Cahier des charges fonctionnel : le cas d'AXA France

Trois grandes étapes

La stratégie mise en place chez AXA France repose sur trois étapes clés :

1 - Mieux définir le besoin : sortir de la solution pour remonter au besoin, remonter aux attentes réelles et intégrer dans le contexte (stratégie, objectifs visés, situation actuelle), exprimer les fonctions avec un verbe à l'infinitif et les critères avec un substantif.

2 - Structurer l'argumentation. Couvrir tous les aspects du besoin sur 5 axes : qualité de service, gestion des coûts, gestion des risques, gestion de la relation AXA-fournisseurs, innovation.

3 - Prendre en compte les contraintes internes : ne pas négliger les aspects strictement techniques, ventilation des contraintes en caractéristiques impératives selon les 5 axes.

Trois étapes qui ont donné naissance à un descriptif du besoin structuré en deux parties :

1 - Attentes fonctionnelles : Mesure, niveau, flexibilité, limite avec une part de créativité.

2 - Attentes techniques : Le cadre plus strict s'y trouve.

Des résultats immédiats...

Grâce à un réel challenge du besoin en interne, le responsable achat affirme que "le CDC fonctionnel concourt à la reconnaissance du savoir-faire achat avec des offres qui répondent mieux au besoin réel des collaborateurs".

Quant aux résultats financiers et qualitatifs, il ajoute qu'ils n'auraient pu être atteints en passant par un CDC technique classique. "Nous avons réalisé entre 12 et 20% d'économies", se félicite t-il.

...mais des risques côté marché fournisseurs

Si les prestataires ont, pour la plupart, été séduits par la démarche, d'autres se sont dit surpris voire décontenancés car le risque d'une telle approche ciblée du besoin, est de ne pas trouver le prestataire capable de fournir le service.

Si une redynamisation des appels d'offres est effectivement une bonne chose car permet de faire entrer l'innovation, le responsable achats pointe qu'il y a eu entre 20 et 50 % d'abandons sur certains appels d'offres...

Mais si une telle approche entraîne, de fait, une réduction drastique du panel fournisseurs, Ulrich-André Renauldon assure qu'elle "dynamise le marché fournisseur et fait naître des approches de co-développement et co-innovation".

En guise de préparation aux AO, AXA France a ainsi mis en place un outil de qualification qui consiste à évaluer les fournisseurs via une grille de 10 critères.