L'entretien d'évaluation, un moment d'échange privilégié

@ ANDREY KISELEV / FOTOLIA

C'est l'un des moments-clés pour les managers, mais aussi pour les collaborateurs. Selon Caroline Young, présidente d'Experconnect, une société de conseils de six salariés proposant aux entreprises les compétences d'experts retraités, « l'entretien d'évaluation est un événement annuel indispensable ». De fait, il permet d'effectuer un point sur l'année écoulée et de donner de nouveaux objectifs aux salariés. C'est aussi à ce moment-là que les collaborateurs peuvent évoquer leurs envies d'évolution au sein de la société, ainsi que les formations qu'ils souhaitent effectuer (dans le cadre d'un Dif, par exemple). Bref, un tête-à-tête important qui mérite d'être bien préparé. C'est d'ailleurs ce que conseille Véronique Cadiou, executive manager chez Michael Page, cabinet de conseil en recrutement: « Il est très important de formaliser l'entretien et d'expliquer, en amont, le but de cette réunion. » Ainsi, pour le manager, il est conseillé de donner quelques semaines à ses collaborateurs pour qu'ils se préparent au mieux. Afin de leur faciliter le travail, un document récapitulant le déroulement de l'entrevue peut être réalisé, ou encore une feuille de route sur laquelle le collaborateur et son manager direct pourront résumer, en quelques phrases, les points-clés évoqués lors de la réunion.

Ne pas se focaliser sur les trois derniers mois

La préparation de l'entretien individuel d'évaluation doit retracer tous les événements de l'année écoulée, aussi bien les objectifs atteints que les échecs. « Certains managers et salariés ont tendance à se focaliser sur les trois derniers mois de l'année. Au moment de l' évaluation, il faut avoir une vision globale », prévient Bertrand Déroulède, manager et consultant chez Cegos, organisme de formation professionnelle. Pour ne rien oublier, il ne faut pas hésiter à prendre des notes sur le travail des équipes tout au long de l'année.

Enfin, lors de l'entretien d'une heure environ, le manager doit impérativement rester neutre et s'appuyer uniquement sur des faits. Il faut éviter au maximum les formulations du type «Il me semble que». Inutile d'être accusateur et d'utiliser le «tu qui tue». Mieux vaut exclure les phrases directes et les attaques personnelles, telles que: «Tu n'as pas atteint tes objectifs, car tu mets de la mauvaise volonté» ou «Tu as été mauvais cette année». Il est conseillé de privilégier des formulations plus souples, comme: «Les objectifs étaient de X, tu as fait Y, comment expliques-tu cet écart?»

L'entretien d'évaluation est aussi un instant privilégié où le manager doit être à l'écoute de son équipe. D'ailleurs, Bertrand Déroulède (Cegos) estime que « le temps de parole du salarié représente généralement 80 % contre seulement 20 % pour le manager ». L'idée est avant tout de permettre au collaborateur de s'exprimer et de livrer son ressenti. Car, comme le rappelle Véronique Cadiou (Michael Page), « l'entretien d'évaluation n'est pas le lieu des règlements de compte ». Pour l'experte, ce tête-à-tête n'a qu'un but: faire un bilan de l'année pour repartir sur de nouvelles bases. Si jamais des tensions apparaissent, « c'est que le manager n'a pas fait son travail tout au long de l'année. Il aurait dû faire plusieurs points avec son équipe, pour mettre à plat les problèmes éventuels », souligne-t-elle.

Savoir définir des objectifs précis et réalistes

Reste que des désaccords peuvent voir le jour. Les plus courants? Une vision divergente entre le manager et le collaborateur sur les raisons expliquant un échec. Des tensions peuvent aussi apparaître lors de la définition des nouveaux objectifs, le collaborateur estimant, à tort ou à raison, qu'ils ne sont pas réalisables. Le manager doit donc s'assurer que ses objectifs soient spécifiques, c'est-à-dire clairs, précis, sans ambiguïté et mesurables.

Par ailleurs, s'il est préférable que ces objectifs soient ambitieux, c'est-à-dire supérieurs à l'objectif antérieur, ils doivent rester réalistes, pour ne pas démotiver le collaborateur, et temporels, autrement dit limités dans le temps. De cette façon, ils seront mieux acceptés et plus motivants pour le salarié. En cas de désaccord, « mieux vaut avancer sur d'autres points, quitte à revenir sur les divergences un peu plus tard », conseille Bertrand Déroulède (Cegos). Le consultant rappelle également que le contexte doit toujours être pris en compte lors de l'évaluation d'un salarié: « Une crise sectorielle, un déménagement, un changement de poste sont autant d' éléments qui peuvent expliquer une contre-performance. » Si, malgré tout, le manager et le salarié campent chacun sur leurs positions, il ne faut pas hésiter pas à faire intervenir un tiers, comme le directeur des ressources humaines, voire le N + 2 du collaborateur. Une personne neutre pourra trancher dans un sens ou dans l'autre. Une fois les divergences aplanies, le salarié et le manager doivent remplir un document retraçant l'ensemble de l'entretien d'évaluation. Cette fiche récapitulative devra être signée par les deux parties. La raison? Garder une trace écrite des échanges ayant eu lieu et, surtout, des objectifs fixés lors de l'entretien.

Tenir ses engagements

Si l'entretien d'évaluation est un bon outil de management, il peut aussi se transformer en source de démotivation. Le risque principal est de « ne pas tenir ses promesses », prévient Véronique Cadiou (Michael Page). Les propositions d'évolution ou de formation ne doivent pas être faites à la légère. Sinon, le collaborateur risque de se sentir trahi. En conséquence, il se désengagera et ne fera pas d'effort non plus pour tenir ses propres engagements. Enfin, il est préférable de ne pas parler de la rémunération afin de rester concentré sur le bilan de l'année écoulée et les attentes pour celle qui débute. Quitte à organiser une nouvelle réunion, quelques semaines plus tard, pour parler des augmentations éventuelles.

Bertrand Déroulède, Cegos

« Lors d'un entretien d'évaluation, le temps de parole du salarié représente généralement 80 % contre seulement 20 % pour le manager. »

Source: Cegos formation, «Cadres et managers, gérez les confits au quotidien».

Conseil
Comment gérer les confits interpersonnels

Laissez votre interlocuteur «vider son sac», sans l'interrompre ni anticiper ce qu'il va dire, en écoutant attentivement et avec empathie.
Si l'intensité de ses émotions est telle qu'il n'arrive pas à les exprimer, questionnez-le sur ce qu'il ressent.
Reformulez son ressenti.
Accusez réception de son point de vue ou de ses émotions: «Je comprends votre situation», «je comprends votre colère» (ce qui ne signifie pas «je suis d'accord avec vous»).
Questionnez-le sur des éléments factuels et concrets de son problème (questionnement de type: Quoi? Où? Quand? Comment?).
Recherchez avec lui une solution gagnant-gagnant au problème qui est à l'origine du confit.