Acheteur public, un métier qui se professionnalise

@ Source : Ugap.

Le profil du responsable des achats publics est de moins en moins juridique

«Acheter des biens, des prestations courantes et des services en vue de satisfaire les besoins qualitatifs et quantitatifs des services.» Telle est la définition donnée du métier d'acheteur public par le Répertoire interministériel des métiers de l'Etat. Les choses changent. En septembre 2010, Décision Achats soulignait l'absence de définition de ce métier dans ce répertoire.

Dans quelle structure travaillent les 372 responsables des achats qui ont répondu à l'enquête Ugap (Union des groupements d'achats publics)? Et, dans quelle proportion? Ils sont majoritairement issus des collectivités territoriales (47 %), du secteur de la santé (23 %) et des autres établissements publics. L'effectif moyen des structures les employant correspond grosso modo à celui d'une PME et oscille entre 51 et 250 personnes. De 1 à 5 millions d'euros, c'est le volume d'achats géré par 27 % des personnes interrogées. 16 % ont en charge un volume d'achats compris entre 5 et 10 millions d'euros. 15 % un volume supérieur à 50 millions d'euros. Les achats sont imputables à hauteur de 49 % au budget d'investissement et à 49,6 % au budget de fonctionnement.

En 2010, 59 % des acheteurs n'avaient pas de profil juridique. Ils sont 63 % en 2011. Preuve que cette formation est de moins en moins présente. Comment sont-ils devenus acheteurs publics? 61 % ont intégré un service achats, à la suite d'une offre de mobilité interne, sans expérience en la matière. L'addition de ceux qui ont suivi une formation diplômante en achats (16 %) et de ceux qui ont suivi un cursus d'acheteur (23 %), n'atteint que 39 %. De plus, 69 % (contre 75 % en 2010) des acheteurs ne sont pas spécialisés dans un secteur produit. 81 % déclarent participer à la politique achats de leur établissement. Et 82 % affirment que leur métier s'est professionnalisé. Un mouvement de professionnalisation qui doit être approfondi car « l'acheteur public a pour unique mission la recherche et l'atteinte de la performance économique», souligne Sébastien Taupiac, directeur adjoint des achats de l'Ugap. Les acheteurs publics ayant occupé un poste dans le secteur privé demeurent minoritaires: 14 %, comme en 2010. 55 % des personnes interrogées considèrent qu'acheteurs publics et acheteurs privés sont deux métiers différents, même s'ils utilisent les mêmes connaissances et les mêmes techniques. « L'achat public reste attaché à son rôle de service public dans lequel le prix n'est pas forcément le premier critère, mais les acheteurs publics pratiquent de plus en plus les techniques de décomposition et de négociation du prix, des procédés bien maîtrisés par leurs privé», précise Sébastien Taupiac.

Développement durable: le volet social non maîtrisé

La moitié des acheteurs publics déclarent que les préoccupations de développement durable sont intégrées dans leurs appels d'offres depuis trois ans, voire plus. 22 % insèrent des critères éco-responsables sur plus de 50 % de leurs marchés. «Les acheteurs réalisent l'importance des enjeux liés à l'achat public responsable. Acheter vert n'est plus synonyme d'acheter cher», résume Sébastien Taupiac (Ugap). «Il y a cinq ou six ans, il fallait chercher les fournisseurs proposant une offre adaptée à cette préoccupation. Aujourdhui, un modèle économique existe, mais l'intégration du critère social reste compliquée. Tous les marchés ne s'y prêtent pas. Déterminer si l'assemblage d'un ordinateur importé d'un pays asiatique n'a pas impliqué l'usage d'une main-d'oeuvre enfantine n'est pas simple», continue-t-il. Les acheteurs savent-ils déterminer la part de leurs achats éco-responsables? Plus de 35 % des personnes interrogées l'évoluent entre 0 et 5 %. Moins de 30 % l'estiment entre 5 et 10 %.

@ Source : Ugap.

Source: Ugap.

@ Source : Ugap.

@ DIDIER RULLIER

Xavier Deslandes, Ville de Champigny-sur-Marne

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«La rigidité des procédures municipales freine la politique achats»

Xavier Deslandes considère que les rigueurs réglementaires se marient mal avec une véritable politique des achats: nomenclatures de produits contraignantes (pour les soumissions des fournisseurs), seuils de valeurs autorisant ou non les négociations sur des marchés, etc. Mais les choses évoluent. Preuve en est le marché passé sur le mobilier de bureau. «Jusqu'à présent, la mairie de Champigny-sur-Marne ne travaillait qu'avec des distributeurs. J'ai établi le besoin avec les prescripteurs internes et consulté quatre fabricants mis en concurrence avec le titulaire du marché. Résultat: le marché de plus de 400 000 euros sur quatre ans a été attribué à Majencia avec à la clé des prix divisés par trois et une qualité de mobilier supérieure à celle livrée par l'ancien titulaire. » Le développement durable est suivi par un ingénieur Rattaché à la direction des services techniques, il met en oeuvre l'agenda 21. La ville fait également travailler les établissements et services d'aide par le travail (Esat) sur de la mise sous pochette de fournitures scolaires. Des réflexions sont en cours pour leur confier des prestations nettoyage et de destruction de documents. A noter que parmi les projets 2012 est prévue la création d'une direction de la commande publique pour asseoir une vraie politique des achats.

L'accès des PME à la commande publique

Un acheteur sur quatre confie plus de la moitié de son volume d'achats à des PME. 23 % soutiennent ainsi confier plus de 50 % de leurs marchés à des PME, en volume d'achats. Interrogés sur les actions mises en place ou à l'étude pour faciliter l'accès des PME à leurs marchés, les responsables achats citent la dématérialisation et l'allotissement des marchés, le mode de diffusion et de publication des marchés, la simplification des pièces administratives et contractuelles et les relations avec les Chambres de commerce et de l'industrie (CCI). Les acheteurs publics déclarent également faire des efforts pour harmoniser les clauses pour l'ensemble de l'établissement et pour rédiger des appels d'offres clairs et précis. Par ailleurs, l'établissement de tableaux de suivi et l'organisation de réunions préparatoires sont également évoqués comme des solutions mises en place pour simplifier l'exécution des marchés par les titulaires. «Notre démarche ne doit pas se limiter à faciliter l'accès des PME à la commande publique, mais doit également leur permettre de disposer du maximum de chances pour remporter ces appels d'offres et bien exécuter les marchés qui en découlent», explique Sébastien Taupiac. « Une PME peut apporter un savoir-faire particulier, une plus-value. Mais ce sont souvent de petites structures qu'il faut arriver à identifier notamment au travers d'échanges réguliers et marqués avec les CCI et les fédérations professionnelles. » Un accès plus aisé à la commande publique passe aussi par une meilleure connaissance des procédures, par la pratique de l'allotissement qui, depuis l'entrée en vigueur de l'article 10 du Code des marchés publics en 2006, permet de susciter une réelle concurrence entre les entreprises, quelle que soit leur taille. «Ainsi, les PME apprécient le système de coffre-fort électronique mis en place par l'Ugap, avec Certicorps, explique Stéphane Taupiac. Grâce à ce procédé, elles n'ont qu'à déposer les justificatifs sociaux et fiscaux, périodiquement exigés par les acheteurs publics. »

Anthony Patheron, communauté d'agglomération dracénoise (CAD)

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«La moitié de nos appels d'offres comportent un critère vert»

« 50% de nos appels d'offres comportent un critère lié au développement durable », affirme Anthony Patheron, directeur des affaires juridiques et de la commande publique, à la Communauté d'agglomération dracénoise (CAD). « C'est le cas des prestations nettoyage. »
Suite à la réforme du Code des marchés publics, en 2006, qui a vu l'intégration du développement durable dans les appels d'offres des collectivités territoriales, la CAD a recruté un ingénieur en charge de cette question. « Toutes nos fournitures de bureau sont des produits certifiés par un éco-label comme étant issus de matériaux en plastique recyclé ou en bois. De plus, tous nos véhicules respectent des critères de performance environnementale stricts. » La CAD dispose d'une flotte d'une soixantaine de véhicules légers et d'une trentaine de véhicules lourds. Ceux-ci roulent peu. L'offre en véhicules électriques les intéresse. Une réflexion est en cours, intégrant une approche globale dans laquelle la location longue durée sera étudiée.
La CAD est également en pointe sur la dématérialisation. Avec 16 autres collectivités de la communauté de communes, elle a fondé une plateforme internet avec un portail de publications des appels d'offres. « J'essaie de pousser la carte achats, déjà utilisée pour les achats de déplacements, mais certaines réticences persistent chez les prescripteurs et les prestataires ». La mutualisation des achats a fait son chemin. Un appel d'offres incluant 11 des 16 communes de la CAD a été lancé pour faire converger téléphonie fixe et mobile. Les offres restent à dépouiller.

Le recours systématique à la négociation

Les marchés à procédures adaptées (Mapa) constituent à 83 % le type de processus le plus souvent utilisé, suivis de l'appel d'offres (14 %), des accords-cadres (2 %) et du dialogue compétitif (1 %). Lorsque la procédure le permet, les acheteurs publics ont recours à la négociation (45 %). Quand ils ne le font pas (15 %) c'est parce qu'ils estiment ne pas avoir les compétences ou la formation pour le faire (50 %) ou qu'ils n'ont pas suffisamment de temps à y consacrer (32 %). Le secteur de la santé utilise majoritairement les Mapa. Les collectivités territoriales sont en pointe sur les accords-cadres et les autres établissements publics emploient fréquemment l'appel d'offres.

@ Source : Ugap.

La veille économique et technologique, un parent pauvre

47 % des répondants affirment qu'ils ne font aucune veille économique et technologique. Conscients de l'importance de cette tâche, les responsables achats n'ont pas été formés pour le faire, ou manquent de temps (94 %) ou de moyens (81 %) pour l'accomplir. Pour 65 %, le processus de recensement préalable des besoins leur semble difficile à faire, mais 67 % ont recours à une assistance en maîtrise d'ouvrage (AMOA) avant de lancer une procédure. «Les acheteurs publics doivent s'impliquer davantage dans les études de marché et dans l'appréhension industriels préalablement à tout lancement de procédures», recommande Sébastien Taupiac (Ugap). 71 % reconnaissent ne pas avoir une bonne connaissance du tissu économique et industriel. « Cela s'explique par le fait que cette démarche est plus aisée à organiser et à professionnaliser dans des structures achats matures», ajoute-t-il.

Etienne André, lycée Eugène Hénaff

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«60 % du montant des achats se font hors procédure»

Un lycée d'enseignement général et professionnel de 850 élèves et un Greta (Groupement d'établissements) certifié ISO 9001 correspondant à un autre lycée de 1 000 élèves: c'est le périmètre d'achats que gère Etienne André. Citant en exemple la rationalisation des achats de télécoms, qui devrait réduire les charges du lycée de 7 000 à 5 000 euros, Etienne André précise qu'il n'est pas rare que l'achat d'une ou deux machines pour les sections professionnelles du lycée (menuiserie, énergie...) atteigne les 60 000 euros. Des achats complexes qui l'ont amené à appliquer raisonnablement le Code des marchés publics. «Nous n'avons jamais atteint le seuil fatidique des 90 000 euros, qui exigerait des formalités hors de nos compétences», admet-il. Près de 60 % du montant des achats se font hors procédure, 15 % sont confiés à l'Ugap et 25 % sont publiés sur le portail web de l'association des journées de l'intendance. Les critères de développement durable sont pris en compte, notamment pour les achats de papier de reprographie Le Greta mutualise la formation avec une vingtaine d'autres lycées du département. Comme l'exige la norme ISO 9001, ses fournisseurs sont validés tous les ans par une commission ad hoc. Une procédure qu'Étienne André aimerait bien transposer dans son lycée

L'externalisation n'est plus taboue

Depuis deux ans, on observe une progression de l'externalisation parmi les acheteurs publics qui s'adressent, par exemple, à des centrales d'achats comme l'Ugap. «Ce phénomène concerne aussi bien l'acte d'achat que le suivi de la prestation. L'acheteur est ainsi à la recherche d'une solution globale et non de la seule dispense de procédure, confirmant ainsi la différence essentielle entre centrale d'achats et centrale de référencement», développe Sébastien Taupiac. Les acheteurs ne réalisent pas seuls leurs achats à 64 %. Quand ils les externalisent, ils le font auprès d'une centrale d'achats (45 %) ou dans le cadre d'un groupement de commandes (35 %). «La mutualisation des achats est une pratique bien ancrée dans le secteur public », complète Sébastien Taupiac. 67 % des personnes sondées externalisent entre 10 et 30 % de leurs achats. Les trois principales familles d'achats concernées par ce phénomène sont: le mobilier, les véhicules et les consommables bureautiques. Suivent des prestations de services, de l'informatique et du multimédia ainsi que l'équipement général.

Interrogés sur les secteurs qu'ils externaliseraient le plus volontiers, les responsables des achats publics citent, par ordre décroissant, les véhicules, les prestations de services et les consommables bureautiques.

Eric Rufin, ville de Cognac

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«Les commandes de 10 à 30 euros seront dématérialisées »

Créé en septembre 1998 après un audit du cabinet KPMG, le service achats de la ville de Cognac est dirigé par Eric Rufin. «Nous avons effectué un travail de fourmi en référençant tous les articles achetés et en établissant des familles de produits (30 au total) pour avoir une nomenclature cohérente de nos achats de fonctionnement. Cette base a été injectée dans les catalogues des services techniques, ce qui est d'autant plus efficace pour la gestion globale des achats entre les deux services», ajoute-t-il. Tous les achats ( fournitures de bureaux, bétons moulés, de plomberie, etc.) sont mutualisés entre la ville de Cognac et la Communauté de communes de la ville.
«De plus, nos besoins en bois de construction, qui représentent en moyenne 25000 euros par an, sont couverts par des achats de bois labellisés FSC ou PEFC.» Preuve que l'achat durable est aussi économique: les coûts d'achat de bois ont été abaissés de 5 % en 2010 et 2011 par rapport à 2009. Année lors de laquelle le bois avait été acheté sans l'intégration de ces critères «verts».
Eric Rufin reconnaît que le taux de couverture de son service achats reste à améliorer Il ne contrôle pas toutes les dépenses, notamment celles des travaux de Génie civil. La transmission aux collègues des services techniques du savoir-faire propre aux acheteurs est à l'ordre du jour avec un référentiel des bonnes pratiques de la négociation en préparation. Parmi les chantiers 2012, Eric Rufin cite la dématérialisation (niveau 3) de la commande publique à l'aide de la carte achats. «Toutes les petites commandes de 10, 20, 30 euros y passeront», promet-il. Le traitement d'une facture coûtant selon lui entre 40 et 60 euros, le gain économique serait réel.
Autre chantier: l'installation d'une station-service au gaz naturel de ville (GNV), coût moyen estimé: 40 000 euros. La hausse du prix du gasoil rendant très attrayant le passage au gaz naturel liquéfié des véhicules de liaison de la ville.

@ Source: Ugap

La commande en ligne, un réflexe à adopter

55 % des responsables achats déclarent ne pas utiliser la commande en ligne. 60 % veulent cependant davantage l'employer dans l'avenir. «L'usage accru de la carte achats dans le public représente une source de progrès, souligne Sébastien Taupiac. Elle permet d'optimiser l'ensemble de la chaîne de dématérialisation. » 69 % des répondants déclarent commander en ligne 10 % de leurs achats, mais 92 % à ne pas s'en servir pour le paiement de leurs commandes. Qu'achètent-ils en priorité sur le Net? Sans grande surprise, les achats portent principalement sur des consommables, des produits standards et du mobilier de bureau simple. En conclusion, si 75 % des responsables achats sondés ont le sentiment d'être des acteurs majeurs de la rationalisation de la commande publique, 25 % pensent que le manque de temps représente le principal frein pour optimiser les achats, suivi des spécificités du Code des marchés publics, qui n'est pas toujours simple à appliquer, et des seuils. La professionnalisation des acheteurs est pour 32 % d'entre eux la principale voie d'amélioration de la performance achats des organisations achats, le suivi minutieux de l'exécution et le recours à l'achat groupé.

Jean Punzano, Centre les Escaldes

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« Depuis la mise en place de notre service, nous avons obtenu des gains de l'ordre de 20 à 30%»

«Notre centre de soins de suite et de réadaptation accueille des patients adressés majoritairement par les services hospitaliers (publics ou privés) pour stabiliser la situation médicale, après une intervention chirurgicale ou dans le cas de pathologies chroniques», explique Jean Punzano, responsable achats.
Son périmètre couvre l'ensemble des achats, exception faite des médicaments, achetés par le pharmacien. Les marchés sont administrés suivant le Code des marchés publics en respectant le seuil des 4 000 euros «qui sont souvent vite dépassés quand on doit acheter dix lits pour des patients atteints d'Alzheimer», précise-t-il.
Jean Punzano est assisté d'un acheteur qui gère les fournitures courantes (alimentation, produits d'entretien et fournitures de bureau). Tous deux font appel à un panel d'une dizaine de fournisseurs. «Depuis la mise en place de notre service, nous avons réussi à obtenir des gains de l'ordre de 20 à 30 % » ajoute le responsable achats. Le centre fait partie, depuis 2000, de l'Union pour la gestion des établissements des caisses d'assurances maladie (UGECAM) Languedoc-Roussillon Midi-Pyrénées qui regroupe dix établissements. Pour les procédures d'appel d'offres plus lourdes, celles dépassant les 125 000 euros HT, le centre passe par l'UGECAM. «Dès que le marché dépasse les 4 000 euros (travaux, matériel et produits d'entretien, études), on passe en Mapa et j'essaie de mutualiser avec d'autres établissements», continue-t-il. «Nous intégrons les critères de développement durable dans notre démarche en regroupant les livraisons, quand cela et possible. Nous privilégions également des produits issus de l'agriculture biologique pour les achats alimentaires », ajoute-t-il. Par ailleurs, en 2012, le centre compte acheter des véhicules électriques.