Sélectionner les prestataires de conseil selon ses besoins
Les prestations de conseils se négocient… Presque comme n'importe quel poste de dépenses. Le niveau de compétences des consultants et la mesure de la qualité de la prestation sont les critères-clés à évaluer.
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Selon Syntec Conseil en management, le chiffre d'affaires sur le marché français du conseil en management était de 3,8 milliards d'euros en 2010, soit une progression de 5 % par rapport à 2009, mais encore loin d'atteindre son record de 2007 avec 5,6 milliards d'euros. Les sociétés dont les principales activités sont le conseil en RH et en management ont été les plus touchées par la crise. Les cabinets spécialisés dans le conseil en technologie ont également souffert, en raison d'un nombre certain de reports des grands projets IT, notamment dans le secteur financier. En revanche, ceux spécialisés dans le conseil relatif à l'optimisation des coûts sont logiquement parvenus à tirer leur épingle du jeu et ont enregistré un taux de croissance de 6 % en 2009 et de l'ordre de 5 % en 2010, toujours selon les mêmes sources. La finance reste le secteur d'activité ayant le plus recours à ce type de services (30 % du chiffre d'affaires du marché en 2010 contre 26 % en 2009), devant l'industrie (23 % en 2010 et en 2009) et le secteur public (15 % en 2010 contre 17 % en 2009).
Les bonnes pratiques achats
Si l'achat d'une prestation de conseil était l'apanage des directions opérationnelles, aujourd'hui, ce sont les directions achats qui interviennent dans ce domaine.
- Le référencement des prestataires. La mise en place d'une procédure d'achats de conseil commence par le référencement des sociétés de conseil susceptibles de répondre aux besoins de l'entreprise. Au-delà du champ d'intervention des cabinets, c'est le niveau de compétences et le profil des consultants qui importent. Si l'objectif de la direction achats est de signer des accords-cadres avec un certain nombre de cabinets pour couvrir une majorité des besoins, la possibilité de recourir à des prestataires non référencés doit être conservée par les directions opérationnelles pour des missions non récurrentes.
- La rédaction d'un cahier des charges. Cette étape permet de déterminer avec précision les besoins d'une direction opérationnelle. Les missions de conseil recouvrant des prestations de natures très diverses, elle permet de mieux cibler les prestataires, qu'ils soient référencés ou non, par la direction achats. Objectif: éviter la sous ou surqualification des consultants. La rédaction d'un cahier des charges est utile à l'entreprise et aux prestataires. Ce document doit préciser le budget prévu pour la mission, mais aussi les résultats attendus.
- L'appel d'offres. Indispensable, il permet de comparer les réponses des cabinets sur les plans budgétaire et technique (profil du consultant, méthodologie, etc.).
- La contractualisation. Le paiement au fur et à mesure de la réalisation des missions est considéré comme une bonne pratique. Après négociation, le contrat initial doit donc définir le planning des livrables et des facturations ainsi que les délais de paiement, tout en respectant la Loi LME.
- Le suivi et l'évaluation des missions. La mesure de la qualité des prestations est une étape souvent oubliée par les donneurs d'ordres. Pourtant, elle est essentielle. Il appartient à la direction achats de définir et de mettre en place des indicateurs de qualité qui s'appliqueront tout au long des missions. Il n'existe pas d'indicateurs-types. Les grilles d'évaluation doivent être élaborées dans une démarche de progrès et non de sanction, en collaboration avec les clients internes. Mieux vaut éviter les questionnaires fermés et privilégier la possibilité de formuler des commentaires.
Enfin, les résultats de ces évaluations doivent être régulièrement partagés avec le prestataire.
Avis d'expert
«L'acheteur doit lever les a priori des opérationnels à utiliser du papier recyclé »
Pour acheter du «print», il faut d'abord consolider ses besoins en dressant l'inventaire. Celui-ci doit être établi avec les différentes directions opérationnelles. Ensuite, il faut lister le type de prestataires qui impriment. Si l'entreprise suit une politique de développement durable, il faut tenir compte de ce facteur. L'acheteur doit alors lever les a priori négatifs des opérationnels à utiliser du papier recyclé, souvent perçu comme de médiocre qualité. Dans ce cas, il faut privilégier la tenue d'une réunion d'information entre la direction du développement durable et le service marketing «green» d'un grand papetier pour lever toutes les réticences et présenter des échantillons. Une fois les besoins en impression recensés, passer un accord corporate avec une plateforme d'impression. Après avoir lancé un appel d'offres, reste à obtenir une réduction de coût de près de 30 % parfois. Pour obtenir un effet volume, la plateforme peut même fa ire imprimer votre « tirage en amalgame» avec celui d'un autre client. La plateforme ajoute à son savoir-faire de fabrication, un service supplémentaire avec un studio intégré: vérification des fichiers, lancement en fabrication et contrôle des BAT. L'expertise, le coût, le délai et le contrôle qualité sont autant d'avantages à travailler avec une plateforme d'impression. Dernier conseil: choisir une plateforme certifiée ISO 9001, norme de qualité, et FSC (Forest Stewardship Council), seul référentiel reconnu par les plus grandes ONG.
Sylvie Deschatres, experte en optimisation d'achats de marketing, communication et événementiel.
