Négociation : les clés d'une soutenance réussie

Parler d'une même voix

Si, côté vente, une seule équipe commerciale animée par un même objectif s'impose, côté achats, "le jury est bien plus hétérogène, étant composé d'acteurs différents de l'entreprise - acheteurs, clients internes, financiers - aux approches et ­sensibilités très diverses", poursuit ce dernier. Mais comment aider l'équipe cliente à parler "d'une même voix" le jour J? "Il revient à l'acheteur, responsable de l'organisation d'une telle opération, d'accorder les violons entre les parties prenantes, puisque le principe même de l'audition est d'ouvrir d'abord le débat aux différentes entités métiers de l'entreprise", indique Natacha Tréhan, responsable du master Desma (management stratégique des achats), à l'IAE de Grenoble.

Un travail d'autant plus complexe, que les acteurs conviés à la soutenance n'ont pas toujours le même niveau hiérarchique en interne, ni le même degré d'implication dans ledit projet.

Pour ce faire, une répartition des rôles entre les membres du jury - effective que dans une entreprise sur deux, seulement, d'après l'enquête - se révèle donc essentielle. "En particulier, en faisant de la fonction achats le point d'entrée numéro un via lequel transitent tous les éléments produits et partagés entre les membres du jury", commente Philippe Demangeot, directeur achats chez CNP Assurances.

À savoir, les informations sur le cahier des charges, les enjeux, les bénéfices (partagés 8 fois sur 10, selon l'étude), les informations sur le format, les conditions et règles du jeu de la soutenance (7,5 sur 10) et, enfin, la communication de l'intégralité de la réponse à l'appel d'offres faite par chaque fournisseur convoqué en soutenance (7 fois sur 10).

Document canevas

"Plus, encore, l'idéal est de disposer d'un document "canevas" pour préparer et conduire au mieux la soutenance. On le retrouve, notamment, dans les directions de la commande publique, qui systématisent cet exercice", indique Arnaud Salomon. Généralement, il s'agit d'une grille de notation commune précisant les principaux critères d'évaluation. Ce support très formalisé - élaboré par sept entreprises sur dix, d'après l'étude - doit donc prendre en compte le point de vue de chaque membre du jury. "Car, en définissant des critères partagés par tous, on aligne les attentes et objectifs des uns et des autres, favorisant ainsi la cohésion du jury et la cohérence de son discours. De quoi éviter l'apparition de désaccords lors de la soutenance, un écueil à bannir à tout prix!", alerte Natacha Tréhan.

Et pour cause: "Si des dissensions émergent le jour J, le fournisseur peut, alors, s'y engouffrer, pour déstabiliser, pire encore, affaiblir l'équipe adverse", prévient cette dernière. Un avis partagé par Philippe Demangeot : "Pour éviter des échanges déséquilibrés, le processus de soutenance doit être réglé en amont comme du papier à musique, surtout pour les appels d'offres complexes à fort enjeu. D'où la nécessité que la fonction achats joue le rôle de régulateur des communications internes et externes." En encadrant, également, au maximum les fournisseurs afin de leur offrir les meilleures conditions pour être 100% efficaces le jour de l'oral.