April Mobilité dématérialise ses demandes d'adhésion

Exit les documents rangés dans les cartons ou laissés à l’abandon sur les bureaux, April Mobilité optimise la gestion de son courrier entrant en recourant aux services de numérisation de Dynapost.

« Pour éviter la perte de données stratégiques et surtout favoriser le partage des informations à distance, via le Web, nous avons opté pour la dématérialisation de nos demandes d’adhésion, un service qui sera mis en place dès décembre prochain » explique Éric Bonnet, directeur des opérations au sein de cette société spécialisée dans l’assurance des personnes en mobilité (expatriés, voyageurs et étudiants à l’étranger, etc.). Pas moins de 1 000 documents vont ainsi être numérisés chaque jour via deux scanners dotés d’un système de reconnaissance optique de caractères LAD/RAD.

« Une fois la lecture des documents effectuée, ces derniers seront automatiquement stockés dans notre système d’information puis mis à disposition sur le Net ». Une solution qui permettra à April Mobilité de ne plus saisir manuellement les informations, du moins celles qui peuvent être lues par les scanners. « Selon les écritures figurant sur chacun des bulletins d’adhésion, la lecture optique fonctionne plus ou moins bien. Mais d’une façon générale, la reconnaissance des caractères devrait s’avérer efficace pour au moins 70 % des documents. Nous travaillons d’ailleurs en partenariat avec notre prestataire pour réduire au maximum les rejets lors de l’intégration des données ».

Si les demandes d’adhésion bénéficient d’une nomenclature spécifique favorisant une numérisation avec reconnaissance optique des caractères, April Mobilité fait appel depuis un an déjà à Dynapost pour une dématérialisation plus simplifiée de ses dossiers d’indemnisation. « Le contenu de ces documents étant bien plus complexe à décoder, nous avons opté pour une simple transformation, via un logiciel d’OCR, des fichiers en images qui sont ensuite stockées sur notre serveur ».
Quel que soit le type de données dématérialisées, April Mobilité se déclare largement séduit par ces procédés de numérisation. « Grâce à cette technologie, nous bénéficions d’une plus grande réactivité dans nos process et une meilleure sécurisation de nos informations. À terme, nous pensons étendre cette solution à l’ensemble de notre courrier entrant ».