La Safer de Haute-Normandie dématérialise son réseau d'informations

Améliorer la qualité et la rapidité de service, économiser le papier et archiver et préserver les documents originaux. C'est dans cette optique que la Société d’aménagement foncier et d’établissement rural (Safer) de Haute-Normandie a retenu le groupe régional Debucy, spécialisé dans le domaine du traitement du document et de gestion globale des flux d’information pour dématérialiser son réseau d'informations. Des flux d'informations qui représentent jusqu’à 4 500 documents papiers par an pour les notaires de la région.

Actuellement, la Safer de Haute-Normandie, composée d’une équipe de 33 personnes réparties en huit services sur deux sites à Bois-Guillaume et à Évreux, gère chaque année des centaines de dossiers complexes de vente, de reprise ou de passation de foncier en milieu rural. Ce nouveau système de gestion entièrement dématérialisé est la dernière étape du projet de refonte globale du réseau informatique Safer au niveau national, achevé au début des années 2000.

Dans les faits, le groupe Debucy a réalisé une démarche d’audit avec les équipes de la Safer pour réaliser une photographie précise de la situation. « Nous avons préconisé l’installation des outils et services “Docport” et “eCopy” pour une intégration plus simple des documents, accompagné de nouvelles solutions de gestion des flux d’information. Debucy a adapté une solution de numérisation des courriers accompagnée d’un logiciel de traitement permettant d’intégrer la visualisation et la notification des chefs de services. Une délégation et une gestion des absences ont également été mises en place », précise Philippe Berthelot, président du groupe Debucy.

Dans la pratique, tous les documents entrants, y compris les courriers, sont systématiquement scannés et numérisés. Les originaux sont ainsi préservés et immédiatement archivés. Ensuite les documents numérisés peuvent être envoyés sans délai à l’ensemble des professionnels, internes et externes, devant intervenir sur le dossier. La traçabilité et le suivi des tâches sont automatisés. Un moteur de recherche associé au logiciel “Docport” permet de naviguer dans les archives.

« Au final, il n’y a plus de perte de temps entre nos deux centres d’Évreux et de Bois-Guillaume pour le traitement des échanges clients. La gestion des absents facilite le flux des informations et nous avons une visibilité immédiate des points de blocages du traitement de chaque dossier », explique Pascal Benard, directeur de la Safer Haute-Normandie.