« Les budgets voyages ont diminué de 30 % en 2009»

Après une année 2009 où les directions générales ont fortement souhaité réduire leur budget voyages, la tendance se poursuit-elle en 2010 ?

MICHEL DIELEMAN : Nous vivons toujours une période très chahutée et les entreprises sont encore sous pression. Mais pour celles qui ont considérablement réduit leurs coûts en 2009, je crois qu'il n'y a malheureusement plus beaucoup de grain à moudre, à part peut-être dans l'hôtellerie, qui reste le mouton noir des travel managers et des acheteurs de voyages. Rendez-vous compte : en moyenne, les budgets voyages ont diminué de 30 %, en 2009, dans le secteur privé.

Comment expliquer une telle volonté de réduire les coûts des voyages d'affaires ?

Les déplacements professionnels ont toujours représenté un budget important pour les entreprises. En période de crise, il apparaît donc normal de vouloir maîtriser ses dépenses. Cela dit, je pense que les entreprises ont également pris conscience que les économies ne résidaient pas uniquement dans la limitation du nombre de déplacements, mais surtout dans la réduction des coûts liés aux voyages eux-mêmes. C'est pourquoi la mise en place d'un certain nombre de bonnes pratiques permet de maîtriser durablement ces budgets dans l'intérêt de l'entreprise, sans pour autant nuire au travail des collaborateurs, qui auront toujours besoin de se déplacer.

Comment une entreprise peut-elle durablement réduire ses coûts ?

D'abord, il faut définir ou redéfinir des règles de déplacements qui, sans altérer la qualité du voyage, vont permettre d'optimiser les budgets consacrés aux déplacements. Par exemple, c'est préférer le train à l'avion pour certains trajets, c'est mettre en place un programme hôtelier. Il s'agit aussi de mieux négocier avec les prestataires, en s'appuyant sur des données consolidées via des logiciels ou une agence de voyages, si possible unique dans toute l'entreprise pour faciliter cette consolidation des données. Vous pouvez également réduire les coûts dits administratifs, liés à la réservation des déplacements ou au suivi des notes de frais. Il y a aujourd'hui des logiciels qui permettent de dématérialiser et d'optimiser ces flux, même s'il n'existe pas d'outil idéal, au moins à ce jour, et contrairement à ce que peuvent affirmer certains éditeurs de solutions technologiques.

Ce type de mesures n'est-il pas réservé aux grandes entreprises ? Toutes les PME n'ont pas les moyens de déployer des logiciels liés à la gestion des voyages...

Tout est une question de retour sur investissement. Le déploiement d'un logiciel peut être rentabilisé en quelques mois comme sur plusieurs années. L'investissement de départ est certes important, mais les économies à long terme seront durables. Par ailleurs, pour les règles de déplacements, je ne pense pas qu'elles diffèrent énormément entre les grandes entreprises et les PME. Au sein du groupe France Telecom, par exemple, notre politique voyages s'applique aussi à nos filiales, dont un certain nombre a un dimensionnement comparable à celui d'une PME.

Une politique voyages ne doit-elle pas s'adapter à la culture de chaque entreprise?

Bien entendu. Mais de nombreuses bonnes pratiques sont communes à toutes les entreprises. C'est notamment pour cela que nous avons créé l'AFTM il y a deux ans, afin que nos membres puissent partager entre eux ces bonnes pratiques et les adapter au contexte de leur entreprise. Lorsque j'ai pris mes fonctions chez France Telecom, il y a quelques années, pour définir une politique voyages et la faire appliquer au niveau du groupe, j'ai regretté de ne pas pouvoir m' appuyer sur un véritable réseau de travel managers.

Pourtant, il existait déjà des associations, notamment l'Association of corporate travel managers (Acte). En quoi l'AFTM se distingue-t-elle?

L'AFTM est uniquement une association de travel managers et de métiers connexes à cette activité. Certes, nous avons des partenaires, mais nous revendiquons notre indépendance, comme en atteste notre newsletter ou encore notre billet, envoyé par mail, le Grain de Sel de l'AFTM, où nous n'hésitons pas à dire ce que nous pensons, aussi bien le positif que le négatif, y compris lorsque cela concerne nos partenaires. Les autres associations, auxquelles j'accorde beaucoup de respect, ont d'abord été fondées par des fournisseurs, puis rejointes par des acteurs de la gestion des voyages dans les entreprises. Dans pas mal d'aspects, la nature de nos échanges, au sein de l'AFTM, est différente, car d'abord axée sur le métier.

Quels sont les principaux dossiers auxquels l'AFTM s'attelle actuellement?

Après avoir contribué à la reconnaissance de la fonction au cours de ces deux dernières années, nous souhaitons désormais participer à la professionnalisation de ce métier. C'est pourquoi nous allons lancer, d'ici à la fin de l'année, des formations spécialisées. Les participants se verront délivrer un certificat d'aptitude à la gestion des déplacements professionnels (CAGDP). Pour s'adresser au plus grand nombre, nous avons prévu un cycle de formation sur trois niveaux: «Les fondamentaux du travel management», «La professionnalisation du travel management», et enfin «L'expertise du travel management».

Avez-vous d'autres projets?

Nous souhaitons développer notre présence en région. Une structure en Rhône-Alpes vient d'être créée et une autre le sera dans le Sud-Ouest. D'autres suivront. Les membres de l'AFTM n'appartiennent pas qu'au CAC 40, au microcosme parisien ou au secteur privé. Certaines entreprises étrangères souhaitent intégrer notre réseau. Un projet pourrait, par exemple, se concrétiser avec des entreprises suisses. Plus nombreux nous serons, plus nous aurons l'occasion de promouvoir ce métier, d'échanger nos bonnes pratiques, mais aussi d'améliorer la qualification des responsables de l'activité voyages d'affaires dans les entreprises vis-à-vis des fournisseurs du domaine. Tout cela répond à la vocation première de l'AFTM.

@ ARNAUD OLSZAK

«Les entreprises ont pris conscience que les économies ne résidaient pas uniquement dans la limitation du nombre de déplacements, mais surtout dans la réduction des coûts liés aux voyages eux-mêmes. »