Pourquoi et comment cartographier ses achats?

Une cartographie des achats permet de posséder une vision claire et précise de ses dépenses, ce qui n'est pas toujours le cas dans les collectivités, comme dans beaucoup d'entreprises au demeurant... Cette consolidation des données permet ensuite à un service achats de fixer ses priorités par famille: réduction des coûts dans telle ou telle catégorie de dépenses, mutualisation des besoins dans telle autre, etc. Pour mémoire, le code des marchés publics de 2001 avait défini et rendu obligatoire une nomenclature des achats dans les organisations publiques. Peu fonctionnelle car reposant sur une classification essentiellement financière et juridique, celle-ci avait été abandonnée dans les versions qui ont suivi. Résultat: chaque collectivité est libre aujourd'hui de créer sa propre segmentation des achats en familles homogènes.

Définir une arborescence des achats

Dans un premier temps, il est nécessaire de définir une arborescence fine des familles d'achats, au-delà du traditionnel triptyque travaux, services et fournitures. Pour éviter tout blocage ultérieur, il est conseillé pour un service achats d'impliquer dès cette phase la direction financière et la direction de la commande publique. L'intitulé des familles identifiées doit bien correspondre à une réalité achats et non à une simple reprise des libellés comptables.

Une fois cette arborescence définie, il faut extraire les données financières du système comptable de la collectivité. Cette étape est la plus critique car les données ainsi extraites ne sont pas homogènes et ne sont pas toujours classées par famille d'achats. Par exemple, certaines informations financières comme les subventions ne relèvent pas des achats. Bref, il est nécessaire de retraiter ces extractions financières, d'autant que les erreurs de saisies sont parfois fréquentes dans les systèmes d'information.

Charlotte Vandenbulcke, consultante au sein de Factea Public, cabinet spécialisé dans le conseil, l'optimisation des coûts, l'assistance à maîtrise d'ouvrage pour la passation des marchés publics et la formation.

Un travail fastidieux de retraitement des données

Le retraitement des informations financières et comptables en données achats est donc un travail plutôt fastidieux, ce qui constitue parfois un frein à la mise en place d'une cartographie des achats. Il est vrai qu'il faut compter trois à six semaines intensives pour retraiter et formaliser toutes les données. Face aux éventuelles résistances en interne, il est nécessaire d'expliquer qu'une cartographie des achats est un outil essentiel à l'optimisation des achats au sein d'une collectivité, qu'elle permet d'avoir une vision simple et consolidée des dépenses, d'éviter les doublons et, au final, d'acheter de manière plus efficiente... ce qui est bien l'objectif prioritaire d'un service achats!