Réduire drastiquement les notes de frais

Depuis quelques mois, la start-up Mooncard défraye la chronique pour avoir annoncé son ambition de faire disparaître tout simplement les notes de frais. Derrière ce discours qui peut surprendre, se cache une offre innovante aux multiples avantages. Concrètement, la société met à disposition une carte Mastercard. À chacun de ses paiements, l'utilisateur reçoit un SMS dans lequel sont préremplies les informations de notes de frais. Il prend en photo le ticket correspondant à sa dépense, et l'ensemble est envoyé automatiquement.

Du côté de l'entreprise, le collaborateur en charge de la comptabilité se connecte à un mode SaaS. "On génère alors les écritures comptables automatiquement. Ce volet relatif à la comptabilité est souvent omis par les solutions logicielles dans ce domaine. A minima, on propose, dans ces cas-là, un relevé avec le contexte de la note de frais. Or, un paiement implique généralement plusieurs écritures comptables avec plusieurs types de données, comme le taux de TVA qui s'applique, par exemple. Ces informations sont essentielles pour une automatisation poussée de ces tâches. Mooncard modélise ces aspects en posant des questions sur les préférences comptables dont il faut tenir compte", explique Tristan Leteurtre, directeur général de Mooncard.

Ce type de fonctionnement implique des règles de paiement afin que l'utilisateur puisse débiter directement le compte de l'entreprise. "On active, par exemple, tel mode de transport dans telle limite de prix. L'entreprise en ressort rassurée, car tout le processus est cadré, grâce à un ensemble de droits adaptés à la personne utilisatrice", ajoute-t-il.

Comment éviter les notes de frais ? La question est aujourd'hui centrale. Pour Julie Troussicot également, il s'agit dans ce contexte "de faire en sorte que les dépenses soient payées en amont directement sur le compte de l'entreprise. C'est ce que nous proposons avec notre offre de carte logée. Le but est d'élargir au maximum l'acceptation de cette carte. Une entreprise qui peut intégrer en amont l'hôtellerie, ainsi que les transports en train et par avion, couvre déjà 80 % des dépenses engagées."

Il reste, bien sûr, les coûts sur place que représentent le parking, les péages, la restauration... La mise en place d'un programme de carte affaires joue alors un rôle crucial. Elle permettrait de réduire de 30 à 40 % le temps de traitement des notes de frais. À noter que nombre de petites factures sont à l'heure actuelle envoyées par e-mail, donc sous format électronique, ce qui simplifie évidemment l'intégration des données.

L'adoption auprès de comptes professionnels de taxis ou de VTC augmente en flèche, car les entreprises cherchent à éviter au maximum les notes de frais pour les voyageurs. Le collaborateur tend ainsi de plus en plus vers une utilisation mobile instantanée de la saisie de notes de frais. L'essor des cartes affaires s'inscrit également dans cette logique. Les flux bancaires sont alors intégrés directement dans la solution logicielle. Ensuite, le collaborateur n'a plus qu'à valider l'information en indiquant que les dépenses concernées ont bien été effectuées à la date en question.