Évaluation des tiers : les achats en première ligne

Parmi les huit piliers que comporte la loi Sapin 2, l'un d'entre eux, le quatrième, est consacré à l'évaluation des tiers. Un volet éminemment important en termes de lutte contre la corruption et le blanchiment d'argent, ce que cherche à combattre cette réglementation. "En pratique, nous observons qu'environ 75% des cas de corruption proviennent de la relation des entreprises avec des tiers", révèle Anne Gaustad, avocate associée chez Hughes Hubbard & Reed. Or, une étude Grant Thornton (décembre 2018) révèle que seules 15% des entreprises se déclarent conformes aux exigences légales en termes d'évaluation des tiers. D'après cette étude, le dispositif est actuellement perçu comme "lourd" et "complexe" à mettre en oeuvre.

D'ailleurs, seules 12% des entreprises déclarent vouloir traiter tous leurs tiers, comme le recommande l'AFA. Les autres fixent un seuil de déclenchement (comme le montant des transactions par exemple) ou se focalisent sur une ou plusieurs catégories de tiers. Or, lorsque les entreprises se dirigent vers cette seconde option, ce sont souvent les fournisseurs qui sont choisis. La direction des achats a donc un rôle important à jouer dans cette évaluation des tiers et doit même saisir cette opportunité pour améliorer sa gestion des fournisseurs.

Évaluer les personnes importantes au sein de l'entreprise

Avant de s'intéresser à la manière de procéder pour réaliser une évaluation des fournisseurs efficace, il s'agit de savoir quelles sont les attentes de l'agence française anticorruption (AFA), l'organisme chargé de vérifier la réalité et l'efficience des mécanismes de conformité anticorruption mis en oeuvre par les entreprise. "Concernant l'évaluation des fournisseurs, il y a trois éléments à prendre en compte : le portefeuille existant, les nouvelles entrées en relation mais aussi le suivi dans la durée, en fonction du niveau de risque", précise Joseph Mocachen, responsable de l'offre conformité chez Ellisphère.

Pour chacun de ces trois éléments, il s'agit de recueillir un certain nombre d'informations. Tout d'abord des informations concernant l'entreprise elle-même mais aussi concernant les dirigeants, actionnaires et bénéficiaires effectifs de l'entreprise. "L'AFA attend une évaluation des personnes physiques qui jouent un rôle important au sein de l'entreprise. Il s'agit de s'assurer que ce sont des personnes recommandables, qu'elles ne sont par exemple pas présentes sur des listes sensibles faisant état de sanctions ou de condamnations", pointe Joseph Mocachen. Il faut évidemment également regarder si les fournisseurs ne sont pas sur des listes d'embargo. "L'objectif est de savoir avec qui on contracte afin de ne pas courir le risque d'être impliqué dans des affaires de corruption", résume Cécile Terret, counsel chez Bryan Cave Leighton Paisner.

Joseph Mocachen a également souligné la nécessité de réaliser un suivi sur la durée. Il s'agit donc de réaliser régulièrement des évaluations des fournisseurs. L'AFA n'est pas très claire concernant ce point. "Les entreprises ont l'obligation de faire une réévaluation régulière de leurs tiers mais les textes ne précisent pas la fréquence. On admettra que les tiers à risque doivent être réévalués tous les ans afin de s'assurer que la situation ne s'aggrave pas tandis que les autres pourront l'être tous les trois ans", pense Nicolas Guillaume, associé et en charge de la ligne Business Risk Services de Grant Thornton.

Quoi qu'il en soit, ne pas hésiter à se rendre sur le site de l'AFA pour consulter le questionnaire d'évaluation et commencer et à y répondre : en effet, en cas de contrôle, l'organisme ne laisse que deux semaines pour y répondre ! L'organisme publie également sur son site des guides pour aider les entreprises à se mettre en conformité.

Cartographie des risques et bases de données

D'autres organismes publient des guides pour aider les entreprises à y voir clair avec cette loi Sapin 2, et notamment l'évaluation des tiers. A l'instar de Altares-D&B qui a organisé en février dernier un webinar consacré à l'évaluation des tiers. Lors de ce webinar, différentes étapes ont été identifiées et notamment l'importance de la cartographie des risques pour identifier et surtout prioriser les tiers à évaluer. Romain Maillard, senior manager chez BM&A, insiste lui aussi sur l'importance de soigner sa cartographie des risques en termes d'évaluation des fournisseurs : "L'évaluation des tiers prend beaucoup de temps. Il faut donc s'appuyer sur la cartographie des risques qui va permettre de pointer les fournisseurs à risque", conseille-t-il.

Une fois cette identification réalisée, il s'agit de recueillir un maximum d'informations sur les fournisseurs à évaluer. C'est ce que Altares-D&B nomme "l'enrichissement". Cette étape peut se faire grâce à des bases de données mais certaines informations sont difficilement trouvables, notamment concernant des entreprises hors Occident. Joseph Mocachen (Ellisphère) recommande donc de s'associer à des partenaires locaux chargés de récupérer de l'information qui ne serait pas présente sur des bases de données ou sur le web. "Il faut montrer au régulateur que le maximum a été fait", souligne-t-il.