Pourquoi est-ce le moment d’adopter une solution de facturation électronique?

Bien que la facturation électronique soit largement acceptée sur le marché, certaines entreprises continuent de croire que les factures électroniques ne sont pas user-friendly et qu’en associant factures papier et factures électroniques, cela provoquerait un chaos susceptible de compromettre leurs relations

Bien que la facturation électronique (appelée aussi dématérialisation facture) soit largement acceptée sur le marché, certaines entreprises continuent de croire que les factures électroniques ne sont pas user-friendly et qu’en associant factures papier et factures électroniques, cela provoquerait un chaos susceptible de compromettre leurs relations avec leurs clients et fournisseurs.

Pour d’autres entreprises, il s’agit simplement d’une question d’inertie. D’autres craignent encore que les systèmes de traitement dématérialisé des factures soient trop complexes pour leurs fournisseurs.

Cependant, si ces freins sont tous compréhensibles, nous pensons que c’est le moment de vous lancer. Voici pourquoi :

1. Adoption d’une solution de facturation électronique : la règlementation bouge !

Les initiatives gouvernementales pour rendre l’e-facturation obligatoire, en particulier en Europe, (loi anti-fraude TVA et la conformité des logiciels, directive Européenne relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics, etc.) sont nombreuses. Certaines sont déjà en place et d’autres vont vite arriver. Il est donc grand temps de vous y pencher pour réussir votre transformation digitale dans les temps.

2. Adoption d’une solution de facturation électronique : le progrès des technologies est là

Comparé à quelques années en arrière, les solutions de facturation électroniquese sont beaucoup améliorées :

• Meilleure ergonomie qui a permis d’améliorer fortement l’expérience utilisateur et donc le taux d’adoption
• Coût réduit des solutions OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) sur le Cloud
• Accélération de la normalisation des formats de facturation électronique (cXML)
• Développement des réseaux et portails fournisseurs

3. Adoption d’une solution de facturation électronique : les économies bien sûr !

Ce n’est une nouveauté pour personne que la facturation électronique permet de gagner beaucoup de temps et de réduire le coût de traitement. Selon une étude internationale menée par l’Institute of Financial Operations, 56 % des entreprises utilisant la facturation électronique ont fortement réduit le coût de traitement des factures comparé aux entreprises utilisant des systèmes manuels.

Les utilisateurs de solutions de facturation électronique reconnaissent que les relations avec leurs partenaires sont beaucoup plus solides, car les factures électroniques sont plus rapides à envoyer et à recevoir, plus faciles à suivre et à gérer et bien plus précises que les processus papier.

Les autres bénéfices que nous pouvons citer

• Réduction des dépenses opérationnelles, grâce à l’élimination du papier et de la saisie des données et à l’automatisation des workflows, notamment de routage et d’approbation des factures.
• Optimisation de la gestion de la trésorerie grâce à l’accélération des workflows, pour permettre aux payeurs de profiter de remises pour paiement anticipé et/ou aux bénéficiaires de fournir les factures en temps voulu, afin d’améliorer le flux de trésorerie et le fonds de roulement.
• Réduction des risques de trop-perçus, de paiements en double et de paiements frauduleux.
• Amélioration de la visibilité en temps réel/en ligne et de la traçabilité de tous les documents liés aux factures et possibilité d’effectuer l’archivage en ligne.
• Amélioration de la qualité des données, de l’exactitude et de l’accès aux informations métier critiques, en réduisant la saisie manuelle des informations.
• Simplification de la collaboration avec des partenaires commerciaux dans plusieurs pays, grâce à l’amélioration des processus standard pour renforcer la conformité aux exigences fiscales et autres directives régionales ou nationales.

Intégrer votre solution de traitement des factures à votre SI Achats

Intégrée à la facturation électronique, une solution Achats peut réduire considérablement les coûts. Elle peut notamment simplifier et automatiser la gestion des factures, qui sont créées directement et comparées automatiquement aux bons de commande/bons de réception, ce qui améliore l’efficacité opérationnelle et les flux de trésorerie, tout en réduisant les erreurs.

Une solution Cloud intégrée de traitement des factures permet d’améliorer la productivité : elle met fin aux doublons comme le codage des factures, automatise la saisie des données et accélère le paiement des factures, grâce à l’intégration entre achats et finance/écritures comptables. Cela réduit les coûts opérationnels et facilite le rapprochement des factures grâce à l’automatisation de la saisie des données de facture. Les métadonnées sont ensuite transférées directement dans votre solution de gestion des données pour simplifier les workflows de partage, de vérification et d’approbation.

Si vous souhaitez savoir comment assurer une transition réussie de vos factures du format manuel au format électronique, demandez-nous une démonstration gratuite et personnalisée de notre solution achats et traitement des factures.