Maîtriser le coût complet des voyages

Cette évolution représente un moyen simple de se doter d'un meilleur contrôle de l'intégralité des dépenses liées à un voyage, ce qui était jusque-là difficile à obtenir. "Les dépenses associées qui apparaissent sont généralement celles qui transitent par l'agence de voyages (les transports, les hôtels). Mais la totalité des coûts ne s'arrête pas là, puisqu'il faut tenir compte des frais de bouche et des taxis, par exemple, voire d'achats additionnels (stylos, papier...). Le seul moyen de consolider les données est de ramener l'ensemble des dépenses dans la base comptable. On remarque que la notion d'analyse de données est très appréciée par les entreprises : il est très facile de savoir quelles sont les dépenses effectuées et l'enveloppe budgétaire consacrée à tel ou tel déplacement", détaille Bertrand Blais.

Les appels d'offres sont dorénavant beaucoup plus axés sur les reportings et la capacité à s'intégrer aux bases de données existantes que sur des critères fonctionnels. La vision d'ensemble, ainsi que le contrôle qui en découle, en ressortent simplifiés. On sous-estime, dans ces cas-là, l'impact sur les fonctions internes de l'entreprise, la comptabilité, mais aussi les audits.

L'archivage représente aussi un enjeu majeur pour une maîtrise optimisée à long terme. L'un des grands clients français de KDS emploie plus de 200 000 salariés et dispose d'un hangar entier rempli de notes de frais, pour satisfaire à la nécessité de stockage et de conservation des documents papier encore en vigueur récemment, car la présentation des reçus, en cas de demande, demeure une obligation.

"Scanner les documents des 10 dernières années dans ce domaine constitue, bien sûr, un vrai problème. En digitalisant l'ensemble de la chaîne, on peut utiliser des coffres-forts électroniques et retrouver aisément les documents souhaités", mentionne Bertrand Blais.