[Tribune] La data au coeur des enjeux de performance achats et des nouvelles réglementations

A la recherche d'une plus grande efficacité, les directions achats les plus matures cherchent aujourd'hui à générer un maximum de performance de leurs systèmes d'information. D'abord en déployant des outils sur un périmètre étendu et en encourageant leur utilisation à grande échelle. Mais aussi en renforçant la qualité de leurs données, dont l'importance a parfois été négligée. Prenant conscience de l'impact de la qualité des informations manipulées sur la performance de leurs outils et la pertinence des résultats obtenus, nombre d'entreprises se sont d'ailleurs dotées d'organisations spécialisées sur la question (Schneider Electric, Vinci, etc.) et mis en place une gouvernance dédiée.

Cette prise de conscience touche notamment les informations relatives aux produits et services achetés. Mais aussi, de plus en plus souvent, les informations concernant les fournisseurs, domaine sur lequel la marge de progrès reste la plus grande. Dans de nombreuses entreprises, ces informations restent fréquemment éparpillées, cloisonnées dans des silos organisationnels, voire parfois délaissées, sans réel processus de gestion ni gouvernance. Et lorsque, par ailleurs, les sources sont disparates (langues, hétérogénéité des bases, granularité, classifications différentes, taxonomie, etc.), les équipes achats perdent en visibilité et donc en fiabilité. D'autant que les fonctions achats ont des missions de plus en plus transverses et que leur capacité à agir sera dès lors directement liée à la fiabilité et à la complétude de l'information dont elles pourront disposer sur leur périmètre d'activité.

Les achats prennent la mesure du problème

Signe de l'évolution dans ce domaine, les responsables informatiques et décisionnels ne seraient plus incontournables sur le sujet, selon plusieurs études. La gouvernance des données et des capacités analytiques sous-jacentes tendrait à juste titre à devenir partagée, voire à relever exclusivement des directions métiers. Ainsi, sans attendre que le chantier leur soit imposé, les directions des achats commencent à prendre seules la mesure du problème, comprenant qu'il ne suffit pas de déployer des outils informatiques pour mieux piloter le processus métier, y compris des outils d'analyse censés faciliter les prises de décision.

Pour optimiser leur performance, un pilotage des données s'impose ! Les années de crise et la globalisation de l'économie ont accentué ces dix dernières années la pression sur les achats, dont le rôle s'est renforcé, avec des axes d'action stratégiques recentrés sur la maîtrise des dépenses (couverture achats, conformité, renforcement de l'environnement concurrentiel fournisseurs), la gestion du risque et l'optimisation de l'efficience opérationnelle. Le lancement de stratégies d'amélioration sur ces trois plans a logiquement conduit les achats à s'intéresser davantage aux informations dont ils disposaient pour effectuer des analyses préalables à l'identification de leviers d'actions, et donc à la qualité des données sous-jacentes.

Plusieurs autres facteurs expliquent aussi l'intérêt porté au sujet par les entreprises. Des facteurs externes, comme la multiplication des sources, l'explosion des données non structurées, l'augmentation des échanges interentreprises. Ou encore les évolutions règlementaires telles que Reach (règlement contre les risques liés aux substances chimiques), Sapin 2 (loi relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique) ou le Règlement général sur la protection des données (RGPD) entré en application en mai dernier. Mais aussi des facteurs internes : contribution croissante des systèmes d'information à la prise de décision, hétérogénéité des plateformes, évolution structurelle de l'entreprise (fusion-acquisition, externalisation, etc.), hausse des volumes de données collectées, structurations des référentiels métiers.

L'analytique achats intègre la mise en qualité

La direction des achats est de plus en plus souvent en pointe dans le déploiement de dispositifs dédiés à la capture et à la mise sous référentiel qualité des informations fournisseurs. D'ailleurs, les sociétés proposant un outil ou un service externalisé de structuration des données sur les entreprises, telles BvD (Bureau van Dijk), Easypics ou IAvenir, seraient de plus en plus confrontées à des problématiques achats, pour compléter et fiabiliser les bases fournisseurs de leurs clients. Et sur le marché des solutions digitales pour les achats, la plupart des outils d'analyse des dépenses, de mesure de la performance et de pilotage des risques incluent aujourd'hui des fonctions et des services d'agrégation, de nettoyage et de normalisation des données multi-sources.

Quelle que soit la démarche adoptée, les gains à attendre d'une mise en qualité des données apparaissent aujourd'hui évidents aux équipes achats. Si des données incomplètes ou peu précises entraînent des retards ou des erreurs, et in fine une augmentation des coûts, un système fiable et efficace permet de se mettre dans les meilleures conditions d'exécution du processus, en particulier pour négocier et renégocier. A un instant donné, mais surtout sur le moyen et long terme. De ce fait, malgré sa durée, son périmètre et sa complexité, un projet de mise en qualité des données est généralement soutenu par les équipes achats car identifié comme nécessaire pour réduire la charge de travail d'activités à faible valeur ajoutée et pour améliorer la performance achats : davantage de réactivité et d'agilité, une visibilité en temps réel, un reporting et des échanges facilités, etc.