L'Ugap développe son offre de services

« L’achat public bouge et l’Ugap ne peut pas rester immobile. » Voilà le message que le président de la centrale d’achat, Alain Borowski, a délivré aux 700 entreprises assistant à la troisième rencontre fournisseurs, le 12 mai dernier à Paris. La matinée étant placée sous le thème des “Enjeux de l’achat public”, plusieurs tables rondes et les témoignages de grandes entités (service achats de l’Etat, ville de Lyon…) ont offert un résumé des évolutions : mutualisation des achats, professionnalisation ou, encore, externalisation… Autant de champs dans lesquels l’Ugap a souhaité affirmer ses atouts.
Et, à en croire Alain Borowski, la centrale n’en manque pas, même si les chantiers sont nombreux au vu de son envergure de généraliste de l’achat public (1,15 milliard d’euros de commandes enregistrées en 2008). Au niveau de son offre, d’abord, l’établissement public avance à grands pas vers le service « qui, chez nos clients, se substitue peu à peu à l’achat de produits », analyse le président de l’Ugap. La gestion de flotte complète ainsi que la gestion documentaire sont les deux exemples les plus emblématiques de ce mouvement.

Contrôle qualité
Ensuite, le développement de l’Ugap implique un renforcement du contrôle qualité, notamment pour les marchés nécessitant un suivi scrupuleux de l’exécution, à l’image du déménagement ou du nettoyage. « C’est sur ce point que nos clients pouvoirs adjudicateurs doivent bénéficier d’une plus-value en recourant à l’Ugap, analyse Valérie Terrisse, la directrice des achats. Ils sont demandeurs. Et ils n’ont souvent pas le temps ni les moyens pour effectuer ces tâches de leur côté et s’assurer du respect des engagements du fournisseur. »

Quatorze “qualiticiens”
Ce contrôle emprunte deux axes. Le premier est interne, avec une équipe renforcée de quatorze “qualiticiens”, présents dans les sept agences régionales de l’établissement. Le second est externe, avec le recours à des cabinets d’audits spécialisés suivant les segments d’achats, quatre “familles” étant principalement concernées (l'informatique, le mobilier et l'équipement général, les prestations de déménagement et le papier de reprographie). Pour le papier, Alain Borowski a ainsi donné l’exemple de la mission d’audit confiée au centre technique du papier, pour vérifier que le produit livré dans les ministères (qui s’approvisionnent auprès de l’Ugap via un accord-cadre) répond strictement aux critères environnementaux du cahier des charges. « De manière générale, le plus compliqué n’est pas de signer un bon contrat mais d’en assurer l’exécution dans le temps », rappelle Valérie Terrisse.

Dématérialisation : un chantier bien avancé
Enfin, la centrale a donné ses derniers chiffres en matière de dématérialisation des factures fournisseurs, dans un circuit complet incluant le volet fiscal. « En 2008, 100 000 factures ont été traitées par voie électronique, soit 25% du volume total », se félicite Alain Borowski, qui a annoncé son intention de porter ce chiffre « à 250 000 factures à la fin de l’année 2009. »

Un chantier dont les retombées vont, selon Valérie Terrisse, bénéficier aux clients de l’Ugap. « Dans la plupart des familles d’achats déjà massifiées, les gisements de gains se trouvent dans les coûts de procédure, observe la directrice des achats. Ainsi, une facture papier coûte 25 € à l’Ugap et une facture dématérialisée seulement 4 €. Les mêmes bénéfices peuvent être enregistrés chez le fournisseur. » Au total, une grande partie des économies ainsi réalisées sont et seront, selon les responsables de l’Ugap, répercutées sur la facture finale du client.