Priorité à la simplification des notes de frais

L'heure est à la recherche d'efficacité : 85 % des entreprises estiment qu'elles doivent améliorer la gestion de leurs tâches travel & expense pour réaliser des gains de croissance, indique une étude publiée par KDS. Mais..."Excel reste le principal éditeur de gestion en la matière", constate Bertrand Blais, vice president product management chez KDS. Il en résulte des traitements chronophages et des délais de remboursement importants. Et c'est sans compter les dépenses additionnelles engendrées. "Rappelons que la gestion de notes de frais a un coût de traitement moyen de 53 €. Le traitement représente entre 40 minutes et une heure de traitement par note de frais, avec un temps total de traitement de 20 à 30 jours", résume Julie Troussicot, directrice générale du spécialiste de solutions de paiement Airplus.

Le marché des solutions d'optimisation proposées se tend progressivement. On constate de plus en plus, dans les entreprises, la volonté de n'avoir qu'un seul outil pour gérer l'ensemble de la chaîne du voyage d'affaires. "C'est clairement une tendance actuelle que d'associer les fonctionnalités travel & expense. Aujourd'hui, très peu d'appels d'offres ne font appel qu'à l'un des deux modules uniquement, même si la gestion de notes de frais n'est pas nécessairement associée à un voyage", souligne Bertrand Blais.

Pour autant, il existe aujourd'hui peu d'acteurs sur le marché qui fournissent une plateforme unique intégrant l'ensemble de ces services dans un même outil. "La différence entre la note de frais et le voyage est que la note de frais est beaucoup plus intégrée dans l'entreprise en termes d'outils comptables, puisque les paiements et bases comptables sont rattachés au voyageur. On remarque désormais une réelle attente de la part des directions financières pour intégrer ces outils qui permettent d'automatiser les feuilles de remboursement de frais en conformité avec les solutions comptables en place", poursuit-il.

Les experts du domaine ne sont pas rares à souligner les pertes de temps occasionnées à l'heure actuelle en matière de gestion de notes de frais.