Détruire ou faire détruire ses documents sur site
Factures, bons de commande, dossiers classés secret défense... Autant de documents confdentiels que les entreprises doivent mettre à l'abri des malveillances. S'équiper en destructeurs de documents est un choix relativement sûr. Néanmoins, des prestataires proposent la destruction sur site pour plus de sécurité.
Je m'abonne« Nous avons fait le choix d'un servi ce mensuel pour respecter la confidentialité de s CV de nos candidats, mais aussi pour le recyclage du papier proposé par ce type de prestation, dans une optique de développement durable. De plus, la durée de vie limitée des destructeurs personnels et leur coût d'entretien sont des feins », témoigne Magalie Guibert, salariée dans le cabinet de chasseurs de tête Eric Salmon and Partners. Le recyclage du papier est un argument écologique de taille pour les prestataires de la destruction de documents sur site. Destrudata, D3 Sécurité ou encore Shred-it l'incluent dans leur prestation. Néanmoins, ce n'est pas le premier critère cité par les entreprises: la garantie de sécurité arrive en tête.
Les étapes-clés de la destruction sur site.
Remise d'un certificat de destruction
En termes de sûreté, les normes de sécurité sont bien définies pour les destructeurs de documents. La norme allemande Deutsches institut für normung (DIN) varie de un à cinq. La mention DIN 5 est notamment réservée aux documents classés top secret de l'armée et du gouvernement. Pour une prestation sur site, la taille de coupe n'est pas normalisée comme pour les destructeurs de documents. Une simple attestation de destruction est remise à l'entreprise. « Ce certificat n'a qu'une valeur administrative et est utile pour le contrôle des impôts. Le plus important, c'est que l'on détruise les documents devant les responsables de l'entreprise, précise Raphaël Hautiere, directeur général de Destrudata. Les responsables des services généraux font intervenir les experts en sécurité dans le processus achats. Ils établissent ainsi un cahier des charges et effectuent un contrôle lors de la première intervention sur site. »
Autre gage de sécurité: le mode de destruction du papier. « Nos camions effectuent un déchiquetage non hétérogène, contrairement aux destructeurs de documents qui font des lamelles régulières. Ce déchiquetage en morceaux inégaux rend impossible toute reconstitution des informations à l'aide d'un ordinateur », poursuit le directeur général de Destrudata. Cependant le papier n'est pas le seul média concerné par ce type de service. Les supports informatiques (disques durs, clés USB, etc.) le sont aussi.
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Des données confidentielles qui peuvent coûter cher
Les responsabilités civile et pénale des chefs d'entreprise sont engagées en matière de protection des données privées engrangées par leur société. La divulgation d'informations à caractère privé par imprudence ou négligence est punie de trois ans d'emprisonnement et de 10 000 euros d'amende (art. 226-22 du Code pénal). La conservation de données personnelles au-delà du délai prévu par la loi est passible de cinq ans d'emprisonnement et de 300 000 euros d'amende (art. 226-20 du Code pénal). Malgré les rappels de la loi, selon une étude
Les avantages d'un service à domicile
Le gain de temps est un avantage évident de la destruction sur site, car cette prestation évite de déplacer les documents à l'extérieur. Un camion équipé d'un broyeur est conduit jusqu'aux locaux de l'entreprise. « Nous broyons environ deux tonnes en une heure. A titre de comparaison, une entreprise mettrait un mois à déchiqueter une telle quantité de documents avec des destructeurs personnels », détaille Alexis Malard, directeur associé chez D3 Sécurité. Face à ces arguments en faveur d'une destruction de documents sur site, une interrogation demeure. Si le camion broyeur du prestataire ne vient qu'une fois par mois dans les locaux, comment et où sont sécurisés les documents entre deux interventions? C'est là que le critère de sécurité pourrait se retourner contre ce type de prestation. « Nous déposons des cubes récupérateurs sécurisés et fermés à clé dans lesquels les salariés jettent leurs documents entiers », précise Alexis Malard (D3 Sécurité). Destrudata propose également de déposer des conteneurs de 340 litres au sein de l'entreprise dans l'attente du ramassage des documents. Enfin, ce type de prestations peut fonctionner sur abonnement ou ponctuellement. Les camions broyeurs passent à date fixe dans les locaux, généralement une fois par mois. « Le prix d'un abonnement varie en fonction du nombre de personnes et non en fonction d'un poids forfaitaire », explique Raphaël Hautiere (Destrudata). A titre indicatif, pour un service récurrent chez D3 Sécurité, le tarif minimum de déplacement est de 85 euros HT (soit une destruction jusqu'à 100 kg, soit deux cubes ou quatre cartons d'archives). Quant au service ponctuel, il est facturé environ 540 euros HT pour une tonne de documents avec une présence d'une heure sur site. Gain de temps, de sécurité et recyclage seraient donc les clés supposées du succès de la destruction sur site. Néanmoins, alors que près de 250 prestataires concurrents se partagent le marché de la destruction sur site en Grande-Bretagne, et près de 1 000 aux Etats-Unis et au Canada, les prestataires français se comptent sur les doigts d'une main. « Il est donc nécessaire d' informer les entreprises, qui ne connaissent pas suffisamment ce type de service », déplore Alexis Malard ( D3 Sécurité).
Raphaël Hautiere, Destrudata
« Le déchiquetage non hétérogène effectué par nos camions, au contraire des destructeurs qui font des lamelles régulières, rend impossible toute reconstitution des informations à l'aide d'un ordinateur. »
