DossierPanorama des familles d'achats dans les services généraux

4 - Le courrier

Même à l'heure de la dématérialisation, le courrier représente encore un poste de dépense important dans les entreprises. Voici quelques pistes pour l'optimiser.

Le marché et le poids du courrier dans les entreprises

Le courrier peut représenter un poste de dépenses important dans les entreprises, jusqu'à 10% du chiffre d'affaires selon La Poste. En 2011, l'opérateur historique acheminait près de 28 milliards de plis par an pour les entreprises, soit 88% des volumes transportés pour un chiffre d'affaires d'environ 8,8 milliards d'euros. Cependant, avec l'essor de la dématérialisation, le nombre de plis distribués est en baisse constante depuis plusieurs années.

Par ailleurs, le marché du courrier a connu une évolution à compter du 1^er janvier 2011, date à partir de laquelle La Poste a perdu son monopole d'État pour la distribution franco-française du courrier de moins de 50 grammes. En attendant, elle continue de proposer un certain nombre de services aux entreprises (remise du courrier le matin, collecte en fin de journée directement dans les locaux de l'entreprise, etc.). Pour le courrier international et de plus de 50 grammes, les entreprises ont aussi la possibilité de s'adresser à une vingtaine d'opérateurs habilités par l'Arcep, l'Autorité de régulation des communications électroniques et des postes.

Le traitement du courrier dans les entreprises

Pour traiter le courrier dans les entreprises, il existe principalement deux types de machines.

Les machines de mise sous plis, comme leur nom l'indique, permettent d'insérer automatiquement le courrier dans les enveloppes. Elles conviennent surtout pour les envois en nombre. On distingue généralement deux gammes chez les fabricants: le bas volume (jusqu'à 4000 plis par heure) et le haut volume. Les machines de mise sous plis peuvent être louées (à partir de 90 euros par mois pour le bas volume et de 220 euros par mois pour le haut volume) ou achetées (à partir de 5000 euros pour le bas volume et de 10000 euros pour le haut volume)

Les machines à affranchir, pour leur part, permettent de déterminer le tarif exact de chaque envoi grâce à une balance électronique intégrée. Seuls quatre fabricants (Frama, Neopost, Satas, Secap groupe Pitney Bowes) sont aujourd'hui habilités par La Poste à louer ce type de machines. On distingue trois gammes de modèles. Les très petites machines à affranchir, plus connues sous le nom de TPMac, sont louées à partir de 22 euros par mois pour les entreprises affranchissant une vingtaine de plis par jour. Les machines moyen volume sont louées à partir de 45 euros par mois pour un budget d'affranchissement inférieur à 1500 euros par mois. Enfin, les machines haut volume sont louées à partir de 100 euros par mois pour des budgets d'affranchissement supérieurs à 1500 euros par mois.

Le marché de la messagerie internationale

Il s'agit d'un marché extrêmement concurrentiel et les différents prestataires s'ingénient à proposer des offres qu'il est quasiment impossible de comparer entre elles. Ces prestataires desservent de multiples pays, classés en différentes zones, dont les tarifs changent selon la localisation des agences. Le remboursement est de mise si les délais ne sont pas tenus, la commande devant préciser l'urgence de l'acheminement: en général avant 9 heures, avant midi ou en fin de journée.

Quelques leviers d'économie

Le transport express, qui concerne les colis de moins de 30 kilogrammes, est une famille d'achats où des mesures simples permettent de réaliser des économies rapides. Par exemple, la tarification des prestataires est basée sur les délais de livraison demandés. Or la notion d'urgence reste très subjective, et en déterminant le réel degré d'urgence des colis envoyés par les collaborateurs pour choisir l'offre la mieux adaptée, il est possible de réaliser d'importantes économies. Autre possibilité: négocier des remises arrière en fin d'année en fonction d'un volume d'envois prévisionnel. Enfin, il faut veiller à bien paramétrer les outils électroniques mis à disposition pour l'édition des bons; et seuls les tarifs et options préconisés doivent être sélectionnés par défaut.