions innovantes et de stimuler des idées. Mais, comme chacun le sait, si ces outils sont des facilitateurs de collaboration et d'agilité, ils ne font pas tout. Avant de s'équiper donc, veiller à ce qu'achats et DSI aient opéré leur mue et que le binôme fonctionne bien, dans une bonne entente. Les choses couleront ensuite de source.
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