(Tribune) "Travel & Expense" : trouver son modèle et faire des choix éclairés

Les outils "Travel & Expense" ont su évoluer depuis plusieurs années afin de couvrir les besoins des entreprises en termes de reporting, de sécurité et de services. Pour autant, face à une multiplicité des offres, il peut s'avérer difficile pour les acheteurs de démontrer les nombreux bénéfices qu'apportent ces solutions technologiques.

Les trois grandes questions auxquelles il faut réfléchir pour couvrir le sujet à 360°sont les suivantes : - Passer de la réservation "offline" à la réservation "online": quels sont les bénéfices ? Quelles économies peuvent être attendues et comment les optimiser ? - Comment trouver son modèle et de faire des choix éclairés ? Quid de l'intégration de l' "Expense" à l'outil de réservation en ligne ? - Comment obtenir l'adhésion des voyageurs et des "bookers" ?

-Passer de la réservation "offline" à la réservation "online" : quels sont les bénéfices ? Quelles économies peuvent être attendues et comment les optimiser ?

La réservation en ligne apporte des bénéfices à chacune des parties au sein de l'entreprise : voyageurs (plus de simplicité), gestionnaires de budget (meilleur contrôle et meilleure visibilité sur les dépenses) et travel managers/acheteurs travel (optimisation du programme voyage). Afin d'accompagner le développement de la réservation "online", le paramétrage est la clé. Bien calibrer son outil permet d'apporter de nombreux bénéfices, à condition de le piloter de façon professionnelle. De plus, en adoptant les meilleures pratiques, les économies réalisées sur les frais de réservation en passant d'un mode de réservation "offline" à un mode en ligne peuvent dépasser 50 % (la part des frais de réservation dans le budget voyages de l'entreprise va de 3 à 5%). En moyenne, 20% d'économies sont réalisables sur les dépenses aériennes et jusqu'à 25% sur les dépenses hôtelières.

-Comment trouver son modèle et faire des choix éclairés ? Quid de l'intégration de l' "Expense" à l'outil de réservation en ligne ?

Afin de trouver son modèle et de faire des choix éclairés, la maturité de l'entreprise sur les questions relatives aux outils de réservation en ligne et de gestion des dépenses est déterminante. A partir de quand privilégier un contrat via son agence de voyages ? A partir de quand considérer un contrat en direct avec un éditeur ? Les critères déterminant ce choix sont de divers ordres : la taille de l'entreprise et sa dimension nationale/internationale, le volume des déplacements professionnels, le budget consacré à la réservation en ligne (implémentation de l'outil, maintenance, frais de transaction...), les ressources disponibles, le niveau de maturité de la société sur le sujet SBT, la volonté d'indépendance vis-à-vis de l'agence de voyages, et le niveau d'expertise sur l'outil recherché.

En outre, pour s'assurer de la réussite du projet, il est conseillé de prévoir une gouvernance informatique et ainsi d'impliquer la direction informatique et la direction financière dans l'élaboration du cahier des charges afin d'éviter des écueils liés d'une part aux infrastructures informatiques et d'autre part à la sécurité des données, notamment dans un contexte où les solutions informatiques sont hébergées sur le web. La conduite du changement vise d'une part à optimiser le budget et les processus, d'autre part à satisfaire le voyageur à travers une bonne expérience utilisateur. La relation tripartite avec l'agence de voyages et le SBT est essentielle afin d'accompagner le développement de la réservation en ligne.

-Comment obtenir l'adhésion des voyageurs et des "bookers" ?

D'autre part, afin d'obtenir l'adhésion des voyageurs et des "bookers", le contenu et les fonctionnalités de l'outil sont essentiels; adossé à un sponsorship qui appuie le projet et fédère l'ensemble des parties prenantes. Les actions de communication et de formation sont également déterminantes pour le succès du projet. Certaines entreprises ont développé des approches particulièrement avancées afin de maximiser le taux de réservation en ligne, en ayant recours à des ajustements progressifs associés à d'importantes actions de communication, ou encore en rendant plus ludique l'utilisation de l'outil.

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