Négociation : les clés d'une soutenance réussie

S'il existe une étape cruciale du processus d'achat, où les acheteurs sont plus que jamais essentiels, c'est sans aucun doute la soutenance commerciale. Car un achat "bon" et "juste" est rarement le fruit d'une soutenance "déséquilibrée" faite au détriment de la partie vendeuse (sell-side). La relation fournisseur qui en découlerait serait bien mal engagée... D'où l'intérêt de préparer en transparence et d'échanger entre les parties (buy-side / sell-side) le plus d'informations utiles à une soutenance "intelligente" et respectueuse, c'est-à-dire qui n'est pas construite sur le rapport de force, ni sur le "piège".

Dans près de 70% des cas, c'est l'acheteur en charge de l'appel d'offres qui est responsable de l'organisation concrète de ces face-à-face avec les fournisseurs, d'après une étude exclusive réalisée début 2015 auprès d'une centaine de directions achats par Décision Achats et le cabinet Faits & Chiffres. Dès lors, rien d'étonnant à ce que chaque jury - composé de trois à six personnes en interne, d'après l'enquête - comporte systématiquement des représentants de la direction achats et de la direction métier concernée. Si la direction financière est parfois représentée, ce n'est jamais le cas, ou presque, des directions générale et juridique (présentes dans seulement un cas sur six). C'est dire si un tel exercice, longtemps resté informel, tend à se structurer, plaçant les directions achats en première ligne!

D'autant que l'enjeu, à la clé, est de taille: "Profiter de tels rendez-vous pour mieux connaître les fournisseurs, et surtout questionner leur offre en clarifiant certains points ou en levant des incompréhensions. Et ce, pour mieux aligner les attentes et objectifs des deux parties. Une garantie de juste choix...", rappelle Arnaud Salomon, associé chez CKS Consulting, cabinet de conseil en achats.

Un moment exclusif

Vous l'aurez compris, l'audition constitue un maillon essentiel du processus d'achat propre à sécuriser le choix du prestataire final. Elle s'impose, ainsi, souvent juste après la phase de réception et d'analyse des offres fournisseurs, l'objectif étant de convoquer les candidats ayant formulé les propositions les plus attrayantes. Signe du caractère "privilégié" d'un tel face-à-face, 71% des acheteurs n'y invitent qu'un à trois fournisseurs par appel d'offres. "Il s'agit vraiment d'un moment exclusif, confirme Patrick Chabannes, directeur associé de Cyrenac Consulting. Un tel exercice est d'abord privilégié pour des projets achats d'envergure et non récurrents, où la rencontre physique avec les fournisseurs se révèle essentielle."

Ce qui suppose, en amont, une solide préparation. Pour éviter qu'un tel rendez-vous soit source de malentendus ou de critiques, encore faut-il respecter un panel de bonnes pratiques organisationnelles. Et c'est bien là que le bât blesse: "Si, de part et d'autre - sell-side et buy-side -, il y a une légitime attente de "professionnalisation" de cette étape-clé, dans les faits, nombre d'entreprises, clientes comme prestataires, ne définissent pas formellement de processus préparatoire. Ou lorsqu'il est défini, elles ne l'appliquent pas systématiquement", regrette Éric Gandy, responsable édition et formation au sein du groupe Infopromotions (Éric Gandy a lancé, il y a quelques années, la première "formation à la soutenance commerciale" pour le sell-side).

Si la réussite de cette étape-clé suppose un véritable investissement de part et d'autre, force est de constater que "la tâche se révèle plus ardue, encore, pour les achats, rappelle Patrick Chabannes, tant ils doivent faire face, en amont, à un challenge de taille: surmonter les antagonismes éventuels pouvant subsister au sein de leur propre équipe!"