Quand les achats trouvent 20 millions d'économie

Un sourcing compliqué

Pour trouver des fournisseurs locaux sur des catégories d'achats très spécifiques (installateurs de structures temporaires, installateurs de climatisation, distribution électrique, mobilier par exemple), la direction achats s'est appuyée sur des contacts locaux (client ONU, consulat, partenaire commercial, etc) qui ont permis d'identifier des pistes suffisamment fortes. Elle a travaillé avec une équipe d'acheteurs trilingues capable de s'adapter rapidement et disposant déjà au Brésil d'une expérience forte des grands projets internationaux (RIO+20, Journées Mondiales de la Jeunesse, Coupe des Confédérations FIFA 2013, Coupe du Monde FIFA 2014, etc).

Les acheteurs et chefs de projets ont aussi fait des recherches sur des plateformes dédiés et se sont rendus sur place pour qualifier les prestataires. "Au départ", raconte Stéphane Vissac, "nous nous sommes tournés vers des fournisseurs américains ou brésiliens parce qu'il nous était plus facile de les sourcer". Pour des raisons économiques, GL events a finalement cherché plus proche. "Il a alors fallu jouer avec les sensibilités culturelles locales et notamment la rivalité ancienne entre Chili et Pérou qui a permis de challenger des fournisseurs péruviens et gagner en compétitivité via les efforts accrus qu'ils ont fourni pour ne pas manquer de participer à l'événement".

Enfin, GL events a monté un partenariat avec une agence événementielle péruvienne pour pouvoir répondre à ce projet. Elle apportait sa connaissance du marché local et nous, notre expertise sur ce type de grands événements. "C'est ensemble que nous avons répondu à ce dossier", raconte Stéphane Vissac.

Les procédures contractuelles ont été allégées

Les prestataires devaient être opérationnels de suite. "Sur ce type de projets, nous n'avons pas le temps de former nos fournisseurs pour les faire monter en compétences. Dans ce type d'exercice, entre le moment où l'appel d'offres sort et le dépôt des dossiers, nous avons entre un et deux mois pour travailler. C'est très court." Une fois les fournisseurs trouvés et les acheteurs sûrs de leur capacité à répondre au marché, GL events a mis en place des accords, tout en allégeant les procédures contractuelles afin de s'adapter au marché local mais "avec une attention particulière concernant la responsabilité sociale et environnementale des sous-traitants sélectionnés", souligne Stéphane Vissac.