Logiciel de Sourcing : Des fonctionnalités exigées de tous, mais jamais utilisées

En tant qu’éditeur, nos potentiels clients nous questionnaient systématiquement sur trois fonctionnalités de notre logiciel de Sourcing que 90 % d’entre eux n’étaient pourtant absolument pas prêts à utiliser.

La plupart des professionnels des Achats ne se sont jamais retrouvés dans la peau d’un commercial lors d’un appel d’offres. Remporter la vente est bien souvent la première étape d’un long processus. En passant de prospect à partenaire, vous avez l’opportunité d’agir sur le processus de sélection en vous intéressant aux priorités et à la maturité de votre tout nouveau client.

En tant qu’éditeur, nos potentiels clients nous questionnaient systématiquement sur trois fonctionnalités de notre logiciel de Sourcing que 90 % d’entre eux n’étaient pourtant absolument pas prêts à utiliser.

Optimisation

Les entreprises glanent souvent bien plus d’informations aux fournisseurs qu’elles n’en ont besoin, et ce, afin de disposer de davantage d’options. En théorie, plus l’équipe Achats dispose d’options valables à présenter à son entreprise, plus la valeur créée est importante. L’optimisation automatise deux processus : 1. le calcul du coût et 2. Le classement des propositions de différents fournisseurs. Et c’est là tout l’enjeu. Afin de tirer profit de l’optimisation, vous devez tout connaître des contraintes de l’attribution et être en mesure de les intégrer au système.

Il est également particulièrement utile de pouvoir noter/classer les avantages qualitatifs de chaque fournisseur. Sinon, ne reste à l’équipe Achats qu’un classement soigné et ordonné par prix, qui ne reflète aucunement la vision de l’entreprise de cette catégorie. Élaborer des scénarios d’attribution potentielle en prenant en compte les spécificités nécessaires à la compréhension du système est bien plus difficile que vous ne le pensez.

Points de données

« Combien de points de données votre système peut-il gérer par projet ? » J’étais capable de répondre à cette question du tac au tac. Considérez le calcul suivant : éléments x champs des spécificités x champs des offres x fournisseurs. Pour certains types de projets, le nombre enfle rapidement, atteignant des dizaines de milliers de points de données difficiles à importer/exporter, analyser et optimiser. Les appels d’offres pour des services géodépendants (nettoyage des sols, nettoyage de filtre à graisse) et pour du fret en chargement partiel (en raison du nombre de voies et de fournisseurs impliqués) en sont de parfaits exemples. Bien qu’une échelle des points de données soit absolument essentielle pour certains projets, elle est pour la plupart inutile. Trop se focaliser sur ce type de détail peut amener à sélectionner un système excessivement onéreux et excessivement complexe, qui sera pratiquement inemployable dans la grande majorité des projets de Sourcing.

Appel d’offres complexe

Pour une entreprise, l’une des principales raisons de mettre en œuvre un logiciel de Sourcing est de proscrire les feuilles de calcul à des fins d’analyse dans un contexte d’appel d’offres. Ceci dit, il est surprenant de voir le nombre d’entreprises qui sélectionnent et mettent en œuvre une solution Sourcing, pour finalement joindre une feuille de calcul dans la section offre et demander aux fournisseurs de saisir un montant définitif dans un champ unique tout en soumettant tous les détails de l’offre dans la feuille de calcul ! Si l’équipe Achats ne maîtrise pas l’art de la modélisation des coûts, et n’est ainsi pas en mesure de créer un modèle de coûts alliant la standardisation des offres et la flexibilité requise pour permettre aux fournisseurs d’apporter des modifications, toute fonctionnalité autre que le champ d’offre de base est tout simplement inutile.

Jamais, je ne violerai la déontologie en donnant des noms, mais pléthores d’entreprises réprimandent des éditeurs pour ne pas proposer de fonctionnalités onéreuses alors qu’elles ne sont absolument pas prêtes à les utiliser. Rien n’empêche de poser des questions sur la feuille de route en matière de développement ou de s’assurer que le logiciel de Sourcing peut évoluer à mesure que l’apprentissage de l’équipe Achats progresse. Cependant, n’exigez pas d’une solution qu’elle vous emmène sur la lune, lorsque vous peinez à franchir votre portillon. Vous desservez votre équipe et votre entreprise. Définissez plutôt les fonctionnalités requises pour 80 % des projets de Sourcing de votre entreprise et choisissez la solution la mieux adaptée.

Quel que soit le niveau d’expertise de votre équipe Achats, convenez des fonctionnalités essentielles que vous utilisez 80 à 90% du temps avant de discuter des options.

Pour plus d’informations sur notre solution Sourcing, n’hésitez pas à nous contacter.

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