Gestion de la relation acheteur/fournisseur : le Chu de Montpellier remporte l'or

Dans le secteur spécifique des achats de pharmacie, la direction achats du CHU de Montpellier s'est lancée dans un projet de refonte de la relation entre acheteurs et fournisseurs. "Le constat de départ, explique Anne-Laure Sartre, responsable du projet, montrait une communication trop segmentée entre les différents acteurs à savoir les pharmaciens, médecins, acheteurs et fournisseurs ainsi qu'une lisibilité trop faible sur les programmations d'achats et processus de référencements." Les relations fournisseurs étaient, par ailleurs, trop centrées sur la technique.

La démarche ? Un gros travail sur l'amont de la relation. "Nous avons décidé de communiquer en amont vers les fournisseurs sur notre programmation via des avis de pré information et de mettre en place des essais de Dispositifs nouveaux en amont toujours afin d'avoir un recul suffisant pour pouvoir les évaluer sereinement. Nous avons également mis en place des rencontres fournisseurs en amont des consultations afin de les sensibiliser à nos différentes stratégies."

Première du genre dans les hôpitaux publics, un secteur achat spécialisé composé d'acheteurs non pharmaciens a été mis en place. Les objectifs : créer une relation quadripartite entre acheteurs, pharmaciens, médecins et fournisseurs, dans le but de rendre les achats pharmaceutiques plus efficients.

Les principales étapes

Un gros travail a été mené au niveau de la revue des contrats fournisseurs dans toutes les divisions du Chu (CA annuel et décomposition, nature des marchés, natures des produits, benchmark, bilan exécution du marché dans l'établissement tout acteur confondu). Gros travail également au niveau du sourcing fournisseurs en ciblant les procédures d'achats à lancer dans l'année, au niveau également du sourcing réseau national d'acheteurs, ainsi qu'un travail de benchmark.

Des résultats tant qualitatifs que quantitatifs

Grâce à ce travail de fond réalisé, des gains sur achats ont pu être réalisés, le taux de réponse aux AO amélioré, les procédures rationalisées et les achats pharmaceutiques sont devenus plus efficients.

En terme de résultats qualitatifs, là aussi la démarche a porté ses fruits : réponses des fournisseurs aux AO conformes et de meilleures qualités, amélioration de la relation fournisseur (fluidité, développement des actions de progrès), meilleure connaissance du marché fournisseurs qui contribue à une meilleure définition des besoins. Un travail, in fine, qui permet une meilleure compréhension des contraintes et des enjeux de chacun.

Si le travail mené sur l'amont a été très important, l'équipe achat est consciente de l'impérieuse nécessité de soigner aussi les relations après et dans la durée via des échanges et rencontres réguliers, et même quand tout va bien !