Cahier des charges fonctionnel : le cas d'AXA France

Comment optimiser l'expression de besoin et obtenir les meilleures offres des fournisseurs? En quoi le cahier des charges fonctionnel peut-il être un levier d'optimisation qui favorise des réponses innovantes de la part des fournisseurs ? Réuni le 10 mai dernier, le groupe des centraliens achats, animé par François Hamy, s'est efforcé de pointer les bénéfices mais aussi les risques associés à cette phase de consultation.

Sur 80% des achats de services chez AXA France

La direction des achats d'AXA France a réalisé à ce jour une quinzaine d'appels d'offres en utilisant le cahier des charges fonctionnel pour 80% de ses achats de services à l'entreprise, accompagnée, pour partie d'entre eux, par un conseil de conseil en achats.

Ce qui a motivé cette démarche ? "A la suite d'un projet avec une filiale qui avait pour but de revisiter les cabinets d'expertise en dommages et gestion des sinistres, nous nous sommes aperçus que l'expression du besoin était très flou, se souvient Ulrich-André Renauldon, responsable du pôle achats de services à l'entreprise au sein de la direction des achats d'Axa France. Les gens avaient pourtant des besoins précis en tête mais avaient du mal à les exprimer". Une "maïeutique" du besoin achat difficile, qui l'a incité à tenter l'aventure du cahier des charges fonctionnel sur les catégories achats les plus matures.

Objectif chiffré : de 10 à 30% d'économies sur trois ans grâce au CDC fonctionnel.

Pourquoi un CDC fonctionnel ?

Pour répondre aux objectifs du groupe et contribuer à sa stratégie achats, l'utilisation de CDC fonctionnel est, selon Ulrich-André Renauldon, "un moyen structurant pour atteindre des objectifs à la fois qualitatifs et quantitatifs".

Une approche qui permet également de pallier d'éventuelles carences inhérentes à l'approche technique, qui peut restreindre le champ des possibles.

Le premier dossier sur lequel le cahier des charges fonctionnel a rapidement été privilégié au CDC technique : l'éco-conduite. "L'expression du besoin nécessitait d'être approfondi pour bien le cerner et pouvoir y répondre. Nous sommes ainsi passés de l'achat de séances de sensibilisation pour cadres dirigeants à une vraie prestation", explique t-il. Une première ébauche de CDC fonctionnel naît ainsi au bout de 3 heures de brainstorming, suivie de 3 heures de travail pour poser les bases du CDC.

Même travail mené quelques mois plus tard sur une demande de prestations de reprographie. "On nous demandait trois presses numériques pour des besoins imprécis. Grâce au CDC fonctionnel et en misant sur une approche TCO, nous sommes passés d'un besoin purement matériel à une offre de service".

Mais le déclic définitif a lieu en 2013. "La direction des achats d'Axa France souhaitait réinventer ses espaces de travail. Grâce à une analyse en profondeur du besoin auprès des acheteurs, on s'est aperçu qu'ils souhaitaient des espaces à la fois collaboratifs, de concentration et de détente."