Conformité des contrats : Et si vous pensiez comme un vendeur et non comme un acheteur ?

Dans la plupart des entreprises, la conformité des contrats et leur gestion active ne relèvent pas des tâches incombées aux Achats. Mais sans gestion active des contrats, les efforts du service achats risquent d’être compromis.

Dans la plupart des entreprises, la conformité des contrats et leur gestion active ne relèvent pas des tâches incombées aux Achats. En tant que spécialiste des achats, si vous êtes comme moi, vous envisagez notre processus de bout en bout de façon linéaire. Il commence généralement par une analyse des dépenses ou de toute autre source d’informations (budget, ERP, rapports du système BI, etc.) et se termine par la signature du contrat et/ou la gestion de la performance fournisseur. Pour nous, tout est parfaitement logique, puisque les sous-processus que nous associons aux aspects les plus « actifs » des achats (le sourcing stratégique et la négociation) ont déjà abouti.

La gestion des contrats fait l’objet d’un transfert progressif aux responsables du budget. De fait, les dépenses que nous mettons sous contrôle correspondent rarement à un besoin des achats ; nous ne sommes souvent que les garants temporaires des dépenses d’un autre service.

La phase d’achats qui couvre le déploiement et la gestion continue des contrats repose sur les deux jalons suivants :

• La valeur du fournisseur est principalement générée pour l’entreprise.
• Des lacunes et des perturbations menacent de diminuer la valeur totale et de compromettre la conformité du contrat.

Si les Achats considèrent la phase liée au contrat comme la fin du projet, ce n’est que le début pour les parties prenantes internes (et bien souvent, nos fournisseurs). C’est le moment où on passe de la théorie à la pratique.

Conformité des contrats : suivez l’exemple du service des ventes

Si j’avais un conseil à donner à mes pairs, ce serait de suivre l’approche du service des ventes pour la gestion des contrats. Pour un commercial, la signature d’un contrat marque le début d’un nouveau cycle de vente. Le client redevient un prospect qu’il doit convaincre. Il ne tentera peut-être pas de lui vendre le produit ou le service qu’il vient d’acheter, mais il pourra lui proposer une couverture étendue, un volume plus important, un engagement plus long ou toute offre alternative. Il n’y a pas de pire moment pour se désengager, surtout si le client est susceptible de signer d’autres contrats.

Il est possible que le service achats ait obtenu de ses clients actuels (c’est-à-dire des parties prenantes internes) la garantie de remporter d’autres contrats, mais si ces clients ne sont pas satisfaits, rien ne les oblige à être fidèles au service achats ou au contrat. Dans un scénario alternatif, les Achats restent impliqués pour garantir une transition fluide vers le nouveau contrat et servent les intérêts de l’entreprise et du fournisseur pendant toute la durée de l’accord. Dans ce cas, il est bien plus probable que le contrat génère des dépenses supplémentaires réduisant les risques, augmentant les économies et créant la valeur souhaitée.

Les exemples suivants montrent comment l’investissement proactif du service achats en matière de conformité des contrats peut renforcer la fidélité du client :

Assurez la transition

Dans le cadre d’un appel d’offres pour les uniformes de chauffeurs, plusieurs divisions d’une entreprise de transport ont regroupé pour la première fois leurs demandes. Chaque division a présenté son fournisseur et les niveaux de service dont elle bénéficiait. Les entreprises titulaires avaient l’avantage d’être déjà connues, mais risquaient de perdre leur contrat, le but de l’initiative étant d’avoir un seul fournisseur pour toute la société. Une fois la phase de sélection terminée, le service achats a mandaté les membres de l’équipe en charge du projet pour gérer la transition au sein de la division ayant perdu son fournisseur. Cela a permis de limiter les interruptions et d’éviter tout ressentiment, ce qui aurait pu compromettre la conformité et compliquer le lancement de futurs appels d’offres.

Soutenez votre fournisseur

Parfois, vous savez avant même de signer le contrat qu’il sera difficile de garantir la conformité. Lors d’enchères inversées organisées par un grossiste pour du jambon blanc, le service achats a découvert que le responsable de zone disait secrètement à son fournisseur titulaire ce qu’il devait faire pour remporter le contrat. Après un scandale, le fournisseur a été exclu pour avoir tenté d’influer sur le processus de négociation. Il était donc certain que le contrat serait remporté par un nouveau fournisseur, ce qui énervait le responsable de zone au plus haut point. Les fournisseurs sélectionnés avaient déjà la garantie que le déploiement serait difficile. Dans ce contexte, le service achats a pris le temps d’ajouter des métriques et des accords sur les niveaux de service au contrat et a collaboré avec le nouveau fournisseur pour garantir un reporting détaillé sur ses performances. Ainsi, le nouveau fournisseur a bénéficié d’un cadre lui permettant d’évaluer quantitativement ses résultats. Le grossiste a eu le produit dont il avait besoin et le fournisseur n’a pas eu à subir des critiques injustifiées et coûteuses sur ses performances. Au niveau des chaînes locales, les commandes de jambon blanc ont pu être placées et exécutées sans interruption. Miam.

Il faut rendre à César ce qui appartient à César

Lorsque le service achats se désengage lors de la gestion du contrat, on le ne lui accordera que rarement le crédit pour la création de valeur générée si tout se passe bien. En revanche, si l’affaire tourne mal, il sera tenu responsable de la frustration des acteurs impliqués. La gestion des contrats n’implique pas forcément la concrétisation des économies prévues ni la gestion des dépenses pour les achats réellement effectués. Sans gestion active des contrats, les efforts du service achats risquent d’être compromis et ce dernier risque de tendre les relations entre les parties prenantes internes qui devront très certainement collaborer à nouveau à l’avenir.

À l’occasion d’un webinar en anglais intitulé Contract Compliance: Why It Matters to Procurement (Pourquoi la conformité des contrats est-elle importante pour les achats), Jason Buschn de Spend Matters a dit que la conformité des contrats était plus importante que la performance des achats. Si cette affirmation peut sembler radicale, elle n’en reste pas moins vraie. Pour en savoir plus, ne ratez pas cette vidéo à la demande.