Les bons outils pour acheter une prestation intellectuelle

" Le taux d'adoption est le critère essentiel à retenir lors de l'acquisition d'un outil achats, avant même celui du ROI ", affirme Patrick Chabannes, associé Cyrenac. Peu d'ambiguïtés ou presque. Il est en effet capital de considérer le besoin des utilisateurs et admettre qu'il puisse y avoir plusieurs solutions, plusieurs modules, en fonction des niveaux d'exigences des services. Il poursuit par ailleurs, en mettant en garde les acheteurs sur les idées reçues. " Il est inconcevable de penser que des solutions Source to pay puissent exister, et dans un moindre registre, celles assimilées au source to contrat ". Un ROI qui passe au second plan et qui doit être double. D'une part personnel, à savoir, combien de temps l'utilisateur va pouvoir gagner grâce à l'outil. " Un argument trop souvent oublié dans les négociations avec les éditeurs ", souligne Patrick Chabannes. Sans oublier d'autre part, le ROI vis à vis de l'entreprise, avec les gains administratifs à la clé.

Une valeur à considérer

L'achat de prestations intellectuelles repose sur des enjeux financiers (les montants peuvent être élevés), juridiques (qui sont très encadrés), et organisationnels (avec des notions humaines importantes) très importants. " Un outil permet de diffuser la politique achats que vous avez choisi, il doit maximiser le taux de couverture, systématiser l'utilisation des contrats cadres, tout en traquant la "non-qualité" ", explique Eric Decarpentries, directeur associé chez Oalia. Côté DSI, les outils permettent de recourir à la prestation dans un cadre légal et balisé, de faire remonter les problèmes et difficultés rencontrés ou de solliciter/mobiliser rapidement les compétences nécessaires au bon déroulement du projet. " Sans oublier de pouvoir traiter avec les commerciaux ", rajoute Eric Decarpentries. Enfin, pour les prestataires, outre le développement du chiffre d'affaires, ils permettent d'être payés dans les délais négociés et d'augmenter la satisfaction de leurs consultant avec davantage de suivi.

Ne pas se perdre dans la jungle des outils

Segmenté, divisé en sous catégories, le marché des outils achats est complexe, pas facile de le décortiquer. Voici une vision proposée par Patrick Chabannes sur les grandes familles :

• Spend Analytics, BI, Big data, et performance achats, sans oublier l'incontournable Microsoft Excel.
• Gestion de contrat (vente, légal, ERP...)... et les éternelles armoires à rangement !
• Upstream (sourcing to contrat), performance achats.
• Downstream (P2O) et les verticaux de contenu (marketing, P2i...) qui visent à diminuer les litiges sur les paiements.
• Verticaux par application (interim, P2i, énergie, telco...).
• ERP, SCM, CAO...
• Les réseaux fournisseurs ouverts ou fermés avec différents business modèles et solutions financières. Dernière tendance : réunir les fournisseurs sur une plateforme (place de marché).
• Logiciels de dématérialisation comptable avec solutions financières.
• Producteurs de contenus.
• Les SRM qui représentent l'avenir des achats, mais qui ne sont pas encore prêt.

A noter que les outils achats sont encore très peu présents en mode Cloud/SaaS, " Même si cette absence n'est pas un handicap, le principal intérêt du mode cloud se traduit par des mises à jours transparentes pour les utilisateurs ", affirme Eric Decarpentries. Enfin, s'il ne fallait garder qu'un point important, le choix d'un outil doit avant tout reposer sur une bonne connaissance de l'éditeur : d'où vient-il, quel est son ADN, quel est son évolution, qui sont les fondateurs, leur esprit, leur capacité de développement, etc.

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