Achats/DSI: changer pour mieux collaborer

Une transformation nécessaire des achats et de la DSI

Si cette collaboration est primordiale, elle est loin d'aller de soi. Notamment à cause de deux cultures différentes qui suscitent des incompréhensions. En effet, les achats IT ne sont pas des achats comme les autres et la direction achats doit donc faire en sorte de se munir d'un vernis IT qui lui permet de comprendre les contraintes de la DSI. "Le profil des acheteurs IT est important: ils doivent avoir une bonne compréhension des enjeux techniques afin de mieux dialoguer avec la DSI", approuve Sylvie Brandily. Un vernis IT qui permettra aux achats de s'assurer de la ­justesse de l'expression des besoins formulée par la DSI. "L'expression des besoins des DSI est succincte et même parfois peu compréhensible, témoigne-t-il. Les achats sont là pour faire comprendre à la DSI tous les tenants et aboutissants d'un achat. Les risques étant sinon que les achats ne correspondent pas aux besoins, ce qui peut aboutir à des litiges", avance Bertrand Maguet, qui invite les acheteurs à comprendre la dimension technique mais aussi humaine des achats IT. "Ils doivent savoir comment fonctionne tel ou tel prestataire", souligne-t-il. En effet, chaque fournisseur IT est spécialisé dans un domaine et il serait dommageable de faire appel à une société spécialisée dans la maintenance pour faire du conseil stratégique.

Il s'agit donc de prendre le temps de lire la presse ­spécialisée IT, d'assister à des conférences sur le sujet, etc. Bref, de se tenir informé. Cette culture IT des achats est d'autant plus importante qu'elle permet de réaliser des achats IT de qualité. "Avec la transformation digitale des entreprises, l'innovation prend une part importante dans les investissements. Le rôle des achats est de contribuer à cette innovation en réalisant une veille sur le marché, en développant un écosystème de fournisseurs, en adaptant les contrats aux start-up, etc.", énumère Sylvie Brandily. Sur son blog, Opase, éditeur d'une plateforme de Vendor Management System, invite ainsi les achats à sortir de leur logique parfois trop orientée ­maîtrise des coûts et à s'impliquer dans les projets IT dans leur totalité, depuis la mise en place de la stratégie de sourcing jusqu'à la gestion des litiges ou des risques fournisseurs.

"On attend aujourd'hui des directions achats leur capacité à minimiser les risques et le total cost of ownership, mais aussi et surtout à capter de l'innovation, poursuit Claire Etcheverry, associée Bearing Point et spécialiste des opérations et des achats. Ce dernier objectif ne pourra être atteint sans une modification en profondeur des méthodes de travail et des profils des acheteurs." Il s'agit donc de recruter des acheteurs ayant au moins une appétence pour l'IT. Gilles Lavaure, partner chez Ayming, propose même de prendre des personnes ayant une expérience IT complétée par une formation achats. Ce qui permettra aux achats d'acquérir une connaissance technique mais aussi organisationnelle, ce qui permettrait de faciliter la collaboration. "Si l'IS&T est habituée à fonctionner en mode projet et avec des méthodologies type agiles / Scrum, les achats doivent s'adapter à cette approche, revoir leur mode de fonctionnement pour répondre efficacement au besoin de leur client interne", explique Gilles Lavaure.

Pour collaborer avec les achats en bonne intelligence, la DSI doit, elle aussi, opérer une mue, notamment pour s'adapter à la révolution du cloud, à laquelle il n'est plus possible d'échapper. "La DSI doit accepter de travailler en mode agile, en test and learn, car les projets SaaS vont vite", pense Sylvie Brandily. Même si, aux dires de Patrick de Coucy, p-dg de l'éditeur BravoSolution, les DSI ont évolué sur les offres SaaS : "Les offres sont mieux comprises même s'il demeure des questions sur la sécurité, les données personnelles, les lieux d'hébergement. Nous devons les rassurer car les DSI sont habituées des versions installées."

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