Politique voyage : astuces managériales pour "driver" vos salariés

Faire appliquer la politique voyage en interne, favoriser le respect des programmes aérien ou hôtellerie, booster la compliance sur les accords négociés, autant de formules qui désignent un même casse-tête bien connu des travel manager : celui de l'adhésion.

Car en effet, si l'une des vocations des travel managers est d'édicter des règles propres à optimiser le business travel, encore doivent-elles être suivies en interne par les voyageurs d'affaires ! Un véritable challenge dans la plupart des grands comptes soucieux d'optimiser leur TCO, Total Cost of Ownership: "Assurer le respect de la politique voyages est un travail chronophage et coûteux. Car force est de constater que les consignes ne suffisent pas toujours à homogénéiser les pratiques et à discipliner les voyageurs", constate Tristan Dessain-Gelinet, directeur services et technologies au sein de l'agence Travel Planet . Mais alors comment faire respecter la politique voyage ?

Pour Jordy Staelen, directeur général de l'agence 3mundi, "il est préférable d'établir un nombre limité de règles et d'effectuer un réel travail de suivi et d'ajustement plutôt que de se doter d'un règlement exhaustif mais trop complexe et fastidieux à appliquer" . Ce qui suppose déjà - pour les groupes internationaux- de surfer sur une seule et même politique voyage partout dans le monde, en lieu et place de programmes hétérogènes par pays. Un parti adopté par Stéphane Vallageas, responsable achats chez Pitney Bowes, spécialiste des services aux entreprises : "En mettant en place une politique voyage homogène dans les douze pays européens où nous sommes implantés, nous avons rendu celle-ci plus lisible pour nos collaborateurs. Exit les traitements spécifiques d'un pays à l'autre, désormais tout le monde est logé à la même enseigne !".

Une centralisation des programmes voyages facilitée par le recours, il y a deux ans, à une agence de voyage unique par Pitney Bowes. "Avant, nous collaborions avec plusieurs agences, chacune ayant sa manière de fonctionner. Autant de modes d'organisation disparates qui ne favorisait guère une plus grande discipline des collaborateurs en terme d'adoption. Un écueil auquel nous avons pu mettre fin en misant exclusivement sur les services d'Egencia", poursuit le responsable achats.

Exit la pluralité de prestataires

Même créneau chez Covea, spécialiste en assurances, qui est passé, cette année, d'une collaboration avec 22 agences en France, à... une seule ! "En privilégiant un interlocuteur unique, en l'occurrence Carlson Wagonlit Travel, et un seul outil de réservation en ligne, nous bénéficions d'une gestion centralisée, ce qui nous permet de disposer d'une vue globale des comportements voyageurs. Plus encore, nous aurons, à terme, une politique unique pour l'ensemble du groupe, en lieu et place des trois politiques existantes actuellement", précise Sylvie Noël, directrice achats chez Covea.

Chez Société Générale, l'organisation privilégiée favorise également un meilleur respect de la politique voyage, et ce, en collaborant avec une agence globale - BCD Travel - implantée dans pas moins de 25 pays. "Un point d'entrée unique aisément identifiable en interne qui a permis d'harmoniser notre politique partout dans le monde, afin qu'elle soit mieux comprise par nos collaborateurs", indique Jessica Lopes, acheteuse mobilité au sein de la banque. C'est dire si l'agence de voyages constitue un rouage essentiel du process d'adoption. Partenaire clé, capable d'adapter la politique voyages à l'évolution de l'activité client - via la signature d'accords négociés -, elle contribue à faire le lien entre le travel manager et les voyageurs d'affaires. En remontant, le cas échéant, les comportements "hors cadre" de certains collaborateurs au travers de reportings.