La négociation avec les entreprises dans les marchés publics : principes, étapes et conseils

La négociation est une étape facultative qui peut être mise en oeuvre dans certaines procédures formalisées ou adaptées, selon les conditions prévues par le code de la commande publique. Comment gérer la négociation avec les entreprises dans un marché public ?

Des principes à respecter

La négociation n'est pas une simple discussion informelle entre l'acheteur public et les candidats. Elle est encadrée par des principes qui visent à garantir le respect du droit et des intérêts de chacun. Voici les principaux principes à respecter pour la négociation :

La transparence

Les négociations doivent être annoncées dans les documents de consultation et répondre aux critères d'attribution du marché. Les échanges avec les candidats doivent être enregistrés et conservés. Cette transparence permet d'éviter les soupçons de favoritisme ou de corruption.

L'égalité de traitement

Les négociations doivent être menées avec tous les candidats dont les offres peuvent être acceptées, sans favoriser ni discriminer aucun d'entre eux. Les discussions doivent aussi porter sur les mêmes points. Cette égalité de traitement permet d'assurer une concurrence loyale entre les soumissionnaires.

La proportionnalité

Les négociations doivent être justifiées par la complexité du marché et ne doivent pas modifier les caractéristiques essentielles de l'offre initiale. En outre, les discussions avec les candidats doivent être limitées à ce qui est strictement nécessaire pour améliorer les offres.

Les étapes à suivre

La négociation d'un marché public comporte un certain nombre d'étapes qui doivent être soigneusement préparées et exécutées :

1. Préparer la négociation

Dans cette phase, il s'agit de définir les objectifs, les points à négocier, les marges de manoeuvre et les limites à ne pas franchir. Il faut savoir ce que l'on veut obtenir et ce que l'on est prêt à concéder.

2. Inviter les candidats à négocier

Cette phase consiste à envoyer une invitation écrite aux soumissionnaires sélectionnés, en précisant le lieu, la date, l'heure et l'ordre du jour des négociations. L'objectif est de formaliser le cadre et les termes des négociations.

3. Conduire la négociation

À ce stade, vous devez recevoir chaque candidat individuellement, écouter les arguments des uns et des autres et décider ensemble des améliorations à apporter aux offres. L'objectif est de trouver un compromis qui satisfasse les deux parties.

4. Clôturer la négociation

Lors de cette dernière étape, vous devez demander aux candidats de confirmer leurs offres finales par écrit, les comparer, puis choisir la plus avantageuse en fonction des critères que vous avez définis. Une fois le choix du contractant effectué, vous devez communiquer le résultat aux candidats.

Conseils pour des négociations fructueuses

La négociation est un outil précieux pour optimiser les achats publics, mais elle nécessite une préparation minutieuse pour éviter les pièges et les erreurs. Voici quelques conseils pour vous aider à négocier fructueusement avec les entreprises :

Soyez très clair sur vos besoins et vos attentes

Vous devez expliquer clairement ce que vous attendez de vos prestataires de services et ce que vous êtes prêt à accepter ou à refuser.

Soyez à l'écoute

Écoutez attentivement les arguments, les propositions et les contraintes des candidats, et efforcez-vous de comprendre leur point de vue.

Soyez assertif, mais respectueux

Exprimez vos exigences, mais sans être agressif ou autoritaire. Respectez les candidats sans pour autant paraître passif ou soumis. Il vous appartient de trouver un équilibre entre fermeté et souplesse.

Soyez créatif et ouvert

Cherchez des solutions innovantes et originales pour répondre à votre besoin et à celui du candidat. Soyez ouvert aux suggestions et aux alternatives proposées par le soumissionnaire.

Soyez toujours prudent et rigoureux

Prenez le temps de vérifier la fiabilité des offres et la consistance des arguments avancés par les soumissionnaires. Ne vous laissez pas abuser par des arguments fallacieux ou des promesses irréalistes.

Pour en savoir plus, lisez également :

• https://www.decision-achats.fr/Thematique/strategie-achats-1236/Breves/Avis-expert-standards-comportementaux-negociation-356635.htm
• https://www.decision-achats.fr/Thematique/rh-1234/Breves/Comment-gagner-performance-serenite-negociation-354718.htm