Frais de missions: instaurer un barème de remboursement
Les voyages d'affaires occasionnent de nombreux frais de déplacement que l'entreprise rembourse en partie à ses collaborateurs. La mise en place d'un barème s'impose, avec des seuils de remboursement pour chaque catégorie de dépenses.
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La théorie
En 2006, les dépenses liées aux voyages d'affaires se sont élevées à 25,7 milliards d'euros sur le marché français (source: baromètre des voyages professionnels EVP 2006). Si 67 % des entreprises ont une politique voyages, elles ne s'intéressent que trop souvent aux seules classes de transport. Or, une bonne politique voyages doit également couvrir les frais en tous genres: hôtels, restaurants, taxis, indemnités kilométriques... Les notes de frais représentent donc un budget non négligeable qui doit être contrôlé attentivement par l'entreprise. Toujours selon le baromètre EVP, les dépenses hôtelières et la location courte durée (LCD) représentent près de 30 % des achats de voyages des entreprises.
Ainsi, la définition et la mise en place d'un barème de remboursement des frais de missions et de déplacements s'imposent. D'ailleurs, il apparaît souvent que la carence de politique des voyages est directement liée à l'absence de règles précises de remboursement des frais de missions. Pour chaque catégorie de dépenses, l'entreprise doit fixer des seuils au-delà desquels ses collaborateurs ne sont pas remboursés. Une remise à jour annuelle est souhaitable afin de ne pas s'éloigner des tendances à la hausse du marché: + 3 % en 2006 pour les hôtels et de + 5 à + 10 % pour les locations de véhicules. De même, ces seuils doivent également varier en fonction des zones géographiques et des destinations, voire en fonction du statut des collaborateurs.
La pratique
La définition d'un bon barème nécessite l'implication de la comptabilité ou du contrôle de gestion, des achats et des ressources humaines. La comptabilité intervient pour extraire des systèmes d'information comptables un historique de frais de mission, avec un maximum de détails (villes, pays, chaînes hôtelières...). Ce travail nécessite de disposer d'informations fiables. Si tel n'est pas le cas, il est conseillé de mener une réflexion active pour la mise en place d'un programme de cartes affaires pour les collaborateurs nomades. Les achats interviennent ensuite dans la négociation des contrats en lien avec les voyages: air, rail, hôtels... Il convient d'effectuer une cartographie chiffrée des accords qui mettra en évidence les tarifs négociés.
Ensuite, tout est entre les mains du principal service décideur, qui engage sa responsabilité, c'est-à-dire les ressources humaines. Son rôle? Arbitrer et définir, sur la base des données fournies par la comptabilité et les achats, le meilleur barème. Pour l'aider, ce service pourra s'appuyer sur deux références: le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 et ses arrêtés, qui définissent les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat (en métropole, 60 euros pour l'hébergement et 15,25 euros pour un repas) et le système des perdiem des Nations Unies qui fixe un montant global, hébergement et repas, pour chaque ville du monde (295 euros pour New York, par exemple).
Les points-clés
- Faites participer la comptabilité et le contrôle de gestion pour disposer d'une bonne base d'analyse quantitative;
- Révisez votre barème au moins une fois par an;
- N'oubliez aucun segment et soyez en phase avec la stratégie fiscale de votre entreprise.
Réalisé en collaboration avec Christophe Drezet, du cabinet Epsa
